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Der Postbestand dient als zentrale Ablage sämtlicher Dokumente und E-Mails (Versicherungsbestätigung, Rechnung, Nachtrag etc.) in mit einer individuell definierbaren Ordnerstruktur auf jeweiliger Ebene ( Ebene nach Objekten), die im Kontext der Ebene relevant sind. Einen Postbestand gibt es pro Partner, pro Vertrag eines Partners, pro Schaden eines Vertrags und pro Vorgang.
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Hinweis: Über Mandanten können verschiedene Unternehmensbereiche voneinander getrennt werden. Jeder Mandant verfügt über einen eigenen Postbestand, dessen Zugriff durch entsprechende Zugriffsrechte eingeschränkt sein kann. Der Postbestand eines Mandanten ist wie folgt zu finden: Systemverwaltung -> Einstellungen -> Reiter Mandanten / SEPA -> Aufruf Mandant -> Button Kontakt -> Button Postbestand. 
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Beachten Sie, dass der Komplettbestand hingegen nur auf der Kundenebene zu finden ist und alle Dokumente aller Postbestände enthält.
Zugriffsrechte für Dokumente
Vergabe der Zugriffsrechte:
Navigieren Sie zu “Organisation → Benutzer → Benutzer aufrufen → Reiter Zugriffsrechte”.
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Durch Klicken auf den Reiter Zugriffsrechte können Sie detaillierte Berechtigungen für einzelne Benutzer festlegen.
Zugriffsrechte bei der Dokumentenablage:
Bei der Ablage eines Dokuments kann frei definiert werden, für welche Benutzer oder Benutzergruppen das Dokument sichtbar sein soll.
Ansicht
Die Ansicht kann teilweise individuell je Benutzer eingestellt werden. Es stehen Filtermöglichkeiten zur Verfügung, um gezielt nach Dokumenten zu suchen. Die Listeneigenschaften lassen sich über die Werkzeugleiste im unteren Bereich konfigurieren.
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Zudem können die Ordner im linken Bereich individuell strukturiert werden, um eine übersichtliche Organisation zu gewährleisten.
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Um ein bereits abgelegtes Dokument mit einem anderen Postbestand zu verknüpfen, kann der können Sie den Button "Neue Verknüpfung" genutzt werdennutzen, um z.B. Dokumente, die für mehrere Verträge (z. B. Sammelvertrag) eines Kunden relevant sind, am Postbestand des Kunden sowie den Postbeständen der Verträge verknüpfen, um bei der Arbeit an den einzelnen Objekten die volle Übersicht zu haben.
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Die Verknüpfung kann kundenübergreifend genutzt werden, z.B. wenn ein Dokument für beide Ehepartner relevant ist, die als separate Kunden angelegt sind. |
In dem sich öffnenden geöffneten Dialogfenster ist wählen Sie mit Hilfe der Suchlupe auszuwählenaus, mit welchen Objekten das Dokument verknüpft werden soll. Nach der Auswahl wird die Ordnerstruktur dieses Objekts eingeblendet und man kann Sie können wählen, in welchem Verzeichnis des Postbestands das Dokument verknüpft werden soll.
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