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Grundlagen
Um den Postbestand zu öffnen, wählen Sie einen beliebigen Kunden aus. In der Kundenmaske können Sie anschließend den Postbestand im oberen Bereich aufrufen.
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Im Postbestand unten links befindet sich eine kleine Menüleiste mit den folgenden Funktionen (von links nach rechts):
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Ordner anlegen
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Unterschieden wird zwischen Standardordner und Einzelordner. Ein Standardordner ist in allen Postbeständen mit dem gleichen Kontext sichtbar (z. B. Ordner „Angebote“ am AMS-Objekt Vertrag).
Dabei können Einzelordner und Standardordner angelegt werden. Beachten Sie, dass leere Einzelordner spätestens beim Verlassen des Postbestandes gelöscht werden. Deswegen legen Sie nur einen Einzelordner an, wenn darin direkt ein Dokument abgelegt wird.
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Die Anlage von Standardordnern kann in einem beliebigen Postbestand erfolgen (z.B. Vertrag). Diese Ordner müssen nur einmalig angelegt werden und sind somit direkt in allen Verträgen sicht- und nutzbar.
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Ordner löschen
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Mit dieser Funktion wird der Ordner mit dem gesamten Inhalt gelöscht (Einzelordner). Ein Standardordner wird nur dann vollständig gelöscht, wenn auch in anderen Postbeständen keine Dokumente mehr in diesem Ordner abgelegt sind. Ist das nicht der Fall, so werden die Ordner, die noch Dokumente enthalten, als Einzelordner weitergeführt.
Ordnertyp ändern
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Über diesen Button können Sie den Typ (Einzel oder Standard) des markierten Ordners ändern.
Ordner/Dokumente verschieben
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Hiermit können ganze Ordner inkl. ggf. mehrerer Dokumente verschoben werden. Es ist zu beachten, dass beim Verschieben eines Ordners die darunter liegende Unterordnerstruktur mit verschoben wird, wenn die erste Option ausgewählt wird.
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Ordner umbenennen
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Bei Einzelordnern betrifft die Umbenennung nur den aktuellen Postbestand. Das Umbenennen von Standardordnern wirkt sich auf alle Postbestände aus.
Ordnerliste aktualisieren
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Per Klick können Sie die Ordnerliste aktualisieren. Dies ist ggf. nötig, wenn Strukturen an anderer Stelle bearbeitet wurden, die sich auf den aktuell geöffneten Postbestand auswirken.
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