Vorgangsnummer 

Jeder Vorgang hat eine eindeutige, fortlaufende, nicht änderbare Vorgangsnummer, die sich in der oberen linken Ecke befindet (in diesem Beispiel ist das die Nr. 46)

Typ 

Hier können Sie den Vorgangstyp auswählen (kann im Nachhinein geändert werden).

Es gibt folgende Vorgangstypen:

Open

GeVo 

Hier steht die GeVo-ID, wenn Dokumente über assfinet Data abgerufen werden.

Alternativ können Sie GeVo über Dropdown anpassen.

Aktion 

Hier können Sie den entsprechenden Arbeitsschritt des Vorgangs wählen, (darauf kann später selektiert werden).

Folgende Aktionen stehen Ihnen zur Verfügung:

Open

Status 

Aktueller Bearbeitungsstatus (5 Status -> können nicht individualisiert werden) 

Open

Betreff 

Hier können Sie einen aussagekräftigen Betreff des Vorgangs einfügen, welcher über die 3 Punkte vordefiniert werden kann.

Priorität 

Vorgänge können priorisiert werden (5 Stufen: Hoch bis Unbewertet; diese können nicht individualisiert werden) 

Beschreibung 

Detailliertere Beschreibung des Vorgangs inkl. aller wichtigen Infos 

Wiedervorlage 

Mit Erreichen des Wiedervorlagetermins erscheint der Vorgang in der Tagesmappe.

Fällig zum 

Hier können Sie festhalten, bis wann der Vorgang spätestens erledigt sein muss (z. B. bei Einhaltung von Kündigungsfristen). Das hat keine technischen Auswirkungen und dient lediglich zur Info.

Alarm aktiviert + Alarmzeit 

Ist das Häkchen gesetzt, wird eine Benachrichtigung im Extrafenster angezeigt, wenn das Datum und die Uhrzeit erreicht sind.

Bearbeiter 

In diesem Feld ist der aktuelle Bearbeiter zu sehen. Über die Lupe kann der Vorgang an einen anderen Mitarbeitenden delegiert werden.

Ansprechpartner 

Hier sind die Daten des Ansprechpartners (Kunde etc.) enthalten. Wenn die Daten eingetragen sind, werden diese inkl. der Referenzkontakte in der Liste angezeigt.

Über den Button “Telefon” können Sie direkten Kontakt mit dem Kunden aufnehmen. 

Benachrichtigungen 

Hier können Sie Änderungsmitteilungen an einen ausgewählten Kollegenkreises über Ihren Vorgang (Einstellung über Benachrichtigungs-Auswahlbox) einstellen. Die Auswahl der Mitarbeiter wird allerdings nicht gespeichert, sodass die Kollegen nach erneutem Öffnen ein weiteres Mal ausgewählt werden müssen.

Vorgang beobachten 

Hier können Sie eigene Benachrichtigungen über die Vorgangsaktualisierungen einstellen (die Ziffer zeigt die Anzahl der gespeicherten Vorgangsbeobachter. Zum Löschen entfernen Sie den Haken in der unteren linken Ecke. Beobachtete Vorgänge können über “beobachtete Anzeigen” im Info-Center angezeigt werden.

Erstellt 

Wird automatisch nach dem ersten Speichern gesetzt (Datum und Benutzer).

Aktualisiert 

Nach jedem Speichern werden Datum und Benutzer angepasst.

Reiter “Aktivität” 

Hier sind alle nötigen Infos zum Vorgang (z. B. Telefonnotizen, Mails) enthalten. Mails oder Briefe, die zum Vorgang gesendet und empfangen werden, können über die Verlinkung eingesehen werden (Voraussetzung: E-Mails müssen via AMS Mailclient empfangen werden).   Hier können Sie auch einsehen, wer welche Änderung am Vorgang vorgenommen hat.

Wenn collaboration und assfinet cloud genutzt wird, läuft hierüber auch die Kommunikation mit dem Partner. Hierfür bedarf es dem aktivierten Häkchen bei „Nachricht /Dokumente über assfinet collaboration teilen“. Der Partner kann das Dokument zur Kenntnis nehmen, darauf antworten oder mit einem Anhang antworten.

