Wie führe ich einen Vertragsnummernwechsel durch?
Inhaltsverzeichnis:
Ausgangssituation
Ein Versicherer ändert die Struktur seiner Vertragsnummern. Damit weichen die Vertragsnummern von denen in meinem Bestand ab und Importe wie GDV oder Dokumentenabruf finden die Verträge nicht mehr. Es sollen daher die bestehenden Verträge von der bisherigen Schreibweise auf die neue Schreibweise überführt werden.
Beispiel
Die Vertragsnummern der Apfelsinia Kranken sind bisher 7stellig (z.B. 2468 135) und erhalten nun als Vorsatz die Nummer der Regionalverwaltung und eine Prüfnummer am Ende, z.B. 707 2468 135 9.
Lösung
Über den Menüpunkt “Organisation - Wechsel - Vertragsnummer” werden alte Vertragsnummern gegen neue Vertragsnummern ausgetauscht. Einige Versicherer liefern für diesen Fall Tabellen mit alten und neuen Vertragsnummern im Excel-Format. Diese können (ggf. mit geringer Nacharbeit) über die Wechselfunktion eingelesen und im Bestand geändert werden.
Vorgehen
Erstellen Sie dazu aus der Excel-Tabelle eine CSV-Datei (Semikolon-getrennt), die folgendermaßen aussehen muss:
Gesellschaft;Vertragsnummer-Alt;Vertragsnummer-Neu
APFEL-K;2468 135;707 2468 135 9
APFEL-K;2469 136;707 2469 136 8
Die erste Zeile ist zwingend erforderlich. Das erste Feld enthält das Gesellschaftskürzel Ihrer ASSFINET MVP-Gesellschaft. Sonderzeichen und Leerzeichen werden ignoriert, d.h. 2468 135 wird im Beispiel ebenso erkannt wie 24 68-13/5.
Wenn Sie die Wechselfunktion ausführen, geben Sie die soeben erstellte Datei im Windows-Dateidialog an. Beim Wechsel haben Sie die Möglichkeit, automatisch Historiendatensätze von Verträgen anlegen zu lassen. So können Sie auch nach dem Wechsel über den Direktzugriff und dort die Vertragshistorien weiterhin nach den alten Vertragsnummern suchen.
Über "Datei - Ereignisprotokoll" können Sie sich nach erfolgtem Wechsel eine Liste der gewechselten Verträge anzeigen lassen. Selektieren Sie dazu nach Ereignistyp "VNR_CHG".
Anmerkungen
Die Wechselfunktion funktioniert auch bei Sammelverträgen/Sammelvertragsnummer und Bündelverträgen mit erweiterter Nummer mit *02, *03 usw. zu.
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