Wie kann ich forms+-Vorgänge sicher an Dritte weiterleiten?
Inhaltsverzeichnis:
Ausgangssituation
Sie möchten einen forms+-Vorgang an eine externe Person weiterleiten, ohne dass diese sich anmelden muss und fragen sich nun, wie das funktioniert.
Lösung
Um einen forms+-Vorgang an eine externe Prson zu übermitteln, erzeugen Sie in der forms-Verwaltung für den jeweiligen Vorgang einen 6-stelligen Zugangscode. Passend dazu steht Ihnen dort direkt der zugehörige Weiterleitungs-Link zum Kopieren bereit.
Vorgehen
Zugangscode erzeugen
Sie starten über ein Objekt einen forms+-Vorgang in ams6 oder in der forms-Administration. Diese Funktion finden Sie in der rechten Menüleiste:
und klicken in den Vorgangsdetails auf „Zugangscode erzeugen".
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Sie erhalten daraufhin einen Zugangscode sowie einen Link.
Link und Code übermitteln
Sie übermitteln sowohl den Link als auch den Zugangscode getrennt voneinander an die externe Person, zum Beispiel den Link per E-Mail und den Code auf einem anderen Weg (z. B. Telefon, SMS oder WhatsApp).
Anmeldung durch die externe Person
Die externe Person öffnet den Link und gibt den Zugangscode ein, um den Vorgang zu bearbeiten. Anstelle der üblichen Anmeldeseite mit E-Mail und Kennwort genügt somit die Eingabe des Zugangscodes.
Nach 5 fehlgeschlagenen Versuchen wird der Zugang automatisch gesperrt.
Verwaltung des Zugangscodes
In der forms-Verwaltung können Sie jederzeit den Status des Codes einsehen:
kein Code
aktiv mit Ablaufdatum
gesperrt
Zudem können Sie den Code dort jederzeit zurücksetzen oder entfernen.
Anmerkung
Nutzen: Sie können Vorgänge unkompliziert und sicher mit externen Personen, wie Kunden oder Partner, teilen, ohne dass diese ein eigenes Benutzerkonto mit Kennworteinrichtung benötigen. Durch die getrennte Übermittlung von Link und Zugangscode bleiben die enthaltenen Daten geschützt, und Sie als Administrator behalten die volle Kontrolle über den Zugang.
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