Kategorie (unter Reiter “Aktivität”)

Die Kategorie können Sie über die drei Punkte individuell definieren. Hierbei kann jede Aktivität kategorisiert werden (Bsp.: All. Notiz, Telefonnotiz). Zudem dient die Kategorie als Selektionskriterium.

Kategorie “Verknüpfungen” 

Hier finden Sie alle Verknüpfungen zum Vorgang (Hauptverknüpfung kann geändert oder gelöscht werden). Auch können Sie neue Verknüpfungen über den Button “Verknüpfungen” in der oberen Menüleiste hinzufügen.

Für die neue Verknüpfung können Sie sich an der Auswahl aus Dropdown bedienen.

• Unterpunkt “Aus Verknüpfungen”: z. B. Hinzufügen einer Datei aus Postbestand eines verknüpften Vertrages 

• Unterpunkt “Datei importieren”: z. B. Datei von Desktop

Hinzufügen verknüpfter Vorgänge über Registry-Key:

• Registry-Key-Einstellung unter Systemverwaltung -> Einstellungen -> Erweitert -> Systemeinstellungen -> Button Neuanlage 

  • Daten aus Screenshot eingeben 

  • Danach Neustart erforderlich und betrifft alle Mitarbeiter 

  • Weiterer Reiter “Verknüpfte Vorgänge” erscheint: klicken Sie auf den Button “Vorgang verknüpfen” und geben Sie die Vorgangsnummer ein

  • Vorgang wird unter “Verknüpfte Vorgänge” angezeigt und ist automatisch ein Untervorgang (Hauptvorgang ist der, aus dem die Verknüpfung erstellt wurde)

Kategorie “Verknüpfung Vorgänge”

Diese Kategorie wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie zuvor folgende Einstellungen vornehmen: Navigieren Sie im Reiter Systemverwaltung zu den Einstellungen und klicken Sie dann auf “Erweitert”; Wählen Sie als nächstes “Systemeinstellungen” aus. Nun fügen Sie über den Button “Neuanlage” einen neuen Eintrag mit folgendem Inhalt hinzu:

Schlüssel = VORGÄNGE 

Name = VORGANGSVERKNUEPFUNG_AKTIV 

Typ = String 

Wert = JA 

Nachdem der Eintrag erstellt wurde, können Sie zu Ihrer Vorgangsmaske navigieren, wo Ihnen nun die neue Kategorie angezeigt wird. Hier können Sie Vorgänge miteinander verknüpfen oder einen übergeordneten Vorgang als Hauptvorgang setzen.

Open

Kategorie “Termine und Aufgaben”

Hier finden Sie alle zukünftigen, unerledigten Termine und Aufgaben zum Vorgang. Die Anlage ist für Sie selbst oder Kollegen. Die Termine und Aufgaben erscheinen in Ihrer Tagesmappe. Wenn alle Termine und Aufgaben erledigt sind, verschwinden sie im Reiter.

Kategorie “Schlagwörter” 

Hier können Sie Schlagwörter zum Vorgang anlegen, die die Selektion vereinfachen. Die Anlage eines Schlagworts erfolgt über den Button “Neues Schlagwort”. Sie können ein Schlagwort aus der bereits vorhandenen Auswahl nehmen oder ein neues Schlagwort anlegen. 

Kategorie “Zugriffsrechte” 

Das Öffnen und Bearbeiten hängt von Ihren Zugriffsrechten ab. 

Benötigtes Zugriffsrecht “Web Anwender (System)”: Wenn der Vorgang mit Ihrem Partner über collaboration geteilt werden soll.

Button “Objekt” in der oberen Menüleiste

Zu jedem Vorgang kann ein Objekt (Kunde, Vertrag, Schaden) hinzugefügt werden. Hinzufügen können Sie ein entsprechendes Objekt per Klick im Drop-Down-Menü. Der Vertrag kann dann zur Hauptverknüpfung gemacht werden. 

Button “DigiPro” in der oberen Menüleiste

DigiPro ermöglicht den sofortigen Überblick über den Tarifrechner, der für Benutzer freigeschaltet sind. Hier ist eine neue Berechnung möglich und über den Pfeil können bereits angefangene Berechnungen wieder aufgenommen werden.

