Abrechnungserstellung und E-Mail Versand im Hintergrund
Inhaltsverzeichnis:
Vorbemerkungen
Im Artikel https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/301891585 haben wir für Sie dokumentiert, wie Abrechnungen in ams.5 per E-Mail versendet werden können. Machen Sie sich vor der Anwendung des nun folgenden Artikels bitte mit den Grundlagen dazu vertraut.
Voraussetzungen
Der Rechnungsversand per E-Mail kann in weiten Teilen als Hintergrund-Aufgabe durchgeführt werden, wenn Sie mindestens die ams.5 Version 4.10 einsetzen. Bitte konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen:
Im vorliegenden Beispiel werden beide Aufgaben auf eine gemeinsame sog. Instanz konfiguriert. Dies hat zur Folge, dass sie nacheinander abgearbeitet werden. Alternativ dazu können Sie auf eine zeitliche Einsteuerung der Aufgaben achten, um sicherzustellen, dass die gewünschten Zeitvorgaben für die Verarbeitung eingehalten werden. Weitere Hinweise erhalten Sie hier: https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/55116945
Geplante Aufgabe für den Hintergrund-Druck
Geplante Aufgabe für den Versand von Serienmails
Einleitung des Hintergrund-Drucks für die gewünschten Abrechnungen
Öffnen Sie den Bereich “Rechnungswesen → Rechnungen & Mahnungen drucken”. Wählen Sie die “Erstellung im Hintergrund”:
Markieren Sie per Checkbox die gewünschten Abrechnungen für den Druck, wählen Sie “Druck im Hintergrund planen” und übernehmen Sie die Benennung des Druckauftrages.
Die Aufgabe “Druckautomatisierung” wird die gewünschten Dokumente im Hintergrund erzeugen. In Abhängigkeit der vorgegebenen Menge kann die Erzeugung einige Zeit in Anspruch nehmen. Sie belastet allerdings keine Arbeitsplatz-Ressourcen, weil sie auf dem ams.5 Server durchgeführt wird.
Einleitung des Hintergrund-Versands für die erstellten Abrechnungen
Ist der Druckauftrag abgearbeitet, können die Abrechnungen zum Versand eingestellt werden. Öffnen Sie den Bereich “Rechnungswesen → Rechnungen & Mahnungen drucken”. Wählen Sie den Versand der fertigen Dokumente aus:
Die zuvor erstellten Dokumente werden gelistet. Zur Kontrolle des korrekten Empfängers können Sie die Spalte “E-Mail Adresse (Empfänger)” einblenden.
Markieren Sie die Dokumente, die Sie versenden möchten, und wählen Sie “Rechnungen per E-Mail” aus.
Der Button erscheint nur, wenn der angemeldete User über ein für den Versand von E-Mails konfiguriertes Benutzerkonto verfügt.
ams.5 stellt in der Folge die E-Mail Anschreiben zusammen und speichert sie für den späteren Versand als Entwürfe im Postausgang ab. Es folgt ein Protokoll.
Sofern Sie wie oben beschrieben die Hintergrundaufgabe für den Serienmailversand konfiguriert haben, wird der ams.5 Server jetzt im Hintergrund den eigentlichen Versand der E-Mails durchführen.
Bitte achten Sie darauf, dass nicht alle E-Mail Provider den Massenversand von E-Mails über ein Konto ohne weiteres erlauben. Es kann sinnvoll sein, die Menge der gleichzeitig zum Versand eingestellten E-Mails zu begrenzen, um nicht vom Provider für einige Stunden gesperrt zu werden.
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