Ausgangssituation

Aufgrund von wechselnden oder mehreren Ansprechpartner auf Seite der Versicherungsnehmern, möchten Sie dem Sachbearbeiter A ihres Kunden das Recht geben sich an Nachrichten und Vorgängen von/an dem Sachbearbeiter B Ihres Kunden einzusehen und zu beantworten.

Lösung

Üblicherweise gibt es in der Kommunikation auf Seite der cloud nur einen Teilnehmer als Empfänger.

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Mit dem Feature “Vorgänge Teilen” in der Konfiguration der Freischaltung erhalten alle Mitglieder der Freischaltung das Recht, an der Kommunikation teilzunehmen.

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Die weiteren Teilnehmenden können dann die gesendeten und empfangenen Nachrichten der anderen Mitglieder einsehen und auch beantworten. Wenn bereits eines der Mitglieder auf eine Nachricht geantwortet hat, kann diese von den anderen Benutzern als gelesen markiert werden, ohne, dass diese selbst eine Antwort liefern müssen.

Im MVP kann im Vorgang zwischen den Absendern unterschieden werden. Beim Antworten werden die Absender wie gewohnt angeboten, und es ist weiterhin möglich, andere Empfängen anzugeben.

Alle Mitglieder einer Freischaltung können alle Nachrichten sehen, die die anderen Mitglieder der gleichen Freischaltung gesendet oder empfangen haben.

Vorgehen

Wenden Sie sich bitte an unseren Support, falls Ihnen die Funktion in der Konfiguration der (VM-)Freischaltungen der collaboration noch nicht zur Verfügung stehen sollte.

Nachdem Sie die Funktion freigeschaltet bekommen haben, können Sie in den gewünschten Freischaltungen das Kontrollkästchen “Vorgänge teilen” aktivieren.

Sollte das Kontrollkästchen “Vorgänge teilen” nicht in Ihrem Bestand verfügbar sein, kontaktieren Sie uns gerne, damit wir dies für Sie aktivieren.

Komplexere Konfiguration

Hier ein Beispiel über drei Freischaltgruppen mit mehreren Anwendern:

• In zwei Freischaltung sind jeweils zwei Sachbearbeiter zu je einem Kunden

• In einer dritten Freischaltung sind die Geschäftsführer zu beiden Kunden

Sie möchten nun dem Geschäftsführer B die Möglichkeit geben, dass dieser die Vorgänge seiner beiden Sachbearbeiter zum Kunden B sehen kann. Sie können den Geschäftsführer aber nicht in die Freischaltung der Sachbearbeiter verschieben, da dieser dann ggf. weitere Rechte aus der Freischaltung für Geschäftsführer verliert. Durch das Verschieben würde der GF B zudem nicht mehr die Vorgänge zu GF A sehen können.
Sie können den GF B auch nicht in die andere Freischaltung kopieren, da es sich jeweils um Hauptfreischaltungen handelt (und jeder Benutzer nur in einer Hauptfreischaltung je Bestand sein kann).

Für so einen Fall können Sie eine weitere Freischaltung anlegen, die die entsprechenden Mitglieder und die Funktion “Vorgänge teilen” beinhaltet, aber diese nicht als Hauptfreischaltung deklarieren.

In dieser Konstellation können nun:

• Die Sachbearbeiter des Kunden A untereinander die Vorgänge einsehen

• Die Sachbearbeiter des Kunden B und der Geschäftsführer B untereinander die Vorgänge einsehen

• Die Geschäftsführer beider Kunden untereinander die Vorgänge einsehen

• Die Sachbearbeiter der beiden Kunden können nicht die Vorgänge des jeweils anderen Kunden einsehen

• Die Sachbearbeiter des Kunden B können nicht die Vorgänge des Geschäftsführers A sehen.

Anmerkungen

• Beachten Sie bitte, dass die Funktion von ams erst ab der Version 4.8.0.64470 unterstützt wird. Bei älteren Versionen wird noch nicht zwischen dem tatsächlichen Absender unterschieden. - Daher sprechen Sie uns bitte für ein womögliches Updates des ams an.

• Die Funktion wirkt sich auch rückwirkend auf schon bestehende Vorgänge aus.