Wie kann ich Server und Inhalt der E-Mails der assfinet cloud anpassen?
- Teresa Kortmann
- Sven Hirnstajn (Unlicensed)
- Liberion Alija
- Thiemo Schuff (Unlicensed)
- 1 Ausgangssituation
- 2 Lösung
- 3 Vorgehen
- 3.1 Einstellungen für account
- 3.1.1 Anpassen des Senders
- 3.1.2 Anpassen des E-Mail Inhaltes
- 3.2 Einstellungen für drive
- 3.2.1 Anpassen des Senders
- 3.2.2 Anpassen des E-Mail Inhaltes
- 3.2.3 HTML-Vorlagen
- 3.2.3.1 QR-Codes
- 3.2.3.2 Schleife-Funktionen
- 3.1 Einstellungen für account
- 4 Übersicht über die verfügbaren Variablen und E-Mail-Ereignisse
- 5 Anmerkungen
- 6 Anhang
Ausgangssituation
Die assfinet cloud versendet zu diversen Ereignissen über die collaboration, forms usw. E-Mails an Sie und die Endanwender. Diese E-Mails möchten Sie aktivieren/deaktivieren, an Ihr eigenes Layout anpassen, den Text ändern oder die Signatur aktualisieren.
Lösung
Sie können für die zu versendenden E-Mails den Absender und den Inhalt anpassen. Außerdem stellen wir Ihnen Vorlagen zur Verfügung. Als Ausgangsserver für die E-Mails können Sie Ihren eigenen SMTP-Benutzer einbinden.
Vorgehen
Beachten Sie, dass Sie das zu verwendende Postfach an zwei Stellen (account und drive) hinterlegen müssen, und dass Sie nach Änderungen an den Anmeldedaten des E-Mailservers die Konfiguration speichern und anschließend testen müssen.
assfinet account bietet die E-Mails rund um die Authentifizierung. assfinet drive bietet die E-Mails rund um den eigentlichen Bestand.
Einstellungen für account
Die Konfiguration des SMTP Konto im Bereich account kann noch hinterlegt werden, wird aber seit Mai 2024 nicht mehr in den Prozess der assfinet collaboration eingebunden. Die entsprechenden E-Mails werden seitdem von assfinet unter eigenem Namen versendet.
Wechseln Sie im ams auf das Menüband “Systemverwaltung” und wählen das Symbol “assfinet cloud verwalten”.
Klicken Sie auf das Symbol “Benutzer konfigurieren”.
Wechseln Sie auf den Reiter “E-Mail-Einstellungen”.
Anpassen des Senders
Setzen Sie auf der linken Hälfte "E-Mail über ASSFINET" auf “Nein”.
Hinterlegen Sie dann die Informationen über Ihr eigenes E-Mailpostfach (z.B. von Microsoft365).
Klicken Sie anschließend auf “Speichern”, und testen Sie per "Test-E-Mail senden" die Konfiguration.
Anpassen des E-Mail Inhaltes
Wählen Sie auf der rechten Seite unter “E-Mail-Vorlagen” das jeweilige Ereignis und setzten Sie die Standardvorlage auf "Nein". Sie können dann den Inhalt der E-Mail anpassen.
Einstellungen für drive
Wechseln Sie im ams auf das Menüband “Systemverwaltung”, und wählen das Symbol “assfinet cloud verwalten”.
Klicken Sie auf das Symbol “Dienste konfigurieren”.
Anpassen des Senders
Im Reiter “Allgemein” klicken Sie auf den Punkt “E-Mail”.
Setzen Sie den Wert bei "E-Mail über ASSFINET" auf “Nein”.
Hinterlegen Sie dann die folgenden Informationen über Ihr eigenes E-Mailpostfach (z.B. von Microsoft365).
Klicken Sie anschließend auf “Speichern”, und testen Sie per "Test-E-Mail senden" die Konfiguration.
Anpassen des E-Mail Inhaltes
Im Reiter “Allgemein” klicken Sie auf den Punkt “E-Mail Vorlagen”.
Wählen Sie hier das jeweilige Ereignis und setzten Sie die Standardvorlage auf "Nein". Sie können dann den Inhalt der E-Mail anpassen.
HTML-Vorlagen
Natürlich können Sie neben der herkömmlichen Art und Weise, eine E-Mail zu gestalten, auch HTML-basierte Vorlagen anlegen.
QR-Codes
In den HTML-Vorlagen können Sie mithilfe folgendes Code-Snippets QR-Codes integrieren:
<div>
<div> </div>
<div style="width: 150px;">__% QRCode("https://www.assfinet.de") %__</div>
<hr>
<div>__% QRCode(KUNDE.VORNAME) %__</div>
</div>
Schleife-Funktionen
Die Schleife-Funktion können Sie ebenfalls nutzen. Diese sorgt dafür, dass alle in zum Beispiel einem forms-Formular angegebenen Adressen im Ergebnisdokument aufgeführt werden.
