forms-Vorgang anlegen
Inhaltsverzeichnis
Einleitung
Mit den forms-Vorgängen übermitteln Sie Ihre forms-Produkte an Ihre Kunden.
Hier erfahren Sie, wie Sie ein neues forms-Produkt und die dazugehörigen forms-Vorgänge anlegen können.
Hinweis!
Bitte beachten Sie, dass die Voreinstellung der Kommunikation bei ams standardmäßig transportverschlüsselt ist. Bitte prüfen Sie, ob dies dem Risiko und Inhalt der Dokumente angemessen ist.
Neuanlage eines forms-Vorgangs
Nach erfolgreicher Aktivierung des forms-Produkts (siehe forms-Produkt anlegen ), können Sie nun entsprechende forms-Vorgänge direkt aus der Verwaltung heraus erzeugen.
Für die Anlage eines neuen forms-Vorgangs wechseln Sie auf den Reiter “forms-Vorgänge“. Hier finden Sie links über der Tabelle den Button “Neuanlage“.
Dieser öffnet ein Pop-Up Fenster zur Anlage des neuen Vorgangs.
Wählen Sie für die Anlage einfach das gewünschte forms und den Kunden aus. Wollen Sie, dass der Link zum forms direkt versendet wird, tragen Sie die gewünschten Empfänger direkt ein und aktivieren Sie die Checkbox. Außerdem können Sie die E-Mail mit dem Formular auch an Sie selbst versenden lassen.
Zusätzliche Empfänger können Sie auch nach Anlage des Vorgangs ergänzen.
In der forms-Auswahlliste (Drop-Down) werden Ihnen nur aktive forms mit entsprechender Art angezeigt.
Nachdem Ihr Vorgang erfolgreich gespeichert wurde, wird im Hintergrund die E-Mail versendet, und der Vorgang im Status “Angelegt“ in der Liste angezeigt und steht somit zur Bearbeitung bereit. Wie Sie den Inhalt der E-Mail, sowie automatische Erinnerungen an den Empfänger konfigurieren, erfahren Sie hier: Allgemeine Anlage
Der Empfänger kann direkt über den versendeten Link in das forms einsteigen und mit der Bearbeitung beginnen. Sobald dies geschehen ist, ändert sich in der Verwaltung der Status des Vorgangs. Somit können Sie den Fortschritt der Bearbeitung mit Hilfe der Verwaltung verfolgen.
Dabei werden folgende Fortschritte unterschieden:
Angelegt
In Bearbeitung
Wartet auf Freigabe
Erledigt
Abgelaufen
In der Liste der forms-Vorgänge haben Sie ebenfalls die Möglichkeit, selbst direkt in den Vorgang abzuspringen.
Zudem können Sie den versendeten Link kopieren und anderweitig nutzen.
Wollen Sie einzelne Vorgänge verwerfen, können Sie dies direkt in der tabellarischen Übersicht.
Als nächstes erfolgt die Bearbeitung durch den Empfänger. Dabei kann unter Umständen auch eine Unterschrift angefordert werden. Informationen dazu finden Sie zum Beispiel hier: Wie kann eine Unterschrift angefordert werden?
Noch Fragen? Ist etwas unklar geblieben?
Sollten Sie noch weitere Fragen zu diesem Thema haben, die in diesem Artikel nicht behandelt oder erklärt wurden, wenden Sie sich gerne über unser Kundenportal an unseren Support.