Button “Vu-Auskunft” in der oberen Menüleiste

Voraussetzung für die Verwendung: Einrichtung con:center + Hauptverknüpfung Vertrag + korrekte Hinterlegung der Gesellschaft und der Vertragsnummer. Der Button ermöglicht direkten Zugriff zum Maklerportal der jeweiligen Gesellschaft.

Buttons “Kontext verknüpfen” + “Gehe zu” in der oberen Menüleiste

Beim Erstellen eines manuellen Vorgangs können Sie einen Kontext definieren.

• “Kontext verknüpfen”: alle zum angegebenen Kontext möglichen Objekte werden angezeigt 

  • Bsp.: im Vorgangstyp Schadenmeldung werden im Kontext alle im System angelegten Schäden angezeigt, die mit dem Vorgang verknüpft werden können 

• “Gehe zu”: öffnet einen Kunden, einen Vertrag oder einen Schaden, der als Hauptverknüpfung zum Vorgang hinterlegt ist 

Button “Beratung starten” in der oberen Menüleiste 

Mit Klick auf diesen Button öffnet sich die Dokumentation zu Ihrem Kundengespräch. 

Bereich Kommunikation 

Aus Ihrem Vorgang heraus kann direkt eine E-Mail oder ein Brief versendet oder der Postbestand (alle Dokumente zum Vorgang) eingesehen werden.  Um die Dokumente im Postbestand der Verknüpfung zu sehen, muss dort die Einstellung „Postbestand aus Verknüpfungen mitanzeigen“ angehakt und neu selektiert werden. 

Extras

Drucken: In der oberen Menüführung haben Sie unter „Extras“ die Möglichkeit den Vorgang auszudrucken. Sie können hier ein von Ihnen erstelltes Formular auswählen oder eines der Standardvorlagen nutzen.  

Aktualisieren: Wenn Sie einen Vorgang geöffnet haben und einer Ihrer Kollegen hat an diesem Vorgang gearbeitet, können Sie über „Aktualisieren“ den Vorgang neu laden und sehen somit alle neu hinzugefügten Daten am Vorgang. 

Änderungsjournal: Über das Änderungsjournal können Sie einsehen, wann und von welchem Benutzer Änderungen am Vorgang vorgenommen wurden. Sie können erkennen, an welchen Feldern die Änderungen vorgenommen wurden und ebenso den alten und neuen Inhalt der Felder einsehen. Das Änderungsjournal ist zudem über die Systemverwaltung erreichbar.

Workflow: Der Button „Workflow“ wird für Sie nur anwählbar, wenn Sie einen automatischen Vorgang (Workflow) angelegt haben. Darüber öffnen Sie die Workflow-Definition. Bei einem Workflow können einzelne Arbeitsschritte nicht übersprungen werden. Zudem entscheidet der Vorgang selbst, wann er erledigt ist.

Beenden: Über den Button „Beenden“ können Sie einen Vorgang manuell beenden. Bei den Workflows sehen Sie in der Vorgangsliste, dass der Vorgang (Workflow) erledigt ist. Bei den manuellen Vorgängen wird der Status auf „Erledigt“ geändert. 

Ansicht

Wechsel zur Beratungs-Vollansicht:  über „Wechsel zur Beratungs-Vollansicht“  kann die Beratungs-Vollansicht genutzt werden, der Vorgang gelangt somit in den Hintergrund. Man braucht dann nicht über den Reiter „Beratungsdokumentation“ zu gehen.  

Automatische Spaltenbreite in Aktivitäten: Die Spaltenbreite kann für Tabellenansicht angepasst werden. Mit dem Punkt „Automatische Spaltenbreite in Aktivitäten“ setzen Sie die Anpasung auf Ihre Ursprungsform zurück.

Lese-Ansicht: Über „Aktivitäten Lese-Ansicht“ können Sie sich die Aktivitäten in einer Lese-Ansicht darstellen, so haben Sie die Möglichkeit, sich schneller einen Überblick über den Vorgang zu machen.