Wie kann das Ergebnisdokument in forms personalisiert werden?
Inhaltsverzeichnis:
Ausgangssituation
Nachdem Ihre Kunden Ihre forms-Formulare ausgefüllt haben, möchten Sie ihnen personalisierte Ergebnisdokumente anbieten, in denen Sie die Formulare zusammenfassen, sowie Unterschriften von einem oder mehreren Kunden sammeln.
Lösung
Ein individuelles Ergebnisdokument können Sie mit Hilfe des integrierten Editors erstellen. Dieses Dokument wird dem Nutzer als PDF zum Download angeboten und zudem mit in den Postbestand des Vorgangs in ams übernommen.
Sollte kein Ergebnisdokument erstellt werden, wird dem ams stattdessen eine TXT-Datei mit der con:center Vorgangsnummer übermittelt, und diese ebenfalls in den Postbestand des Vorgangs übernommen. Die Datei dient dabei nur dem Prozess, der eine Datei erwartet. Die Verwendung eines Ergebnisdokuments ist daher obligatorisch.
Vorgehen
Navigieren Sie zum Reiter “Dokumente und E-Mail” im forms-Editor.
Über den Button “Ergebnisdokument erstellen” können Sie Ihr Ergebnisdokument selbst erstellen, oder mithilfe der Funktion “Ergebnisdokument aus PDF erstellen” ein bestehendes PDF in ein Ergebnisdokument umwandeln.
Ergebnisdokument erstellen
Wenn Sie auf “Ergebnisdokument erstellen” klicken, können Sie Ihr Dokument selbst erstellen.
Im oberen Bereich können Sie eine Beschreibung und Schlagworte vergeben. Mit der Checkbox “Unterschrift erforderlich“ muss der Kunde das Dokument zunächst unterschreiben, bevor seine Daten gesendet werden.
Die Felder für “Kontext” und “Formular” können Sie in diesem Dialog nicht bearbeiten. Daneben finden Sie die Dropdownbox für die Art Ihres Dokuments (Formulare oder Textbausteine), sowie die Sprache.
In der Liste “Briefpapier” können Sie zwischen den Briefpapieren wählen. Wenn Sie ein neues Briefpapier einbinden wollen, finden Sie alle Informationen hier: Wie kann ich Briefpapier einbinden?
Bitte beachten!
Bitte beachten Sie, dass in forms kein Briefpapier genutzt werden kann, welches einem Mandanten zugeordnet ist.
Im unteren Teil des Editors können Sie dann Ihr Ergebnisdokument entwerfen. Dazu stehen Ihnen die bekannten Texteditor-Funktionen zur Verfügung…
… sowie die Buttons am linken Rand.
Diese Buttons ermöglichen Ihnen, den Editor im Vollbildmodus zu öffnen, Zusatzinformationen mithilfe von Platzhaltern einzufügen, vordefinierte Textbausteine einzufügen, Bedingungen einzufügen, oder mit einem Klick alle möglichen Variablen einzufügen:
Die Variablen greifen auf die xx Informationen des Formualres zu.
Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, Bedingungslogiken zu erstellen und für Ihr Dokument zu verwenden. So lassen sich bestimmte Daten nur anzeigen, wenn die Bedingung erfüllt ist.
Details siehe hier:Bedingungslogik
Auch Textbausteine lassen sich definieren und ins Dokument einbinden.
Dafür öffnet sich ein weiteres Fenster, in dem Sie den Textbaustein bearbeiten können.
Auch hier können Sie Variablen und Textbausteine einfügen.
Über den Button “Einfügen” im Editor können Sie unter anderem auch Bilder einfügen.
Mit einem Klick auf “Speichern” wird Ihr Ergebnisdokument gesichert, und beim Ausfüllen des Formulares generiert. In der Übersicht können Sie es nun bearbeiten oder bei Bedarf auch löschen.
Ergebnisdokument aus PDF generieren
Darüber hinaus können Sie auch ein fertiges PDF als Ausgangspunkt für Ihr Ergebnisdokument hochladen. Nähere Informationen dazu finden Sie hier: Wie kann das Ergebnisdokument mithilfe einer PDF generiert werden?
Noch Fragen? Ist etwas unklar geblieben?
Sollten Sie noch weitere Fragen zu diesem Thema haben, die in diesem Artikel nicht behandelt oder erklärt wurden, wenden Sie sich gerne über unser Kundenportal an unseren Support.