Ein Beispielcode sähe wie folgt aus:
<div>Alle erfasste Adressen:</div>
<table border="1">
<thead style="font-weight: bold;">
<tr>
<td style="width: 200px;">Strasse</td>
<td style="width: 200px;">Ort</td>
</tr>
</thead>
<tbody>
<tr data-schleife="Adressen">
<td>__%Forms.Strasse%__</td>
<td>__%Forms.Ort%__</td>
</tr>
</tbody>
</table>
Übersicht über die verfügbaren Variablen und E-Mail-Ereignisse
Für alle E-Mails, die über die assfinet cloud versendet werden, stellen wir Ihnen umfangreiche Standardvorlagen zur Verfügung. Diese Vorlagen sind bereits in Ihrer cloud hinterlegt. Sollten Sie keine Änderungen an den E-Mails durchführen, werden die Standardmails versendet.
Durch die Nutzung von Variablen werden hier die jeweiligen Details des Empfängers (soweit verfügbar) eingesetzt.
Verfügbare Variablen
Die folgenden Variablen sind in den von uns zur Verfügung gestellten Standardmails verbaut:
Variable | Funktion |
|---|---|
| persönliche Anrede |
| Name Ihres Unternehmens |
| Name des Vorgangs |
| Link zum entsprechenden Objekt |
| Link zu Ihrer collaboration |
_%Apphost%_ | Name Ihrer collaboration |
| Direkter Link zum Vorgang |
| Link auf den Vertrag |
| Link auf den Schaden |
| Link auf die Dokumente |
|
|
| Link auf das forms-Formular |
| E-Mail-Adresse |
|
|
Bitte beachten Sie, dass wir die möglichen Variablen stets ergänzen.
Sollten Sie eine der Standardmails NICHT verwenden wollen, achten Sie bitte darauf, in Ihre E-Mails die bereits vorhandenen Variablen zu integrieren, um sicher zustellen, dass die nötigen Informationen an Ihre Kunden übermittelt werden!
Mögliche E-Mails, die über assfinet account versendet werden können
Funktion | |
|---|---|
AGB akzeptiert | Wird nach der Registrierung in der cloud verschickt, und beinhaltet die AGB. |
E-Mail bestätigen | Wird nach der Registrierung in der cloud verschickt, und fordert den Empfänger auf, seine E-Mail-Adresse zu bestätigen und seine Registrierung abzuschließen. |
E-Mail bestätigen (mit Code) | Wird ebenfalls nach der Registrierung in der cloud verschickt, und lässt den Empfänger seine E-Mail-Adresse mit einem Code bestätigen, der eingegeben werden muss. |
Passwort vergessen | Wird bei einem vergessenen Passwort versendet. |
Passwort vergessen (Account existiert nicht) | Wird versendet, wenn die “Passwort vergessen”-Funktion genutzt wird, das System allerdings keinen zugehörigen Account findet. |
Zwei-Faktor-Authentifizierung Code | Versendet einen Code für die Zwei-Faktor-Authentifizierung. |
Initiales Passwort setzen | Wird nach der Registrierung in der cloud versendet, und fordert ebenfalls die Bestätigung des Accounts, sowie das Vergeben eines Passwortes an. |
Persönliche Einladung | Wird versendet, wenn Sie einen Kunden explizit in die cloud einladen. |
Unterschriftsbericht | Wird versendet, wenn eine Unterschrift auf dem Formular des Emfpängers geleistet wurde. |
Unterschriftsanfrage | Wird versendet, wenn eine Unterschrift vom Empfänger angefordert wurde. |
Ungültige E-Mail-Zugangsdaten | Wird versendet, wenn beim Anmelden ein Fehler auftritt. |
Freischaltungseinladung | Der Empfänger wurde in eine neue Freischaltungsgruppe eingeladen, und kann nun Einsicht in Verträge, etc. nehmen. |
Freischaltung geändert | Wird bei einer Änderung an einer Freischaltungsgruppe versendet. |
URL erneut senden | Wird versendet, wenn die erneute Zusendung des Links zu einem Vorgang angefordert wird. |
Aus Prozess entfernt | Wird versendet, wenn der Empfänger aus einem Vorgang entfernt wurde. |
Zu Prozess hinzugefügt | Wird versendet, wenn der Empfänger zu einem Vorgang hinzufgefügt wurde. |
Prozess freigeschaltet | Wird versendet, wenn die Zugriffsberechtigungen zu einem Vorgang geändert wurden. |
Prozess gesperrt | Wird versendet, wenn ein geschlossener Vorgang wieder geöffnet wurde. |
Antwort auf gesperrtem Prozess | Wird versendet, wenn zu einem geschlossenen Vorgang ein Kommentar hinzugefügt wurde. |
Dokumente Angebot | Wird versendet, wenn ein neues Angebot zur Verfügung gestellt wurde. |
Neue Dokumente verfügbar | Wird versendet, wenn für den Empfänger neue Dokumente eingestellt wurden. |
