Zur Auszahlung von Vorschüssen und der späteren Verrechnung mit der Vermittler-Periodenabrechnung, kann, je nachdem welche Buchungsverarbeitung über AMS ausgeführt werden soll, auf unterschiedliche Weise verfahren werden.
1. Buchungen zur Auszahlung des Vorschusses erfolgen ausschließlich über die Finanzbuchhaltung
Dafür muss im AMS lediglich eine Verrechnungsbuchung im Kontoauszug des Vermittlerdaten angelegt werden. Es wird ein Erlöskonto für "Vermittler-Vorschusszahlungen" benötigt, dass so auch in Ihrer Finanzbuchhaltung für den dort erstellten "Auszahlungsbeleg" verwendet wird. Es sollte ein "Interimskonto" verwendet werden.
Die Buchungen würden dann wie folgt zum Auszahlungsbetrag ausgeführt:
In Ihrer Finanzbuchhaltung:
Vorschusszahlungen an Vermittler-Kreditor Vermittler-Kreditor an Bank
Aus dem AMS, gem. der dort angelegten Verrechnungsbuchung und zum Beleg der Vermittlerabrechnung.
Vermittler-Kreditor an Vorschusszahlungen
Legen Sie das Konto zur Vorschuss-Verrechnung bitte über "Systemverwaltung, Konten" an:
Buchen Sie die Vorschussverrechnung im Vermittler-Kontoauszug ein. Rufen Sie dazu in den Vermittlerdaten "Zusatz - Kontoauszug" auf und dort "Buchen":
Bei der nächsten Abrechnung, die das Buchungsdatum einschließt, wird der Vorschuss zur Verrechnung eingefügt.
2. Die Auszahlung wird über ein Bankprogramm ausgeführt. Alle Buchungen sollen aber aus dem AMS an die Finanzbuchhaltung übertragen werden.
Über "Rechnungswesen, Offene Posten verwalten" kann für die manuell ausgeführte Zahlung ein vereinfachter Zahlungsbeleg erstellt werden. Dazu wird über die Buchung Vermittler-Kreditor an Bank zum Auszahlungsbetrag eine "Rechnung" in der OP-Verwaltung neu angelegt.
Als Belegnummer kann die Kontoauszugsnummer der Bank angegeben werden. Als Buchungsdatum muss das Datum der Bankbelastung zur Vorschuss-Überweisung angegeben werden.
Die entstandene Rechnung könnte nun in der OP-Liste mit Gutschriften zum Vermittler verrechnet werden, oder über "Saldenübertrag" in die nächste Abrechnungsperiode übertragen werden:
3. Auszahlung und alle Buchungen sollen über das AMS veranlasst und an die Fibu übertragen werden
Legen Sie bitte zunächst zusätzlich ein 2. Vorschusskonto mit der Kontenart "Aufwand" unter "Systemverwaltung, Konten" an (wie unter 1. zum Vorschusskonto zur Art Erlöse). Verwenden Sie die gleiche Kontonummer, sodass die Buchungen in der Fibu auf ein Konto zusammenlaufen.
Rufen Sie über "Zubehör" in den Vermittlerdaten "Kontoauszug" auf.
Legen Sie über "Buchen" zunächst eine Abrechnung zur Gutschrift des Vorschusses für den Vermittler an, die in der Offenen-Posten-Liste zur Erstellung einer Sepa-Überweisungsdatei verwendet wird.
Rechnen Sie diese Buchung also bitte direkt zur Auszahlung ab:
Legen Sie nun eine 2. Buchung in gleicher Höhe als "Forderung" auf das "Erlös-Vorschuss"-Konto an, ohne diese Buchung direkt abzurechnen. Diese Vorschuss-Verrechnung erscheint nun wie unter 1. beschrieben in der nächsten Abrechnung zum Vermittler.
