Wie erzeuge ich eine XRechnung?
- Teresa Kortmann
Inhaltsverzeichnis:
Ausgangssituation
Sie möchten gesetzeskonform mit der neuen E-Rechnung arbeiten, und elektronische Rechnungen ausstellen und verarbeiten können.
Voraussetzung für die Nutzung von XRechnungen ist, dass bereits über das ams-Rechnungswesen Kundenrechnungen erstellt werden.
Lösung
Mithilfe des Formats “XRechnung” können Sie Ihre Rechnungen aus ams.5 heraus bequem digitalisieren und für die elektronische Weiterverabeitung ausgeben.
Bitte beachten!
Mit ams.5 können Sie ausschließlich das System “XRechnung” nutzen. Das vergleichbare Tool “ZUGFeRd” kann nicht eingesetzt werden.
Vorgehen
Öffnen Sie den Datensatz des Kunden, für den Sie XRechnungen aktivieren wollen. Die für die XRechnung relevanten Felder sind “Leitweg-ID” und “elektr. Rechnung” auf der Karte “Allgemein”.
Dabei gilt es zu beachten, dass die Leitweg-ID nur dann benötigt wird, wenn eine E-Rechnung an eine Behörde ausgestellt werden soll. Nur dann erhalten Sie auch eine entsprechende ID. Für “gewöhnliche” E-Rechnungen ist dieses Feld optional.
Wählen Sie im Feld “elektr. Rechnung” “XRechnung” aus, und klicken Sie auf “Speichern”.
Die XRechnung ist nun für diesen Kundendatensatz aktiviert.
Danach können, wie gewohnt, die Rechnungen gebucht und gedruckt werden. Unter dem Button “Vertrag > Postbestand” sehen Sie dann Ihre XRechnung im XML-Format und RTF-Format zur weiteren Bearbeitung.
Anmerkungen
Die XRechnung im XML-Format wird zusätzlich zu der normalen Rechnung im RTF-Format erstellt.
Einen einfachen Konverter von PDF in XRechnung gibt es leider nicht. Das liegt daran, dass eine XRechnung maschinenlesbare, strukturierte Daten enthält, die in der herkömmlichen PDF-Rechnung nicht enthalten sind.
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