Einfügen von PDF-Templates zu Firmen-Briefbögen
- Klaus Vierle (Unlicensed)
Aus AMS erstellte Dokumente können direkt im RTF- oder PDF-Format im Postbestand gespeichert werden. Zum Speichern im PDF-Format kann mit einer Template-Vorlage zu ihren "Firmen-Briefbögen" finalisiert werden.
Erstellen von PDF-Templates zu ihrem Firmen-Briefpapier
Sie benötigen dazu eine jeweilige im DIN A4-Format gespeicherte PDF-Datei, für folgende "Eventualitäten":
Die erste Seite ist im Hochformat
Die erste Seite ist im Querformat
Folgeseiten sind im Hochformat
Folgeseiten sind im Querformat (bspw. GS- und VM-Abrechnungen)
Über "Organisation, Formularwesen – PDF-Vorlagen" können Sie diese Vorlagen im AMS hinterlegen:
Dazu muss die jeweilige PDF-Datei eingefügt werden:
Wenn eine Seite "leer", also ohne Firmenlogo bleiben soll, fügen Sie bitte sicherheitshalber dennoch eine vorher erstellte PDF-Datei im richtigen Format (DIN A4) ein, um sicherzustellen, dass auch das richtige Format gespeichert wird. Verwenden Sie also "Leerseite einfügen" möglichst nicht.
Nach der Erstellung kann die PDF-Datei zur Kontrolle geöffnet werden. Über "PDF-Vorlage bearbeiten" können die Vorlagen ggf. jederzeit “angepasst” bzw. durch neue Vorlagen ersetzt werden:
Firmen-Briefbogen beim Speichern im Postbestand “finalisieren”
Über "Systemverwaltung, Einstellungen", oder "Datei, Einstellungen" mit alter AMS-Fenstersteuerung, können unter “Textverarbeitung” Einstellungen zum PDF-Plugin vorgenommen werden.
Verwenden Sie bitte "OpenOffice" nicht, bzw. nur, wenn auch die Textverarbeitung auf "OpenOffice" eingestellt ist. Wir müssen aber davon abraten dieses Textverarbeitungsprogramm zu verwenden, da alle AMS-Vorlagen auf WORD abgestimmt sind und umfangreichere Anpassungen zu allen Vorlagen notwendig werden können. Eine Vorbelegung mit auf OpenOffice abgestimmten Vorlagen wird nicht angeboten.
"Microsoft Word 2007 mit PDF-Plugin" ist für alle WORD-Versionen ab 2007 zu verstehen. Mit Vorgängerversionen der Microsoft-Office-Pakete war die Umwandlung in eine PDF-Datei noch nicht möglich.
Nur zum Plugin "AMS" ist die Möglichkeit bereitgestellt, im PDF/A-Format zu speichern.
Sie können nun noch festlegen, ob beim Speichern von Briefen die Finalisierung mit dem PDF-Firmenpapier "als Standard" vorgeschlagen werden soll, und ob ggf. zusätzlich, neben dem PDF-Postbestand, der Brief als änderbare RTF-Datei gespeichert werden soll. Beim Speichern von Briefen kann das dann aber von Fall zu Fall auch noch geändert werden.
Entnehmen Sie bitte Informationen zum Speichern von Abrechnungsbelegen und zur Erstellung von Anlagen zum Mailversand der Abrechnungen dem folgenden Artikel.
Abrechnungs-Belegerstellung mit Finalisierung zu Firmen-Briefbögen