Wie kann eine Unterschrift angefordert werden?
- Teresa Kortmann
Inhaltsverzeichnis:
Ausgangssituation
In Ihrem forms-Ergebnisdokument haben Sie ein oder mehrere Unterschriftenfelder, und möchten nun sicherstellen, dass Ihre Kunden die Unterschriften leisten.
Lösung
Indem Sie die “Unterschrift anfordern”-Funktion nutzen, erhalten Ihre Kunden eine entsprechende Aufforderung und können dann in assfinet Sign die Dokumente unterschreiben und einsehen.
Vorgehen
Bei der Erstellung eines Ergebnisdokuments für forms können Sie definieren, dass die Unterschrift erforderlich sein soll. Aktivieren Sie dazu die entsprechende Checkbox im Bearbeitungsdialog:
Außerdem müssen an den gewünschten Stellen im Dokument entsprechende Unterschriftenfelder eingefügt werden (siehe unten).
Der Empfänger des forms erhält nun nach dem Ausfüllen des Formulares eine entsprechende Aufforderung, dass Unterschriften zu leisten sind. Zu unterschreibende Formulare erkennen Sie an der kleinen Feder neben dem Dokumenttitel:
Folgt er dem Link, wird das Formular in assfinet Sign geöffnet.
assfinet Sign ist unsere neue Lösung zum einfachen Unterschreiben und Organisieren von Dokumenten.
Sie erreichen es über Sign und können hier Dokumente unterschreiben bzw. zur Unterschrift versenden.
Unterschriften anfordern
Sie können eine oder mehrere Unterschriften in einem Dokument anfordern. Dazu fügen Sie in Ihr Formular einfach eines der folgenden Felder ein:
UnterschriftFeld
UnterschriftPartner1Feld
UnterschriftPartner2Feld
UnterschriftMaklerFeld
Haben Sie nur ein Unterschriftenfeld in Ihrem Formular integriert, kann die Unterschrift gleich beim Ausfüllen des forms geleistet werden. Wie im Screenshot oben gezeigt, erkennen Sie ein zu unterschreibendes Dokument an dem kleinen Feder-Icon.
Haben Sie mehrere Unterschriftenfelder integriert, müssen Sie dann beim Versenden die entsprechende Anzahl von E-Mail-Adressen eingeben:
Beide Partner erhalten dann eine E-Mail mit dem Link zum zu unterschreibenden Dokument.
Die Unterschriften werden ebenfalls nach forms zurück übertragen, und ins Dokument übernommen.
Wenn Sie nur ein Unterschriftenfeld eingeben, kann der Kunde auch direkt in assfinet forms unterze
assfinet Sign
Alternativ können Sie ein Dokument auch direkt in assfinet Sign hochladen und zur Unterschrift freigeben. Nutzen Sie dazu den “Durchsuchen”-Button oder die Drag-&-Drop-Funktion.
Haben Sie ein Dokument hochgeladen, können Sie es entweder selbst unterschreiben, indem Sie eine Unterschrift hinzufügen, oder es zur Unterschrift verschicken.
Um es selbst zu unterschreiben, können Sie entweder eine bereits im System bestehende Unterschrift einfügen, oder eine Neue hinzufügen. Dazu unterschreiben Sie einfach in dem Fenster, das sich mit Klick auf “Neue Unterschrift erstellen” öffnet:
Sobald Sie die Unterschrift mit “Erstellen” gespeichert haben, können Sie sie nach Belieben in das Dokument einfügen. Die Unterschrift wird dann auch für die nächsten Bearbeitungen von Dokumenten gespeichert.
Dokument zur Unterschrift versenden
Wenn Sie das Dokument an einen oder mehrere Kunden zur Unterschrift versenden möchten, klicken Sie auf “Unterschriftenfeld hinzufügen”. Hier können Sie ein neues Unterschriftenfeld erstellen. Geben Sie dazu Name und E-Mail-Adresse der Person ein, die das Dokument unterschreiben soll:
Anschließend wird ein Unterschriftenfeld erstellt, dass Sie nach Belieben in das Dokument ziehen können.
Wenn Sie nun auf “Zum Unterschreiben versenden” klicken, erhält der eingegebene Empfänger eine entsprechende E-Mail.
Anschließend erscheint das Dokument in der Liste auf der Startseite von assfinet Sign:
Wenn der Kunde auf den Link in der E-Mail klickt, wird er ebenfalls nach assfinet Sign geleitet. Hier öffnet sich direkt das gewünschte Dokument. Der Kunde kann das Dokument hier sichten und über den Button “Eine Unterschrift hinzufügen” direkt die Unterschrift hinzufügen. Mithilfe des Buttons “Nächstes Feld” im rechten Fensterbereich springt die Ansicht auf das Unterschriftenfeld.
Sollten mehrere Dokumente zugleich übermittelt worden sein, ist dies ebenfalls über den rechten Fensterbereich ersichtlich:
Dokumente, die mit dem Augen-Symbol versehen sind, sind hier lediglich zur Ansicht freigegeben, Dokumente mit dem Stift-Symbol müssen unterschrieben werden.
Ist das Dokument unterschrieben, muss der Kunde auf “Unterschriften einreichen” klicken, woraufhin der Unterschriftenprozess abgeschlossen wird.
Die Unterschrift ist nun auf den Dokumenten in assfinet Sign einsehbar. Die Dokumente können vom Kunden ebenfalls heruntergeladen werden.
Sollten Sie die Unterschrift über ein forms-Formular angefordert haben, wird die Unterschrift ebenfalls nach forms in das entsprechende Dokument übertragen.
Anmerkungen
Noch Fragen? Ist etwas unklar geblieben?
Sollten Sie noch weitere Fragen zu diesem Thema haben, die in diesem Artikel nicht behandelt oder erklärt wurden, wenden Sie sich gerne über unser Kundenportal an unseren Support.