Wie plane ich Rechnungswesen-Drucke im Hintergrund?

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Last updated: Nov. 21, 2024
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Inhaltsverzeichnis:

Ausgangssituation

Für große Rechnungsläufe sollten Sie bis zum Abrechnungsdruck längere Wartezeiten einplanen. Auch für größere Gesellschafts- und Vermittlerabrechnungen ist das so der Fall.

Lösung

Es wird Empfohlen, Druckausführungen im Hintergrund zu planen. Die Aufträge werden damit über den ams-Dienst “Geplante Aufgaben” am Server ausgeführt.

Hinweis: Auf dem Server muss WORD installiert sein damit das möglich ist. Die Drucke werden mit Ausführung der Aufgabe im Postbestand des AMS gespeichert.

Vorgehen

Anlegen eines Druckauftrags für die Druckausführung im Hintergrund

  1. Rufen Sie „Rechnungswesen, Rechnungen und Mahnungen drucken“ und zur Selektion die Option der Dokumentenerstellung „Erstellung im Hintergrund planen“ auf.

  2. Markieren Sie die Rechnungen in der Liste, und rufen Sie „Druck im Hintergrund planen“ auf.

  3. Es kann ein Name für den Druckauftrag „generiert“ werden und der Auftrag mit dieser Benennung eingestellt werden.

    Die Rechnungen werden damit aus der Druckliste entfernt. Alle Abrechnungen sind zur Drucksteuerung nun mit 1 gekennzeichnet, und stehen zur Druckausführung bereit.

Verarbeitung der fertiggestellten Drucke

Nach Fertigstellung der Druckaufträge ist die Drucksteuerung auf 3 geändert.

Die Drucke sind nun über „Rechnungswesen, Rechnung und Mahnungen drucken“ zur Option „Fertige Dokumente jetzt verarbeiten“, oder wenn der E-Mail-Versand zum Rechnungsdruck aktiviert wurde, über „Fertige Dokumente jetzt per Email versenden“ möglich.

Es wird damit auf die Dokumente im Postbestand zugegriffen und ein Dokument aller Abrechnungen zum Druck geöffnet. Die Drucksteuerung wird auf 4 geändert.
Als weitere Druckoption steht „Markierte Dokumente klassisch neu erzeugen und drucken“ zur Verfügung, die aber für den Aufruf der fertiggestellten Dokumente nicht zu verwenden ist, da dann zur Standardbrief-Vorlage neu erstellt wird.

In Abrechnungsjournals und Offener Posten Liste können Druckstatus und Name des Druckauftrags eingeblendet werden.

Sofern Druckaufträge fehlschlagen, oder  bei Druckverarbeitung nicht entsprechend zum Status angepasst werden, kann eine Rücksetzung/Statusanpassung über die folgenden Datenbankskripte erfolgen. Sie können über „Hilfe, Support-Script ausführen“ eingespielt werden.

Alle_geplanten_Druckaufträge_zurücksetzen.amsscript
Alle_zum_Druck_anstehenden_Druckaufträge_als_zum_Druck_ausgeführt_kennzeichnen.amsscript

Weiterführende Informationen

Hilfreiche Artikel zum Maklerinkasso finden Sie hier:

Wie kann ich Mahnkarenzen und Mahnstopps definieren?

Wie kann ich Mahnläufe zurücksetzen?

Noch Fragen? Ist etwas unklar geblieben?

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