/
Wie kann ich meine Aufgaben, Termine und Vorgänge verwalten?

Wie kann ich meine Aufgaben, Termine und Vorgänge verwalten?

Inhaltsverzeichnis:


Ausgangssituation

Sie wollen Ihre Aufgaben, Termine und Vorgänge verwalten.

Lösung

Die Vorgangsverwaltung bzw. das InfoCenter stellt Ihnen eine Übersichtsmaske zu den wichtigsten Terminen, Aufgaben, Vorgänge und Kontaktnotizen zur Verfügung.

Vorgehen

Tagesmappe

Gehen Sie auf “Eigen → Tagesmappe”.

image-20250115-103333.png

Die Tagesmappe öffnet sich und zeigt alle bis zum aktuellen Datum fälligen Aufgaben und Vorgänge des angemeldeten Benutzers an. Erledigte Aufgaben oder Vorgänge, deren Wiedervorlagedatum in die Zukunft verschoben wurde, werden automatisch aus der Tagesmappe entfernt.

image-20250115-104550.png

Hinweis: Hier erscheinen ebenfalls bei allen Benutzern Vorgänge und Aufgaben, die keinem Bearbeiter zugewiesen sind.

Zur besseren Übersicht kann die Liste nach Datum oder der Priorität sortiert werden. Dies geht über einen Klick auf die Spaltenüberschrift. 

Die Einsicht des Kalenders links neben der Tabelle kann an- oder abgewählt werden über den Button "Kalender anzeigen".

Im InfoCenter befinden sich im oberen Menüband folgende Buttons:

  • Auswahl: Markierten Datensatz öffnen (Alternative: Doppelklick)  

  • Neuanlage: Erfassung neuer Termine, Aufgaben etc.  

  • Löschen: Löschen von Terminen, Aufgaben, Vorgängen und Kontaktnotizen (Voraussetzung: Berechtigung)  

  • Kopieren: Kopieren eines bereits erstellten Datensatzes 

  • Drucken: Druck diverser Listen (z. B. eine eigene Vorgangsliste) 

  • Erledigen: Der markierte Datensatz kann mit diesem Button erledigt werden, ohne dass der Datensatz geöffnet werden muss.  

  • Sammelbearbeitung: Bearbeitung mehrerer Objekte gleichzeitig (z.B.: Weitergabe und Verschieben von Terminen, Aufgaben und Vorgängen)

  • Leistungen/ Honorare: Bearbeitung von Leistungen und Honoraren  

  • Gehe zu: Öffnen des verknüpften Objekts, z. B. der Vertrag, zu dem ein Termin, eine Aufgabe, ein Vorgang oder eine Kontaktnotiz angelegt worden ist.

Termine

Ebenfalls zur Tagesmappe gehört der Bereich “Termine”. Dort werden alle Termine angezeigt.

Sie können sowohl Ihre eigenen Termine als auch die der Kollegen einsehen, sofern es die Rechtverwaltung zulässt.

Hinweis: Sollten Sie hierfür nicht das benötigte Zugriffsrecht haben, gehen Sie auf “Organisation → Benutzer → Zugriffsrechte” und aktivieren Sie folgendes Recht:

Aufgaben

In diesem Bereich werden alle offenen Aufgaben angezeigt. Auch hier können Sie diese filtern und nach Ihren Vorlieben sortieren.

Vorgänge

Der nächste Abschnitt des InfoCenters ist die Vorgangsliste. Vorgänge sind umfassende Aufgaben, die in Teilbereiche gegliedert und von mehreren Mitarbeitenden bearbeitet werden. Die Vorgangslisten sind pro Mitarbeitendem einsehbar, was insbesondere bei Vertretungen hilfreich ist.

Vorgänge mit Beratungsdokumentation

In der Spalte „Vorgangs-Art“ ist ersichtlich, ob innerhalb des Vorgangs eine Beratung gestartet wurde. Bei reiner Vorgangsbearbeitung lautet der Eintrag „Vorgang“. Sobald aus einem Vorgang eine Beratung wird, ändert sich der Wert entsprechend in der Spalte.

Benutzereinstellungen Vorgangsliste

Wenn Sie die Vorgangsliste in festgelegten Intervallen automatisch aktualisieren möchten, navigieren Sie zu “Organisation → Benutzer” und rufen den gewünschten Benutzer auf. Wechseln Sie zum Reiter "Einstellungen 2" und aktivieren Sie im Bereich "Vorgangsliste" die Option "Automatisch aktualisieren".

Dabei können Sie festlegen, in welchem Zeitintervall die Liste automatisch aktualisiert werden soll, indem Sie die gewünschte Anzahl an Sekunden angeben.

Bei Auswahl eines Vorgangs wird geprüft, ob dieser noch in der Liste vorhanden ist. Sollte der Vorgang von einem anderen Mitarbeiter bereits bearbeitet oder das Wiedervorlagedatum in die Zukunft verschoben worden sein, wird der Vorgang zunächst weiterhin angezeigt. Beim Versuch, den Vorgang zu öffnen, erscheint ein Hinweis, dass der Vorgang nicht mehr den aktuellen Selektionskriterien entspricht.

Kontaktnotizen

Der letzte Unterpunkt des InfoCenters umfasst die Kontaktnotizen. Diese dienen der Dokumentation wichtiger Informationen aus Kundengesprächen, wie beispielsweise Telefonatzusammenfassungen oder individuelle Gesprächsnotizen. Kontaktnotizen können direkt aus den Bereichen Kunde, Vertrag, Schaden oder direkt im InfoCenter selbst erstellt werden.

Durch einen Klick auf den Button "Neuanlage" ist es möglich, eine neue Kontaktnotiz im InfoCenter zu erstellen. Dadurch können relevante Informationen strukturiert erfasst und jederzeit nachvollzogen werden.

Nun öffnet sich ein weiteres Fenster, was z.B. folgendermaßen ausgefüllt werden kann.

 


Noch Fragen? Ist etwas unklar geblieben?

Sollten Sie noch weitere Fragen zu diesem Thema haben, die in diesem Artikel nicht behandelt oder erklärt wurden, wenden Sie sich gerne über unser Kundenportal an unseren Support.