Seit 27. November 2020 akzeptiert die öffentliche Verwaltung des Bundes keine Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen mehr.
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Hinweis Die assfinet GmbH ist keine Anwaltskanzlei, und kann somit keine Rechtsberatung anbieten. Die auf dieser Seite aufgeführten Hinweise und Anleitungen sind allgemeine Vorschläge, die vom Kunden für seine konkrete Anwendung umgesetzt und angepasst sowie geprüft werden müssen. Die Verantwortung hierfür liegt ausschließlich beim Kunden. Eine Gewähr für die Richtigkeit oder Vollständigkeit wird nicht übernommen. Es handelt sich um keine Rechtsberatung. Ggf. empfehlen wir die Prüfung durch Ihren Rechtsberater. Die ASSFINET GmbH behält sich vor, die auf auf dieser Seite aufgeführten Hinweise und Anleitungen jederzeit und ohne vorherige Ankündigung anzupassen oder zu aktualisieren. |
Ab dem 1. Januar 2025 dürfen alle Rechnungen im B2B-Bereich nur noch als E-Rechnung ausgestellt werden. Mithilfe von E-Rechnungen kann gewährleistet werden, dass Rechnungsdaten elektronisch übermittelt, empfangen und weiterverarbeitet werden können. Außerdem kann dank E-Rechnungen sichergestellt werden, dass die Daten mediuenbruchfrei weitergeleitet, d.h. ohne Verlust von Daten durch Medienwechsel.
Elektronische Rechnungen sind Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Das heißt, sie enthalten XML-Daten.
Achtung – eine gewöhnliche Rechnung, die Sie als PDF per E-Mail verschicken, ist keine E-Rechnung.
E-Rechnungen sind bereits verpflichtend, wenn Sie Rechnungen an diese Länder schreiben:
Baden-Württemberg
Bremen
Hamburg
Saarland
Mecklenburg-Vorpommern
Rheinland-Pfalz (seit1.1.2024)
Hessen (seit 17.4.2024)
In diesen Ländern ist die E-Rechnung noch nicht Pflicht:
Bayern
Berlin
Brandenburg
Niedersachsen
Nordrhein-Westfalen
Sachsen
Sachsen-Anhalt
Schleswig-Holstein
Thüringen
Einen einfachen Konverter von PDF in XRechnung gibt es leider nicht. Das liegt daran, dass eine XRechnung maschinenlesbare, strukturierte Daten enthält, die in der herkömmlichen PDF-Rechnung nicht enthalten sind.
XRechnung wurde auf Basis der Europäischen Norm EN 16931 entwickelt.
Seit 27. November 2020 akzeptiert die öffentliche Verwaltung des Bundes keine Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen mehr.
Ab dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zur E-Rechnung in allen B2B-Bereichen.
Bis zum 1. Januar 2027 gilt jedoch eine Überganzszeit (siehe unten).
Für eine automatisierte Prozessgestaltung ist der Versand und der Empfang von E‑Rechnungen über das europäische Netzwerk Peppol die beste Voraussetzung. Der Bund empfängt bereits heute E‑Rechnungen über diesen Übertragungsweg.
XRechnungen im ams aktivieren
Um XRechnungen zu aktivieren begeben Sie sich auf die Kundenmaske. Hier muss zwingend eine Leitweg-ID eingegeben werden. Woher bekomme ich eine Leitweg-ID? Wenn Sie einen Auftrag durch eine öffentliche Stelle erhalten, wird Ihnen die Leitweg-ID mitgeteilt werden. Falls dies nicht automatisch der Fall ist, fragen Sie direkt beim Auftraggeber nach, an welcher Leitweg-ID die XRechnung adressiert werden soll.
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Im nächsten Schritt wird dann im Feld “elektr. Rechnung” XRechnung ausgewählt. Dieses Feld finden Sie unter dem Feld “Leitweg-ID”.
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Danach können, wie gewohnt, die Rechnungen gebucht und gedruckt werden. Unter dem Button Vertrag / Postbestand sehen Sie dann Ihre XRechnung im XML-Format und RTF-Format zur weiteren Bearbeitung.
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Bei Rechnungen an den Bund über 1000 € ist also das Format XRechnung oder ZUGFeRd-Rechnung Pflicht.
Übergangsregelungen
Für von Anfang 2025 bis Ende 2026 ausgeführte B2B-Umsätze dürfen weiterhin Papierrechnungen übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem neuen Format entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig, allerdings ist hierfür (wie bisher) die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
Bis Ende 2027 gilt dies ebenfalls, allerdings mit dem Zusatz, dass der Rechnungssteller einen Vorjahresumsatz (Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 3 UStG) von max. 800.000 EUR hat.
Optionen zur Generierung von E-Rechnungen
Um eine E-Rechnung zur erstellen, haben Sie momentan einige Möglichkeiten.
Das System “XRechnung” wurde auf Basis der Europäischen Norm EN 16931 entwickelt, und wird in ams.5 bisher nur für die Rechnungsstellung an Behörden eingesetzt.
Weitere Hinweise finden Sie auch hier: Wie erzeuge ich eine XRechnung?
Darüber hinaus gibt es das System “ZUGFeRD”, dieses ist allerdings nicht mit ams.5 integriert.
Weiterführende Informationen
Weitere Informationen zur Umsetzung und Einführung der E-Rechnung finden Sie in folgenden Quellen:
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Noch Fragen? Ist etwas unklar geblieben? Sollten Sie noch weitere Fragen zu diesem Thema haben, die in diesem Artikel nicht behandelt oder erklärt wurden, wenden Sie sich gerne über unser Kundenportal an unseren Support. |