Ausgangssituation

Sie haben in Ihrem Bestand bereits Kunden mit Verträgen zu betrieblichen Altersvorsorgen. Um Ihren Service und Kundenkreis zu erhöhen, möchten Sie diese bAV-Verträge zukünftig neben Ihren Kunden auch den versicherten Personen über die assfinet collaboration zugänglich machen.

Ggf. haben Sie dafür bereits in der Vergangenheit die einzelnen Freischaltungen für die versicherten Personen manuell angelegt. Aufgrund der Menge an Verträgen und etwaigem Wechsel der versicherten Personen möchten Sie aber Ihren Aufwand reduzieren.

Lösung

Ab ams in der Version 4.8.0.61442 steht Ihnen eine weitere Selektion mit zwei speziellen Funktionen zur Verfügung. Damit haben Sie die Möglichkeit, die nötigen Freischaltungen für die collaboration generieren zu lassen, anstatt diese wie bisher manuell zusammenzustellen.

Umsetzung

Voraussetzungen Ihrer Zugriffsrechte

Damit Sie die Funktionen nutzen können, reichen die bereits vorhandenen Rechte zum Ausführen von Selektionen und das Recht zum Administrieren der collaboration. Sollten Sie bereits Freischaltungen für die collaboration angelegt haben, werden die benötigten Berechtigungen höchstwahrscheinlich bereits vorhanden sein. Andernfalls finden Sie hier die Artikel für die Vergabe von Berechtigungen in cloud Berechtigungen für den Cloud Service assfinet collaboration innerhalb vom MVP und dem ams Wie weise ich einem Benutzer ein bestimmtes Recht in ams.5 zu?

Voraussetzungen an die Datenstruktur

Damit die korrekten Daten ermittelt werden können, sind bestimmte Informationen und Verknüpfungen in Ihrem Bestand notwendig.

Die versicherten Personen müssen in Ihrem Bestand als Kunden angelegt sein. Hierbei ist zu beachten, dass Sie in dem Kundendatensatz den Status auf MITARBEITER, setzen sowie die Felder Vorname, Nachname und E-Mail Privat befüllen.

Open

Der Vertrag zur betrieblichen Altersversorgung muss in der Sparte BAV erfasst sein und die versicherte Person beinhalten.

Open

Anlegen der Selektion

1. Klicken Sie im Menüband “Bestand” auf das Symbol “Freie Selektionen”.

    

2. Um eine neue Selektion anzulegen, klicken Sie auf “Neuanlage”.

    

3. Im ersten Reiter “Allgemein” vergeben Sie eine Beschreibung, die Quelle “Verträge BAV” und die Ausgabe “Versicherte Person (MA)”.
   Optional sind in dem Beispiel noch zwei Prüfungen zur Filterung des Substitutionsergebnisses implementiert:

   1. Das Feld “KUNDE/Email Privat (+++159)” prüft auf Vorhandenseins eines @, um damit nur Verträge auszugeben, in denen die benötige E-Mail-Adresse verfügbar ist.

   2. Das Feld “VERTRAG/Versicherungsnehmer” fragt bei der Selektion nach dem Kundennamen, um auf einzelne Arbeitgeber filtern zu können.

4. Im zweiten Reiter “Ausgabe” fügen Sie die Felder hinzu, die Sie in dem Ergebnis einsehen möchten. Wir empfehlen für dieses Szenario folgende Felder:

   1. VERTRAG/Versicherungsnehmer (+++002)

   2. VERTRAG/Vertrags-Nr. (+++004)

   3. VERTRAG/AMSPK_D (VERTRAG_PK)

   4. VERTRAG/Vertragsbeginn (+++006)

   5. VERTRAG/Vertragsablauf (+++007)

   6. VERTRAG/Status (+++020)

   7. KUNDE/Kundenname (+++100)

   8. KUNDE/Email Privat (+++159)

5. Anschließend die Selektion speichern.

Ausführen und Nutzen der Selektion

1. In der Übersichtsliste der Selektionen können Sie die neu angelegte Selektion nun auswählen und diese mit dem Symbol “Selektion” ausführen.

    

2. Falls Sie beim Anlegen der Selektion den Optionalen Filter nach Versicherungsnehmer berücksichtigt haben, können Sie nun nach dem Kundennamen Filtern. In diesem Beispiel ist der Wert “Muster”, da die gesuchten Kunden “Musterbau” und “Musterfirma” heißen.

3. In dem Ergebnis der Selektion erhalten Sie nun alle den Bedingungen entsprechenden Verträge mit Angaben über:
   • Versicherungsnehmer (üblicherweise der Arbeitgeber)
   • Vertrags-Nr.
   • Vertragsbeginn und Vertragsablauf
   • Status des Vertrages
   • Kundenname (die Versicherte Person) und der privaten E-Mailadresse

    

4. Durch das Entfernen oder Setzen der Kontrollkästchen am linken Ende jeder Zeile können Sie die zur Weiterverarbeitung relevanten Verträge wählen. Unterhalb der Auflistung finden Sie vier Symbole zum Markieren der Verträge, die beim Selektieren größerer Mengen hilfreich sind.

    

5. Nach der Wahl der zu berücksichtigenden Verträge können Sie nun für diese eine Freischaltung generieren lassen, oder falls bereits vorhanden, wieder löschen lassen. Dazu finden Sie in dem Menüband die Symbole “BAV-Verträge freischalten” und “BAV-Freischaltungen löschen”.

    

6. Nach dem Auslösen der Funktion, können Sie den Fortschritt in der Fußzeile des ams beobachten.

    

7. Zum Abschluss erhalten Sie ein Protokoll über die Anpassungen. Hier zwei Beispiele, in denen alle vier Beispielverträge freigeschaltet und anschließend in einem weiteren Durchgang die Freischaltung wieder gelöscht wurde.

Resultat

Über dieses Vorgehen werden in der assfinet cloud passende Freischaltungen für jeden markierten Datensatz aus der Selektion erzeugt. Die Namen dieser generierten Freischaltungen setzen sich zusammen aus “BAV - “, Namen des Kunden und Name der Versicherten Person.

Bei der Anlage der Freischaltung erhält die versicherte Person wie üblich eine E-Mail, um in den Prozess der Registrierung und Passwortvergabe (siehe auch Wie registriert sich ein Benutzer an der collaboration? ) einzusteigen.

Anschließend ist dann für die versicherte Person die reine Einsicht in die Vertragsinformationen möglich.

Die Freischaltung kann bestehende Freischaltungen ergänzen. Der Versicherungsnehmer kann also bereits Zugriff auf Ihre collaboration haben und erhält über die neue Funktion den weiteren Vertrag in der Einsicht ergänzt.

Sollte eine Versicherte Person über mehrere BAV Verträge verfügen, wird für jeden Vertrag eine eigene Freischaltung angelegt.

Anmerkungen

• Benennen Sie die Freischaltungen nicht um. Dadurch könnte diese von der neuen Funktion nicht wiedererkannt werden wodurch diese ggf. nicht gelöscht oder aber mehrfach angelegt wird.

• Verändern Sie nicht die Konfiguration in der Freischaltung. Falls Sie dem Kunden weitere Rechte geben möchten, erstellen Sie bitte eine weitere Freischaltung: Wie stelle ich für Kunden Informationen und Services online zur Verfügung?

• Diese Funktion greift in die Freischaltungen der collaboration ein. Daher sollten Sie von den Freischaltungen einen Regelmäßigen Export als Backup anlegen: Wie kann ich Mengen an Benutzern für die collaboration importieren (und exportieren)