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Ausgangssituation

Sie wollen Ihre Datenbankdatei verschlanken, indem Sie Dokumente auslagern.

Lösung

Das MVP bietet die Lösung an, die Dokumente aus einem bestimmten Zeitraum in einer Verzeichnisstruktur abzulegen. Das verlangsamt den Zugriff auf die Dokumente, aber beschleunigt die dauerhaft genutzte Datenbank. Somit beschleunigt das MVP schlussendlich.

Vorgehen

1. Erstellen Sie ein Backup der Datenbank (siehe Artikel Wie erstelle ich ein Backup meiner Datenbank?)

2. Wählen Sie im MVP den Reiter “Eigen” und im Menüband “Dokumenteneingang”.

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3. Im Dokumenteneingang über den Reiter "Zusatz" im Menüband den Button "DMS Auslagern" wählen.

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4. Sollte bereits in der Vergangenheit eine Auslagerung durchgeführt worden sein, ist bereits ein Archivverzeichnis angegeben. Ansonsten können Sie nun selbst eines wählen (idealerweise der UNC-Pfad wie z.B. \\server02\freigabe03). Wählen Sie auch den zu archivierenden Zeitraum. Aufgrund der Verarbeitungsdauer empfehlen wir, die Archivierung in Jahresschritten durchzuführen. Technisch können Sie aber auch über Jahre hinweg archivieren.

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5. Erstellen Sie nach erfolgter Archivierung erneut ein Backup der Datenbank, und sichern Sie dieses wieder zurück. Erst dadurch verkleinert sich die Datenbankdatei.

Anmerkung

• Stellen Sie sicher, dass die Windows-Freigabeberechtigungen und Dateiberechtigungen allen ams-Anwendern das Rechte zum Lesen der ausgelagerten Dateien (im obigen Beispiel also auf \\server02\freigabe03) geben.

• Vor allem in Verbingung mit der Collaboration bitte beachten, das auf dem ams-Server der Windows Dienst “assfinet Geplante Aufgaben” entsprechende Windows-Freigabeberechtigungen und Dateiberechtigungen zum Lesen der Dateien benötigt (ansonsten können keine ausgelagerten Dokumente hochgeladen werden).

• Anleitung zur Erstellung eines Backups: Wie erstelle ich ein Backup meiner Datenbank?