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Über die collaboration können Sie Dokumente freigeben. Sowohl sowohl automatisiert als auch manuell freigeben.
Da Das automatisierte Vorgehen anhand von Dokumententypen und Schlagwörtern ist zu bevorzugen. Dies Damit können Sie außerdem wird auch den Informationsgehalt ihres Dokumentenmanagements erhöhen.
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Geben Sie dem Empfänger Zugriff auf die collaboration. (Artikelsiehe auch: Wie stelle ich Information für Kunden Informationen und Services online zur Verfügung?)
Gehen Sie in den Postbestand des Kunden, Vertrages, etc MVP und wählen das Dokument, das Sie freigeben möchten.
Wählen Sie den Menüpunkt "Archivierungsdaten bearbeiten".
setzen Setzen Sie das Zugriffsrecht "Web-Anwender (System)"
ACHTUNG: Falls unter Systemverwaltung ->Einstellungen ->Allgemein die Einstellung “Dokumentenrechte mit Benutzerrechen vorbelegen” aktiviert ist, wird ams hier ggf. Rechte vergeben, die nicht für das einzelne Dokument gewünscht sind.
Speichern und Schließen Sie das Menü.
Dokumente abfragen über forms
Anmerkungen
Bitte beachten Sie die maximale Dateigröße von rund 800MB für den Upload in die cloud.
Bei Dokumenten dieser ungewöhnlichen Größe ist grundsätzlich zu prüfen, ob die Speichergröße angemessen ist. Denn unabhängig von der cloud, müssen Sie die Speicherkapazitäten und Performance solcher Dokumente auch im MVP bereit stellen.
Die collaboration beinhaltet eine Dokumentenvorschau die u.a. folgende Dateiformate unterstützt: EML, MSG, JPG, BMP, GIF, PDF, PNG und weitere. In EML und MSG können die darin enthaltenen Anhänge Lokal gespeichert werden.
Durch das setzen des Zugriffsrecht "Web-Anwender (System)" wird im MVP im Hintergrund das Schlagwort PORTAL vergeben. Die collaboration ist so eingerichtet das , dass Dokumente mit dem Schlagwort PORTAL dem entsprechenden Kunden freigegeben werden.
Dokumententypen werden im ams automatisch auch als Schlagwort an dem Dokument hinterlegt.
In der collaboration kann den Dokumententyp vom Anwender zur Filterung verwendet werden:
Siehe auch: Dokument priorisiert als "Wichtige Dokumente" in der Collaboration darstellen
Bei den Profilen kann auch ein Schlagwort auf die Blacklist gesetzt werden. Siehe auch Wie kann ich Informationen in einer Freigabe unterdrücken
Bei den Profilen kann auch ein Schlagwort für die Dokument vergeben werden, die der Anwender in der collaboration erzeugt. Hier bietet sich das Schlagwort PORTAL an, da dies der Benutzer üblicherweise sieht und so seine selbst eingebrachten Dokumente im Bestand (und nicht nur im Verlauf) sehen kann.
Siehe auch: Wie kann ich prüfen, ob ein Dokument in der cloud verfügbar ist?
Zur Anpassung des Schlagwortes zum Zugriffsrecht “Web-Anwender (System)” siehe: Wie kann ich das Systemschlagwort zum Postbestand Zugriffsrecht "Web-Anwender (System)" anpassen oder zurücksetzen?
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