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Ausgangssituation

Sie möchten die Daten Ihrer Partner zentral verwalten und durchsuchen? Sie möchten dabei stets den Überblick behalten, welche Partner miteinander in welcher Beziehung stehen? Sie möchten unterschiedliche Kontaktdaten eines Partners pflegen und diese zentral aufrufen? Dann ist das Partnerdatenmanagement die richtige Lösung.

Lösung

Mithilfe des Partnermanagements können Sie alle Beziehungen eines Partners übersichtlich verwalten, sowie alle Kontaktdaten zentral pflegen, durchsuchen und aufrufen. Der zentrale Arbeitsbereich ist die Partnerliste.

Anwendung

Das Partnermanagement umfasst drei wesentliche Anwendungsfälle:

• die Neuanlage von Partnern und deren Kontaktdaten

• die Pflege und Verwaltung von Beziehungen zwischen Partnern

• die Änderung von Kontaktdaten

Kontaktdaten eines Partners erstmalig erfassen

Sie möchten die Kontaktdaten eines neuen Partners erfassen?

Wählen Sie den Weg über die Partnerliste, wenn Sie die Kontaktdaten losgelöst erfassen möchten.

Wählen Sie den Weg über die Referenzen, wenn Sie den neuen Partner direkt gleichzeitig mit einem bestehenden Partner in Beziehung setzten möchten.

Anlage über die Partnerliste

Sie möchten einen neuen Partner mit seinen Kontaktdaten anlegen. Öffnen Sie die Partnerliste und legen dort einen neuen Datensatz über die Menüfunktion “Neuanlage” an. Neben den Status “Kunde”, “Interessent”, “Vermittler”, “Gesellschaft” steht Ihnen auch der neutrale Status “Partner” zur Verfügung.

Open

Open

Für die folgenden Beispiele ist dies der Partner Max Muster.

Erfolgt die Anlage des neuen Partners über die Partnerliste, wird dieser immer automatisch mit einem Hauptkontakt, in diesem Fall dem Erstwohnsitz angelegt (aufzurufen über die Referenzen des Partners).

Anlage aus den Referenzen

Auch aus den “Referenzen” ist die Neuanlage eines neuen Partners möglich. Dies ist immer dann sinnvoll, wenn Sie z.B. aus den Referenzen von Max Muster seine Eltern ~ Kind Beziehung zu Mats Muster herstellen wollen, Mats Muster aber noch nicht als Partner angelegt ist. Wählen Sie in diesem Fall bitte “Neuanlage”.

Sofern Sie sich für die Neuanlage mit Hauptkontakt entscheiden, wird der Partnerdatensatz und der zugehörige Hauptkontakt mit den eingegebenen Kontaktdaten angelegt.

Entscheiden Sie sich für die Anlage mit Referenzkontakt wird der neue Partner und dessen Hauptkontakt nur mit dem Namen versehen, die eingegebenen Kontaktdaten gelten nur für die gewählte Referenzbeziehung z.B. die geschäftlichen Kontaktdaten in der Beziehung “Arbeitnehmer”. Beide Varianten werden Ihnen in den folgenden Abschnitten näher erklärt und mit Beispielen verdeutlicht.

Neuanlage mit Hauptkontakt

Wählen Sie “mit Hauptkontakt”, wenn für die Beziehung inkl. neuen Partner dessen Hauptkontaktdaten verwendet werden sollen. Für die Referenzverbindung von Max Muster zu Mats Muster würden wir diese Auswahl treffen, da Mats Muster mit seinen Hauptkontaktdaten in dem Beziehungstyp “Kind” hinterlegt werden soll.

Nutzung von Vorlagen:

Um die Anlage so komfortabel wie möglich zu gestalten, wird Ihnen die Auswahl einer Vorlage angeboten, d.h. Sie können die Adressdaten des bestehenden Partners nutzen, um einen neuen Partner zu erfassen. Da Mats Muster im Haushalt von Max Muster lebt, empfiehlt es sich, die Vorlage zu nutzen. Sollten die Kontaktdaten des neuen Partners abweichen, sollte ohne Vorlage fortgefahren werden.

Im Anschluss wählen Sie die die Beziehung, passen die Kontaktdaten an und speichern.

Zur Auswahl der Beziehung können Sie im Feld einfach eine Eingabe tätigen, z.B. “Elter” und Ihnen werden die passenden Beziehungen vorgeschlagen. Achten Sie bitte auf die Auswahl der richtigen Beziehungs-Richtung: in unserem Beispiel ist Mats Muster das Kind (links) und Max Muster der Elternteil (rechts).

Die Grunddaten im oberen Bereich beziehen sich auf den Partnerdatensatz selbst, unterhalb sehen Sie die Daten des zugehörigen Hauptkontakts.

In den Referenzen von Max Muster finden Sie nun auch die Beziehung “Kind” des Typs “Verwandtschaft” zu Mats Muster.

Über “Auswahl” oder “Doppelklick” können Sie den Hauptkontakt von Mats Muster aufrufen. Über die Funktion “Partner” erreichen Sie den zugehörigen “Partnerdatensatz”, den Sie ebenfalls mit dem Status “Partner” in der Partnerliste wiederfinden.

