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Wie kann ich Bestandsdaten aus der assfinet cloud exportieren?

Wie kann ich Bestandsdaten aus der assfinet cloud exportieren?

Owned by Thiemo Schuff
Last updated: Sept. 17, 2024 by Teresa Kortmann
3 min read

Ausgangssituation

Sie möchten Daten aus der assfinet cloud exportieren.

Lösung

Wir bieten Ihnen kostenpflichtig die Funktion an, Daten zu Ihrem Bestand aus der cloud zu exportieren. Dieser Export generiert Ihnen ein ZIP-Archiv, welches CSV-Dateien Ihrer Datensätze aus dem MVP beinhaltet und zudem die von Ihnen in die cloud eingespielten Dokumentendateien.

Beachten Sie, dass dies ein Export Ihrer Daten aus der cloud ist. Dies ersetzt kein Backup Ihres ams und kann inhaltlich von dem lokalen Datenbestand des ams abweichen.

Vorgehen

  1. Nach Eingang der Bestellung schalten wir Ihnen die Funktion für Ihren Bestand frei.

  2. Melden Sie sich im ams mit einem Benutzer an, der Administrator in Ihrer cloud ist. Alternativ können Sie sich auch direkt über die cloud anmelden, siehe dazu unten unter “Anmerkungen”.

  3. Wechseln Sie im MVP auf das Menüband "Systemverwaltung".

  4. Klicken Sie auf das Symbol "assfinet cloud verwalten".

  5. Klicken Sie im neuen Menüband auf das Symbol "Dienste konfigurieren”.

  6. Sie werden nun automatisch aus dem MVP an der collaboration angemeldet.

  7. Öffnen Sie das Menü “Allgemein” und wählen den Menüpunkt "Lizenzexport".

  8. In dem Menü muss dann die Lizenznummer des entsprechenden Bestands ausgewählt und auf „Exportieren" geklickt werden.

  9. In der Übersicht wird nun die Lizenz, wer diese wann angefordert hat, und der Status angezeigt.

  10. Der Export wird nun nächtlich von der cloud zusammengestellt

  11. Nach der Zusammenstellung erhalten Sie eine E-Mail über den abgeschlossenen Auftrag.

  12. Wenn Sie nun über den gleichen Weg (Punkt 1 bis 6) die Übersicht öffnen, wird dort ein Button zum Download und das passende Passwort aufgeführt.

  13. Der Download des zusammengestellten Exports steht ihnen sieben Tage lang zur Verfügung. Anschließend steht dieser nicht mehr zum Download zur Verfügung. Bei Bedarf können Sie den veralteten Auftrag einfach per Mausklick wieder entfernen und einen weiteren Export (Punkt 8) beauftragen.

Anmerkungen

  • Der Export wird über Nacht zusammengestellt und sollte somit spätestens nach zwei Tagen zum Download verfügbar sein.

  • Der Export wird von uns in einem 64bit ZIP-Dateiformat ausgeliefert. Diese Dateien können mehrere GB groß werden.
    Aufgrund der Dateigröße kann die Datei nicht erfolgreich von Windows selbst geöffnet werden. Wir Empfehlen für solche Fälle die Verwendung von 7-Zip: https://7-zip.de/

  • Sollte der Absprung aus dem MVP nicht mehr möglich sein, können Sie sich in der cloud auch direkt über die URL https://drive-azure.assfinet.de/Settings anmelden. Das benötigte Passwort können Sie ebenfalls über die Seite zurücksetzen. Falls Ihnen der Benutzername nicht mehr bekannt ist, wenden Sie sich gerne an den Support.

  • Ab ams.5, Release Version 5.0 ist eine Funktion in dem MVP enthalten, mit dem sie die Dokumente aus dem lokalen Bestand in eine Verzeichnisstruktur exportieren können.

  • Als Anhang finden Sie einen beispielhaften Export in einem ZIP-Archiv. Die darin enthaltenen CSV Dateien sind in UTF-8-BOM codiert.

Anhang