Der GDV-Arbeitsbereich zeigt "Nicht gefunden" als Status an
- Georg Lortz
Inhaltsverzeichnis:
Ausgangssituation
Ich habe GDV-Daten eingelesen - in der Spalte “Status/Aktion” wird aber “Nicht Gefunden” angezeigt, obwohl die Kunden und Verträge in meinem Bestand sind.
Um Verträge Ihrem Bestand zuordnen zu können, muss AMS zunächst die Verträge einer Gesellschaft bzw. dem Risikoträger zuordnen. Dies erfolgt über die beiden Informationen zur VU-Nummer der Gesellschaft und Ihrer Agenturnummer bzw. Vermittlerkonto. Die VU-Nummer wird “lebenslang” einer Gesellschaft durch die Bafin zugewiesen. Über das Vermittlerkonto definiert der Provisionsgeber ( Gesellschaft oder ein Intermediär) die Verträge als Ihren Bestand. Beide Informationen werden IMMER in den GDV-Daten mitgeliefert.
Die Meldung “Nicht gefunden” in der Spalte “Status/Aktion” weist darauf hin, dass AMS über die beiden Angaben zu VU-Nummer und Vermittlerkonto kein passendes Vermittlerkonto in Ihrem Bestand finden konnte.
Lösung
Direkt nach dem Einlesen der Daten werden Ihnen unterhalb der Liste die nicht identifizierten Vermittlerkonten sowie die dazugehörige VU-Nummer angezeigt, im Beispiel die VU-Nummer 12345 und das Vermittlerkonto 403333333. Diese beiden Informationen müssen bei der Gesellschaft nachgetragen werden.
Vorgehen
Soweit Ihnen die o.a. Information unterhalb der GDV-Datensätze nicht mehr angezeigt wird, filtern Sie die nicht gefundenen Datensätze, in dem Sie im Filter bei Status/Aktion “Neu” auswählen und auf “Selektion” klicken.
Bitte beachten Sie, dass der Filter “Neu” auch ältere Einträge anzeigen kann, soweit diese nicht aus dem GDV-Arbeitsbereich gelöscht wurden. Lassen Sie sich daher zur Kontrolle immer auch die Spalte “Stand” mit anzeigen, der Ihnen anzeigt, von welchem Stand der GDV-Datensatz ist und löschen Sie alte GDV-Daten.
Markieren Sie dann alle Einträge und klicken Sie auf den Button “Zuordnen” 
Die Zuordnung zeigt Ihnen anschließend die noch fehlenden Vermittlerkonten an.
Rufen Sie nun über den Menüpunkt “Eigen - Gesellschaften” die Gesellschaft auf, deren Daten Sie soeben eingelesen haben. Wechseln Sie in der Gesellschaft auf den Reiter “Vermittlerkonten” (bis AMS.5 4.10 einschl. hieß der Reiter “Inkasso”). Hier finden Sie alle Vermittlerkonten, die zu dieser Gesellschaft im AMS manuell oder automatisch angelegt wurden.
Für den GDV-Import ergänzen Sie entweder ein bestehendes Vermittlerkonto oder legen über den Button “Neues Vermittlerkonto anlegen” ein neues Vermittlerkonto an. Folgende Daten sind für die Zuordnung im GDV-Import notwendig.
(2) Bezeichnung (optional): für Ihre Information zum Vermittlerkonto (Nachvollziehbarkeit für alle Anwender in Ihrem AMS)
(3) Mandant: wichtig eine saubere Bestandstrennung, falls Sie mit mehr als einen Mandanten in Ihrem AMS arbeiten.
(4) Vermittlerkonto: Das Vermittlerkonto aus dem o.a. Hinweisfenster (im Beispiel 403333333).
(5) VU-Nummer: die VU-Nummer aus dem o.a. Hinweisfenster (im Beispiel 12345).
(6) Vermittlerkonto GDV (optional): Hier können Sie eine alternative Schreibweise der Vermittlerkontonummer eingeben. Z.B. dann, wenn die bisherige Schreibweise im Feld Vermittlerkonto von der Schreibweise in den GDV-Daten abweicht und im Feld Vermittlerkonto nicht geändert werden kann oder soll. Dieses Feld hat beim Import Vorrang vor dem Feld Vermittlerkonto.
In den Feldern zum Vermittlerkonto und zur VU-Nummer dürfen keine weiteren Informationen enthalten sein. Auch mehrere Vermittlerkonten im Feld wie z.B. 12345;12346 sind nicht zulässig. Im Feld VU-Nummer ist das derzeit noch möglich (z.B. 403333333;403333334). Im Hinblick auf die Weiterentwicklung durch Bipro und medienbruchfreie, digitale Datenübertragungen sind aber auch in diesem Feld eindeutige Angaben (nur 403333333) sinnvoll und empfehlenswert.
Speichern Sie abschließend das bearbeitete oder neu angelegte Vermittlerkonto. Führen Sie die o.g. Schritte für alle als fehlend gemeldete Vermittlerkonten durch.
Wechseln Sie anschließend wieder in den GDV-Arbeitsbereich und ordnen Sie die Daten über “Zuordnen” neu zu.
Anmerkungen
Es besteht auch die Möglichkeit, das Vermittlerkonto automatisch von AMS anlegen zu lassen.
Rufen Sie dazu im GDV-Arbeitsbereich den Button “Optionen” auf und aktivieren Sie den Eintrag “Neue Vermittlerkonten bei Gesellschaften automatisch anlegen”.
Diese Option sucht innerhalb der Gesellschaften (Register Grunddaten) im dortigen Feld VU-Nummer. Findet AMS hier eine Gesellschaft mit der gesuchten VU-Nummer (im Beispiel 12345), legt AMS das neue Vermittlerkonto bei dieser Gesellschaft automatisch an. Diese Option sollten Sie nicht nutzen, wenn Sie gleiche VU-Nummern bei mehreren Gesellschaften hinterlegt haben.
Die gleiche Funktion kann alternativ nur für bestimmte Gesellschaften hinterlegt werden. Rufen Sie (anstelle der Option im GDV-Arbeitsbereich) hierzu die Gesellschaft auf, zu der neue Vermittlerkonten automatisch angelegt werden sollen. Wechseln Sie auf die Registerkarte “GDV-Import” und setzen Sie den Eintrag bei “Deaktivieren ‘Prüfen der Vermittlerkonten beim Import’” auf “Ja”.
Weitere Informationen zur Erfassung von Gesellschaftsdaten und Vermittlerkonten finden Sie im Abschnitt
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