Wie kann ich das Systemschlagwort zum Postbestand Zugriffsrecht "Web-Anwender (System)" anpassen oder zurücksetzen

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Last updated: Juli 06, 2023 by Thiemo Schuff
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Ausgangssituation

Sie teilen Dokumente in der assfinet cloud oder collaboration über das Zugriffsrecht "Web-Anwender (System)". Sie möchten das dafür verwendete Systemschlagwort ändern, entfernen oder vervollständigen.

Lösung

Sie können das Schlagwort, welches das MVP an Dokumente mit dem Zugriffsrecht "Web-Anwender (System)" hängt anpassen oder das Systemschlagwort von den Dokumenten entfernen oder an allen Dokumenten mit dem Zugriffsrecht neu setzen.

Vorgehen

  1. Öffnen Sie im Menüband Systemverwaltung den Menüpunkt assfinet cloud verwalten.

     

  2. Wählen Sie nun dort den Menüpunkt Replikations-Details einblenden und scrollen nach rechts.

     

  3. Setzen Sie dort nun drei Steuerelemente:
    Die Schaltflächen “Dokumentenrechte migrieren” und “Dokumente zurücksetzen” sowie das Eingabefelde “Schlagwort”

     

  4. ACHTUNG: Die Schaltfläche “Dokumente zurücksetzen” entfernt die Schlagwörter von den Dokumenten, unabhängig davon ob diese für diese Schlagwörter für die assfinet cloud konzeptioniert sind. Tragen Sie dort also keine Schlagwörter oder Dokumententypen ein, die Sie anderweitig verwenden.

  5. Wenn Sie das Schlagwort ändern möchten, sollten sie das bisherige Schlagwort zuerst von den Dokumenten entfernen (damit keine unbenutzten Schlagwörter im Bestand verbleiben).

    1. Dazu das bestehende Schlagwort in dem Feld “Schlagwort” bestehen lassen und auf “Dokumente zurücksetzen” klicken. (Funktion ab ams 5.0.0.59556 verfügbar)

  6. Wenn Sie ein anderes Schlagwort als das Zugriffsrecht Web-Anwender verwenden wollen, z.B. weil das Schlagwort PORTAL für Ihren Bestand unpassend ist:

    1. Tragen Sie das neue Schlagwort in das Feld “Schlagwort”

    2. Speichern Sie die Einstellung

       

    3. Klicken Sie auf “Dokumentenrechte migrieren” und alle Dokumente mit dem Zugriffsrecht “Web-Anwender (System)” erhalten das gesetzte Schlagwort

  7. Falls Sie Dokumente mit dem Zugriffsrecht “Web-Anwender (System)” in Ihren Bestand haben, die aber nicht über das entsprechende Schlagwort (üblicherweise PORTAL) verfügen.

    1. Klicken Sie auf “Dokumentenrechte migrieren” und alle Dokumente mit dem Zugriffsrecht “Web-Anwender (System)” erhalten das gesetzte Schlagwort.

Anmerkungen