Die neue Verwaltung ihrer assfinet forms Produkte und Vorgänge erfolgt in der cloud. Um Ihre Erfahrungen mit assfinet forms weiter zu verbessern, haben wir eine Plattform zur generellen Verwaltung Ihrer forms-Produkte und Vorgänge geschaffen. In diesem Artikel stellen wir Ihnen die wichtigsten Punkte dieser neuen Verwaltung vor und leiten Sie durch die ersten Schritte. So erfahren Sie, wie Sie ein neues forms-Produkt und die dazugehörigen forms-Vorgänge anlegen können.

 Öffnen der Verwaltung

Option 1 -
Aus ams ohne Kontext:

Im Teil “Organisation“ steht Ihnen der Button “assfinet forms verwalten“ zur Verfügung. Durch Klick auf den Button gelangen Sie direkt in die Verwaltung.

Open

Option 2 -
Aus ams mit Kontext:

Sie können die Verwaltung auch aus dem Kontext eines Kunden, Vertrags oder Vermittlers öffnen. Dafür steht Ihnen unter den Grundfunktionen ein weiterer Button “assfinet forms“ zur Verfügung.

 

Open

Siehe auch: forms im Kunden-Context und forms im Vermittler-Context

Übersicht

Willkommen in der neuen forms-Verwaltung. Nachdem Sie die forms-Verwaltung auf einem der oben genannten Wege geöffnet haben, befinden Sie sich auf der Übersichtsseite Ihrer erstellten forms-Vorgänge.

Hier finden Sie alle relevanten Informationen zu den erstellten forms-Vorgängen und können sich einen guten Überblick über diese verschaffen. Mit den verschiedenen Filtern lässt sich die Liste auf die für Sie relevanten Vorgänge einschränken.
In der rechten oberen Ecke finden Sie bereits vorgefertigte Schnellfilter für Vorgänge in verschiedenen Status.

Links über der Tabelle finden Sie den Button zur Neuanlage eines forms-Vorgangs. siehe auch formsvorgang anlegen

Auf der linken Seite befindet sich das Menü. Hierüber erreichen Sie die weiteren Seiten der Verwaltung, darunter auch die Produktverwaltung.

Neuanlage eines forms-Produkts

Für die Anlage eines neuen Produktes wechseln Sie über das Menü auf die Seite der formsprodukte.

Eine beispielhafte Schritt für Schritt Anleitung zur Anlage eines ersten forms finden Sie hier:
forms im Kunden-Context

Hier werden Ihnen in tabellarischer Form Ihre erstellten Formsprodukte angezeigt. Auch hier haben Sie die Möglichkeit auf bestimmte Eigenschaften zu filtern und so nur die für Sie relevanten Produkte angezeigt zu bekommen.

Die Neuanlage eines Produkts erfolgt über den Button “Neuanlage“ links über Tabelle.

Darauf hin öffnet sich ein Pop-Up Fenster. Hier geben Sie erste Informationen zu Ihrem forms ein. Dies sind Formularname, Beschreibung, Art sowie Geschäftsvorfall. Zudem können Sie durch Verwendung der Checkboxen nach dem Speichern direkt in den forms-Editor abspringen oder die Produktdetails anzeigen lassen.

Möchten Sie erst zu einem späteren Zeitpunkt das forms im Editor weiter bearbeiten, wählen Sie das entsprechende Produkt in der Liste aus und öffnen den Editor über den dazugehörigen Button.

Definition des forms im Editor

Nach Speichern des forms-Produkts in der Verwaltung kann das forms im Editor weiter definiert werden. Weitere Details zum forms-Editor finden Sie hier: forms-Editor

Aktivieren eines forms-Produkts

Um das Produkt verwenden zu können, wechseln Sie nach der Erstellung des forms-Produkts im Editor zurück in die Verwaltung. Hier werden Sie über ein Pop-Up nach der Aktivierung gefragt.

Wollen Sie die Aktivierung zu einem späteren Zeitpunkt durchführen, können Sie dies in den Produktdetails durchführen. Dazu wählen Sie aus der Übersichtstabelle das entsprechende Produkt aus. Über den markierten Button gelangen Sie direkt in die Produktdetails.

Um das Produkt hier zu aktivieren, schalten Sie in den Bearbeitungsmodus. Neben der Aktivierung haben Sie hier zudem die Möglichkeit bestimmte Eigenschaften des Produkts nachträglich zu bearbeiten.

Nach der erfolgreichen Aktivierung des Produkts können Sie nun entsprechende forms-Vorgänge erstellen und an Ihre Kunden versenden.

Individuelle Mail bei Versendung von forms-Vorgängen

Bei der Erstellung eines neuen forms-Vorgangs können Sie direkt eine Mail mit dem Link zum erstellten forms versenden.

Beispiel:

Der Inhalt dieser Mail kann über die Detailansicht der Produkte bearbeitet werden.

Über den Button gelangen Sie zum entsprechenden HTML-Editor, der auch aus dem assfinet produkt templates (HTML Formularwesen) und ams6 verwendet wird. Hier können Sie das Anschreiben für das ausgewählte Produkt direkt bearbeiten.

Sie können zudem den Absender der E-Mail anpassen. Die Beschreibung dazu finden Sie in Wie kann ich Server und Inhalt der E-Mails der assfinet cloud anpassen?.

Automatisierte Erinnerungen zur Erfassung erstellen

Zudem können Sie hier weitere Vorlagen für die Versendung von Erinnerungen erfassen. Diese werden nach der Erstellung des forms-Vorgangs ebenfalls direkt erzeugt, mit einem entsprechenden Zeitstempel versehen und in einer Warteschlange abgelegt. Nach erreichen dieses Datums wird die Erinnerung versendet, wenn keine Daten übermittelt wurden.