Ausgangssituation

Sie möchten vordefinierte Mahnkarenzen und Mahnstopps eingeben, und somit automatisch Verträge, Kunden und Abrechnungen für etwaige Mahnungen vormerken.

Lösung

Im AMS können für ausgeführte und gedruckte Rechnungen Zahlungserinnerungen erstellt werden. Ebenso können Sie Mahnstopps definieren, um Mahnungen für vorgegebene Zeiträume auszusetzen.

Vorgehen

Mahnkarenzen

Über “Systemeinstellungen > Mahnparameter” können entsprechende Karenzen, sowie eine Vorbelegung für ggf. zu berechnende Mahngebühren eingestellt werden:

Open

Der Aufruf der Parametereinstellungen ist über „Systemverwaltung“ und über die Druckliste möglich.

Open

Zur Karenz kann für Mahnungen zwischen Erst- und Folgeprämien differenziert werden. Mahngebühren werden pro Mahnlauf bzw. Mahnung erhoben. Im Standard ist die Vorbelegung auf „Sammelmahnung pro Kunde“ eingestellt. Eine Umstellung auf Einzelmahnung ist allerdings möglich. Ab einer zukünftigen Version können auch pro Sammelvertragsnummer Mahnungen eingestellt werden.

Die Einstellung zur Kunden-Sammelmahnungen kann über “Systemverwaltung, Einstellungen - Erweitert - Systemeinstellungen” im Parameter “SAMMELMAHNUNG” auf Einzelmahnung umgestellt werden:

Wenn nur 1. Mahnungen für säumige Rechnungen anstehen, kann in den Einstellungen festgelegt werden, dass keine Gebühren erhoben werden sollen. Dazu ist die Option „Mahngebühren für die erste Mahnung erheben“ zu deaktivieren.

Die Karenz zum Mahnlauf errechnet sich für die 1. Mahnung aus dem späteren Datum aus Druck- und Fälligkeitsdatum. Im folgendem Beispiel beginnt die Karenz also am 01.07.2022

und in folgendem am 13.06.2022:

Setzen eines Mahnstopps

Mahnstopps können in den Kundendaten, im Vertrag und zu jeder Abrechnung einzeln gesetzt werden. Der Mahnstopp zu einer Abrechnung ist immer vorrangig bewertet, auch dann, wenn das Datum vor dem Datum zum allgemeinen Mahnstoppp in den Kundendaten liegt.

Im Kunden

In den Kundendaten wird der Mahnstopp auf dem Reiter “Allgemeines” eingetragen:

Im Vertrag

Wird ein Mahnstopp im Vertrag im Reiter “Sonstiges” eingetragen, wird dieser NICHT auf etwaige Abrechnungen angewendet.

Der Mahnstopp im Vertrag ist optional, und dient lediglich als Vorbelegung für die Abrechnungserstellung.

In der Abrechnung

Wenn zum Kunden ein Mahnstopp angegeben ist, wird dieses Datum über „Bearbeiten“ zur Abrechnung vorbelegt. Es kann jedoch abweichend auf ein anderes Datum geändert werden. Nach dem Speichern ist der Mahnstopp für die Abrechnung festgeschrieben. Durch die Änderung des Mahnstopps beim Kunden, ist diese Abrechnung dann also nicht mehr betroffen.  

Zum Mahnstopp-Datum kann eine Bemerkung (Kommentar) angegeben werden, über den Abrechnungen dann auch selektiert werden können. Kommentare können über eine Auswahlhilfe vordefiniert werden.

In den Listen für Abrechnungen und Offene Posten können Mahnstopps über die Felder „Mahnstopp bis“ (Mahnstopp zum Kunden) und „Mahnstopp Abrechnung“ angezeigt werden. Über das Feld „Mahnstopp bis“ wird also der festgeschriebene Mahnstopp zur Abrechnung nicht zu erkennen sein:

Mit Erreichen des Mahnstopp-Datums, vorausgesetzt die Abrechnung steht gem. Karenzeinstellung zum Mahndruck an, wird sie im Mahnlauf erscheinen.

Anmerkungen