Ausgangssituation

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Dieses vorgehen erfordert das Sie sich bereits mit Wie stelle ich für Kunden Information und Services online zur Verfügung vertraut gemacht haben.

Sollten Sie mit diesem Prozess noch nicht vertraut sein, verwenden Sie für die ersten Tests nicht die echten E-Mailadressen Ihrer Kunden/Vermittler, da diese automatisch von der collaboration über die Freischaltung informiert werden.

1. Melden Sie sich in der Administration der Freischaltungen an.

2. öffnen Sie das Menü assfinet collaboration → Freischaltungen Export/Import.

   

3. exportieren Sie wahlweise die Freischaltungen für Kunden oder Vermittler.

   

4. Die Datei die Sie daraufhin erhalten, können sie z.B. mit Excel bearbeiten. Anhand der bestehenden Freischaltungen, können Sie einfach den Aufbau der Zeilen erkennen.
   Neue E-Mailadressen die Sie eintragen, durchlaufen beim Import automatisch den Prozess zur Registrierung den Sie ansonsten manuell angestoßen haben.
   Beachten Sie bei den wichtigsten Spalten folgendes:

   1. Spalte “GruppenId”: Die Eindeutige ID der Freischaltgruppe. Falls Sie keine angeben, wird eine automatisch vergeben. Wenn Sie eine ID angeben und diese Bereits in der cloud verwendet wird, wird die bestehende überschrieben.

   2. Spalte “GruppenName”: Der Name der Freischaltgruppe

   3. Spalte EMails: Die E-Mailadressen (somit auch die Benutzernamen) die Zugriff auf die Daten in der Freischaltung bekommen. Können per Komma getrennt auch mehrere sein.

   4. Spalte Kunden: Nur befüllen wenn es eine Freischaltung für Versicherungsnehmer ergeben soll. In diesem Feld kommen die amspk (siehe Anmerkungen) der Kunden. Können per Komma getrennt auch mehrere sein.

   5. Spalte Vermittler: Nur befüllen wenn es eine Freischaltung für Vermittler ergeben soll. In diesem Feld kommen die amspk (siehe Anmerkungen) der Vermittler. Können per Komma getrennt auch mehrere sein.

5. Weitere besondere Spalten:

   1. MarkDocumentsNewDate: Alle Dokumente die nach dem in diesem Feld angegebenen Datum erstellt worden sind, werden als ungelesen markiert. Beim Import von Benutzern, die bereits in der collaboration aktiv waren, sollte der Wert leer gelassen werden.
      leeres Feld → der gelesenstatus der Dokumente wird nicht beeinflusst
      18.08.2020 → Dokumente die am 18. August 2020 oder später erstellt wurden, werden als ungelesen markiert. Alle Dokumente die davor erstellt wurden, werden als gelesen markiert.
      01.01.0001 → Alle Dokumente werden als ungelesen markiert (weil kein vorheriges Datum möglich ist).

6. Speichern Sie die CSV-Datei mit den neuen Freischaltungen z.B. auf Ihrem Desktop

7. Speichern Sie ein Backup der aktuellen Freischaltungen aus der cloud

   

8. Importieren Wählen Sie zwischen dem additiven und ersetzendem Import und importieren Sie die CSV Datei (die Sie in Punkt 5 gespeichert haben). Bei
   Beim additiven Importieren , bleiben die bestehenden Freischaltungen erhaltenwird die GruppenId der Datensätze berücksichtigt. Sollte bereits eine Freischaltung mit der GruppenId bestehen, wird die Freischaltung aktualisiert. Sollte keine ohne eine ungültige GruppenId angegeben sein, wird eine weitere Freischaltung angelegt.
   Beim ersetzenden Importieren werden die bestehenden Freischaltungen gelöscht und neu angelegt. Sollte der Import nur Vermittlerfreischaltungen beinhalten, bleiben die Kundenfreischaltungen unberührt.
   Sollte der Import nur Kundenfreischaltungen beinhalten, bleiben die Vermittlerfreischaltungen unberührt.

   

9. Öffnen Sie nach dem Import das letzte Ergebnis, um womögliche Störungen zu erkennen.

   

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