Neuanlage mit Referenzkontakt

Wählen Sie “mit Referenzkontakt”, wenn für die Beziehung inkl. neuen Partner abweichende Kontaktdaten verwendet werden sollen. Ein Beispiel dazu: Sie möchten bei der Muster AG die Mitarbeiterin Marie Muster erfassen, die Ihnen bisher als Partner nicht bekannt ist. Der Hauptkontakt von Marie Muster soll ihre privaten Kontaktdaten, d.h. ihren Erstwohnsitz enthalten. Ihnen liegen jedoch derzeit nur die geschäftlichen Daten als Mitarbeiterin der Muster AG vor. Daher entscheiden Sie sich den neuen Partner Marie Muster mit Referenzkontakt und dem Beziehungstyp “Arbeitsverhältnis” anzulegen. Auch in diesem Fall lohnt es sich die Vorlage der Muster AG zu nutzen.

Im Anschluss wählen Sie die die Beziehung, passen die Kontaktdaten an und speichern.

Zur Auswahl der Beziehung können Sie im Feld einfach eine Eingabe tätigen, z.B. “Arbeitn” und Ihnen werden die passenden Beziehungen vorgeschlagen. Achten Sie bitte auf die Auswahl der richtigen Beziehungs-Richtung: in unserem Beispiel ist Marie Muster der Arbeitnehmer (links) und die Muster AG der Arbeitgeber (rechts).

Der angelegte Partnerdatensatz für Marie Muster sieht wie folgt aus:

Die Kontaktdaten sind nicht befüllt worden, da es sich bei den angegebenen Kontaktdaten nicht um den Hauptkontakt handelt. In den Referenzen ist die geschäftliche Adresse für die Arbeitnehmerbeziehung von Marie Muster einsehbar.

Sollten zu einem späteren Zeitpunkt die Kontaktdaten des Erstwohnsitzes von Marie Muster bekannt werden, können diese im Partnerdatensatz oder im Hauptkontakt nachgepflegt werden.

Bestehende Partner miteinander in Beziehung bringen

Beziehung ohne abweichende Kontaktdaten anlegen

Sollen zwei bereits bekannte Partner miteinander in Beziehung gebracht werden, steht dafür die Funktion “Partner/Kontakt zuordnen → mit bestehendem Hauptkontakt” in den Referenzen zur Verfügung.

Beispielhaft sollen die Partnerdaten der Eheleute Max Muster und Marie Muster mit dem Beziehungstyp “Ehepartner” verbunden werden. Da die Referenz für eine wechselseitige Beziehung sorgt, ist es egal ob die Verbindung über Max oder Marie angelegt wird. Beispielhaft erfolgt die Beziehungsanlage über Max Muster.

Anschließend können alle bestehenden Kontaktdaten durchsucht werden und der richtige Kontakt über Doppelklick oder “Auswahl” ausgewählt werden. Hier wird die Privatanschrift von Marie Muster gewählt.

Anschließend ist die Beziehung festzulegen.

Auch könnte im gleichen Schritt die Privatadresse von Marie Muster nachgepflegt werden.

Eine Beziehung kann über “Verbindung lösen” auch jederzeit wieder rückgängig gemacht werden.

Beziehung mit abweichenden Kontaktdaten anlegen

Soll für einen Partner eine neue Beziehung hergestellt werden, die mit einer abweichenden Referenzadresse einhergeht, ist die Funktion “Partner/Kontakt zuordnen → mit neuem Referenzkontakt” die richtige Wahl. Ein Beispiel dafür ist die Erfassung eines Zweitwohnsitzes von Max Muster auf Mallorca.

Zunächst ist hier der bestehende Partner auszuwählen, für den eine Beziehung mit neuem Referenzkontakt angelegt werden soll. Im Beispiel hier ist dies Max Muster selbst.

Es kann sich auch um einen anderen Partner handeln, der mit neuem Referenzkontakt zugeordnet werden soll. Dies wäre z.B. der Fall, wenn aus der Musterbau GmbH das Arbeitsverhältnis vom bestehenden Partner Max Muster mit dessen geschäftlicher Adresse eingepflegt werden soll.

Bei Bedarf kann auch hier eine Vorlage verwendet werden. Für die Erfassung des Zweitwohnsitzes wählen wir “keine Vorlage” und pflegen die Kontaktdaten entsprechend.

Über “Speichern” wird die Bearbeitung abgeschlossen. Die neue Zweitwohnsitz Adresse ist nun ebenfalls in den Referenzen von Max Muster zu finden:

Aufruf und Änderung von Kontaktdaten

Jeden Partner finden Sie zentral über die Partnerliste und alle seine Referenzkontakte und Beziehungen im Menü “Referenzen”.

Wenn sich die Hauptkontaktdaten Ihres Partners ändern, nehmen Sie die Anpassung im Datensatz über die Partnerliste vor. Die Änderung der Partnerdaten wird automatisch in den Hauptkontakt übertragen.

Wenn sich Referenzkontakte, also z.B. geschäftliche Adressen, Zweitwohnsitz etc. Ihres Partners ändern, rufen Sie sich den Partnerdatensatz über die Kundenliste auf. Wechseln Sie anschließend in die “Referenzen” und aktualisieren Sie dort die Kontaktdaten der betroffenen Beziehung.

Verwaltung von Beziehungstypen

Wie Sie die Beziehungstypen für die Verwendung im ams-Partnermanagement einsehen und verwalten, erfahren Sie auf der entsprechenden Seite: https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/715554827