Neuer Chat-Eintrag | Wird versendet, wenn der Empfänger eine neue Nachricht im Online-Portal erhalten hat. |
Formular erstellt | Wird versendet, wenn ein neues Formular für den Empfänger erstellt wurde. |
Neues Vertragsdokument | Wird versendet, wenn neue Vertragsdokumente im Online-Portal für den Empfänger zur Verfügung gestellt wurden. |
Beratung erforderlich | Wird versendet, wenn Dokumente im Online-Portal Einsicht bzw. Bearbeitung oder Bestätigung erfordern. |
Anspruch abgelehnt | Wird versendet, wenn der Schadenanspruch abgelehnt wurde. |
Beratung erforderlich (2) | Wird versendet, wenn zu einem Schaden Rückfragen bzw. weitere Bearbeitungen nötig sind. |
Mögliche E-Mails, die über assfinet drive versendet werden können
Funktion | |
|---|---|
Vorgang gesperrt | Ein Vorgang im Online-Portal wurde gesperrt |
Vorgang entsperrt | Ein vormals gesperrt Vorgang im Online-Portal wurde wieder entsperrt |
Kundennachfrage zur Vorgangssperre | Zu einem geschlossenen Vorgang wurde ein Kommentar hinzugefügt. |
Empfänger zum Vorgang hinzugefügt | Ein neuer Vorgang wurde für den Empfänger der E-Mail hinzugefügt. |
Empfänger aus Vorgang entfernt | Der E-Mail-Empfänger wurde aus dem verlinkten Vorgang entfernt. |
Neue Nachricht am Vorgang | Am verlinkten Vorgang wurde eine neue Nachricht, zum Beispiel über eine Änderung, hinterlegt. |
Link erneut senden | Der Link zum Vorgang kann hiermit erneut versendet werden. |
Kundencloud Einladung | Ein Benutzer, der bisher noch keinen Zugang zur assfinet cloud hatte, wird in eine Freischaltung aufgenommen und somit automatisch eingeladen. |
Vertrag mit Beratungsbedarf | Im verlinkten Vertrag gibt es eine neue Nachricht, weil zum Beispiel Beratungsbedarf besteht. |
Neue Dokumente in der Freischaltung | Im Posteingang des Empfängers gibt es neue Dokumente. |
Änderung an einer Freischaltgruppe | An der Freischaltgruppe des Empfängers wurde eine Änderung durchgeführt. |
Abschlussunterlagen versenden | Es wurden neue Vertragsunterlagen für den Empfänger hinzugefügt. |
Angebotsunterlagen versenden | Es wurde ein neues Angebot für den Empfänger zur Verfügung gestellt. |
Antragsunterlagen versenden | Es wurde ein neuer Antrag zur Verfügung gestellt. |
Unterschrift anfordern | In einem Dokument muss eine Unterschrift geleistet werden. |
Schadenmeldung als Rückläufer markiert | In einem Schaden des Empfängers wurde eine Änderung durchgeführt, und der Empfänger muss diese nun prüfen und ggf. weiter bearbeiten. |
Formular wurde erstellt | Ein neues Formular wurde angelegt und mit dem Empfänger geteilt. |
|
|
Anmerkungen
Für diese Anpassung müssen Sie in der cloud über Administratoren-Rechte verfügen.
Falls sich der E-Mail-Server in Ihrem Netzwerk befindet, müssen Sie ggf. die Firewall für den SMTP Zugriff anpassen: Einstellungen der Firewall
Die E-Mail mit dem Sicherheitscode für die zweistufige Authentifizierung (2FA) ist nicht anpassbar und wird immer vom Absender account@assfinet.de versendet.
Aufgrund der Notwendigkeit, die Benutzer auf bestimmte Informationen hinzuweisen, werden diese E-Mails mit entsprechenden Hinweisen versendet. Es besteht keine Möglichkeit, dass der Empfänger innerhalb der collaboration diese Funktion steuern kann.
Der Empfänger hat natürlich weiterhin die Möglichkeit, in seinem E-Mail-Postfach Filterregeln zu konfigurieren.
Beim Bearbeiten der Vorlagen gibt es auch die Möglichkeit, die Konfiguration in eine JSON Datei zu exportieren, bzw. eine solche wieder zu importieren. Dies erleichtert den Aufwand, wenn z.B. umfangreiche Änderungen wiederkehrend durchgeführt werden sollen.
Anbei finden Sie zwei JSON Dateien mit einem alternativen Satz an Vorlagen, die Sie verwenden können. Passen Sie gerne die JSON Datei zuvor mit einem Editor an, um z.B. nur die Vorlagen von ausgewählten Ereignissen zu importieren.
Anhang
Noch Fragen? Ist etwas unklar geblieben?
Sollten Sie noch weitere Fragen zu diesem Thema haben, die in diesem Artikel nicht behandelt oder erklärt wurden, wenden Sie sich gerne über unser Kundenportal an unseren Support.