Wie kann man beim Druck von Gesellschaftsabrechnungen eine Excel-Liste anlegen?
- Fabian Ulrich
Inhaltsverzeichnis:
Ausgangssituation
Sie wollen beim Druck von Gesellschaftsabrechnungen eine Excel-Liste anlegen. Dabei können die bereitgestellten Textformeln, die so auch in der Druckvorlage verwendet werden, zur einfachen Definition der anzulegenden Excel-Listen verwendet werden. Die Vorbelegung kann ggf. pro Gesellschaft abweichend vorgenommen werden.
Beachten Sie, dass die Anlage von Excel-Listen ab der Version 4.5 möglich ist.
Lösung
Sofern die Standard-Definition zum Excel-Listen-Export für Gesellschaftsabrechnungen, gem. der unten dargestellten Beschreibung noch nicht vorhanden sein sollte, muss eine Vorbelugungsdatei heruntergeladen, und über "Datenaustausch, Vorbelegungen", oder mit alter AMS-Fenstersteuerung über “Datei, Importieren - Vorbelegungen”, eingespielt werden.
Vorgehen
Die vorbelegte Standarddefinition zum Excel-Export kann über "Organisation, Formularwesen - Excel-Anlagen" aufgerufen und ggf. zur Anpassung des eigenen Standards geändert werden.
Um neue Feldinformationen hinzuzufügen, können Sie neben der Auswahl von vorhandenen Textformeln, auch die entsprechenden XML-Formeln manuell angeben. Bspw. für das Fälligkeitsdatum (Zeitraum von), kann gem. bereits erfolgter Vorbelegung die Textformel ausgewählt werden, oder im Feld manuell XPATH("BUCHSATZ/REFVON") eingetragen werden:
Geben Sie bitte nun noch einen entsprechenden Speicherort für den Listenexport an. Beim Druck werden dort selbständig Unterordner mit Datum der Erstellung der Excel-Datei und Gesellschafts-Abkürzung angelegt.
Beachten Sie bitte, dass die Einstellung des Speicherorts benutzerbezogen gespeichert wird. Ggf. muss der Ordner also zu jeder Benutzeranmeldung separat festgelegt werden. Existiert der eingestellte Ordner auf dem Rechner oder zur Netzwerkverbindung des bearbeitenden AMS-Benutzers nicht, wird kein Excel-Export beim Druck ausgeführt.
Einen Fehlerhinweis gibt es dann nicht.
Abweichende Ordner-Einstellungen zum Excel-Export für Abrechnungen zu Gesellschafts- und Vermittlerabrechnung, ab Version 5.0 des AMS werden auch Exporte zu Kunden-Sammelabrechnungen möglich sein, sind derzeit nicht vorgesehen.
Diese Standard-Vorbelegung kann nun auf jeweilige Gesellschaften übertragen und dort ggf. noch spezifisch angepasst werden.
Rufen Sie dazu die jeweilige Gesellschaft auf und aktivieren Sie zunächst die Excel-Anlage beim GS-Abrechnungsdruck. Nur für Gesellschaften, zu denen eine Aktivierung erfolgt ist, wird später auch eine Excel-Liste erstellt.
Damit wird der vorher definierte Standard selbständig verwendet. Wenn zu einer Gesellschaft Abweichungen zum Standard angeben werden sollen, rufen Sie nun in den Gesellschaftsdaten "Excelanlagen" auf. Wählen Sie die dort angezeigte Standard-Vorbelegung, sowie die jeweilige Teillisten-Definition. Bestätigen Sie, dass die Vorbelegung auf die Gesellschaft übertragen werden soll und nehmen Sie danach die spezifische Anpassung für diese Gesellschaft vor:
Nun muss im Standardbrief "Gesellschaftsabrechnung - Briefart RW_GESELLSCHAFTSABRECHNUNG" noch ein Funktionsaufruf angegeben werden, damit die Liste für freigegebene Gesellschaften und deren Listendefinitionen erstellt wird.
Geben Sie dazu an einer beliebigen Stelle und in einer beliebigen Schriftgröße die folgende Formel ein:
[ams2Excel("GES-ABR")]
Beim Druck, geprüft werden kann das auch, indem Sie eine bereits erstellte GS-Abrechnung aus einem Abrechnungsjournal nochmal drucken, werden im eingestellten Export-Verzeichnis die Exporte beispielhaft wie folgt abgelegt:
Für die GS-Abrechnung zur APFEL-A mit der AMS-Abrechnungsnummer 2020/000000077
Ab der AMS-Version 4.6.2.58X wird die Excel-Datei nicht nur in diesen Ordner gespeichert, sondern zusätzlich, neben dem Dokument zum Abrechnungsdruck, selbständig im Ordner “Rechnungen” des AMS-Postbestands der Gesellschaft abgelegt.
Ab der Version 4.6.2.59554 wird die Excel-Datei, zusätzlich zum Abrechnungsanschreiben, dann auch selbständig der Mail zum Abrechnungsversand angehängt.
Anlage von Excel-Listen beim Druck von Vermittlerabrechnungen ab Version 4.6.2.58X
Weiterführende Informationen
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