Wie kann ich mir die vom Versicherer erstellten Prämienrechnungen an den Kunden anzeigen lassen und bearbeiten?
Inhaltsverzeichnis:
Ausgangssituation
Sie möchten eine Übersicht über die vom Versicherer erstellten Prämienrechnungen an den Kunden und die damit verbundenen Provisionsansprüche erhalten, um diese mit den Daten in Ihrem System abzugleichen.
Lösung
Um dieses Vorhaben zu erreichen, bietet sich die Provisionskontrolle an. Diese erreichen Sie über den Reiter “Rechnungswesen”.
Dort können alle Provisionsfälligkeiten und damit verbundene Buchungsvorschläge zu einer Gesellschaft selektiert werden. Wenn die Einträge überprüft sind und diese übereinstimmen, können Sie diese in einem weiteren Schritt buchen.
Vorgehen
Wenn Sie den Button “Provisionskontrolle” betätigt haben, öffnet sich ein Selektionsfenster. Hier wählen Sie bitte die entsprechende Gesellschaft aus.
Es werden Ihnen nun alle gebuchten, aber noch nicht abgerechneten Provisionen angezeigt. Ziel ist es, in dieser Übersicht alle gebuchten Provisionen zu sammeln, bis sie mit den Positionen der Abrechnung der GS übereinstimmen und dann im Anschluss, wenn das der Fall ist, diese gebuchten Provisionen in einer Abrechnung ‘zusammenzufassen’. Diese Abrechnung ist dann auch im Abrechnungsjournal und im Kontoauszug der Gesellschaft einsehbar.
In einem nächsten Schritt klicken Sie in der oberen Menüleiste auf “Alle Provisionen buchen”.
Hier können Sie alternativ auch den für Sie passenden Button auswählen. Es stehen Ihnen die Buttons zu Abschlussprovisionen (AP), Folgeprovisionen (FP) oder Vertragsregulierungen (VR) zu.
Vertragsregulierungen sollten nur gebucht werden, wenn die Änderung einen Zeitraum betrifft, der bereits gebucht ist. Vertragsregulierungen werden aus dem Vertrag erfasst (entweder öffnet sich der Assistent bei Änderung im Vertrag automatisch, oder sollte manuell aufgerufen werden). Daraus wird dann der Buchungsvorschlag in der Provisionskontrolle generiert.
Auch gibt es die Buttons “Dynamikprovisionen (DY) buchen” und “Provisionsdifferenzen (PD) buchen”. Bei Dynamikbuchungen (DY) wird immer einer 0 als Buchungssumme vorgeschlagen. Wenn der Kunde die Dynamik ablehnt, buchen Sie diese mit 0. Wenn der Kunde die Dynamik annimmt, manuell den Betrag der Buchung anpassen. Bei dem Button zur PD wird geprüft, ob die Abrechnung der Gesellschaft mit dem Buchungsvorschlag der AP oder FP in der Provisionskontrolle zusammenpassen. Ist dies nicht der Fall, muss die Differenz geklärt werden. Ist ein falscher Buchungsvorschlag durch falsche Daten im Vertrag ausgeschlossen, sollte die Differenz gegenüber der Gesellschaft nachgehalten werden. Diese Differenz kann dann mit einer kommenden Abrechnung von der GS ausgeglichen und dann auch in dieser Abrechnung über PD gebucht werden. Um eine PD zu erfassen, muss beim Ändern der Summer des AP/FP Buchungsvorschlags dieses Häkchen gesetzt sein:
Ebenfalls haben Sie die Möglichkeit, ratierliche AP zu buchen. Dies sind AP in Raten statt in voller Höhe zu Vertragsbeginn. Neu anlegen können Sie ratierliche AP über den Button “Neue AP anlegen”. Die Raten werden zur jeweiligen Fälligkeit dann in der Provisionskontrolle als Buchungsvorschlag ausgewiesen.
Jetzt können Sie die tatsächlich abgerechneten Provisionen mit den Buchungsvorschlägen abgleichen. FPs können markiert und über "Markierte buchen" gebucht werden.
APs müssen über Doppelklick aufgerufen und geprüft werden. Durch die Bestätigung mit "OK" werden diese gebucht.
Nach Abschluss der Provisionsbuchungen sollten die Positionen in der Provisionskontrolle (gebucht, aber noch nicht abgerechnet) mit der Abrechnung der Gesellschaft übereinstimmen. Ist dies der Fall, kann die Abrechnung durchgeführt werden. Diese ist dann auch im Kontoauszug der Gesellschaft und im Abrechnungsjournal einsehbar.
Um die Abrechnung durchzuführen, können Sie die Provisionskontrolle entweder schließen oder die Gesellschaft wechseln. Standardmäßig wird bei Erstellung der Abrechnung auch direkt die Zahlung dieser gebucht, da davon ausgegangen wird, dass die Abrechnung der Gesellschaft mit den Überweisungen dieser übereinstimmt. Die folgende Meldung können Sie entsprechend mit Klick auf “Ja” bestätigen.
In der oberen Menüleiste gibt es den blau hinterlegten Button “Vereinfachte Abrechnung”. Ist dieser jedoch nicht blau hinterlegt, ist die Funktion deaktiviert. In diesem Fall müssen Sie bitte nach der Bestätigung das sich nun öffnende Fenster bearbeiten. Hier können Sie Details wie das Bankkonto oder das Datum des Zahlungseingangs eintragen. Ist die vereinfachte Abrechnung aktiviert, wird der Zahlungseingang mit dem heutigen Tagesdatum auf ein Verrechnungskonto ohne das zusätzliche Menü gebucht. Wird ein FIBU-Export angestrebt, ist die vereinfachte Abrechnung zu deaktivieren.
Soll die Zahlung nicht gebucht werden, sondern separat nachgehalten werden, kann die Abrechnung in die offenen Posten übergeben werden. Dazu muss der entsprechende Haken gesetzt sein.
Wenn Sie die Zahlung nun buchen, werden die Beträge für die Vermittlerabrechnung freigegeben.
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