Wie werden Mahnungen in ams.5 gedruckt?
- Fabian Ulrich
- Franziska Schneider
- Teresa Kortmann
Inhaltsverzeichnis:
Ausgangssituation
Sie möchten eine Mahnung in ams.5 erstellen/drucken.
Lösung
Im globalen Reiter “Rechnungswesen” unter dem Reiter “Rechnung und Mahnungen drucken” können Sie eine Mahnung drucken.
Vorgehen
Hinweis: Es werden standardmäßig Sammelmahnungen erstellt, d.h. alle offenen Fälligkeiten des Kunden werden auf einem Dokument gemahnt. Im Folgenden wird ein Beispieldokument dargestellt:
Um eine Mahnung in ams.5 zu drucken, öffnen Sie im globalen Reiter “Rechnungswesen” den Menüpunkt “Rechnungen und Mahnungen drucken”.
Geben Sie im Selektionsdialog die gewünschten Kriterien an.
Dokumentenerstellung:
Klassischer Modus: Das System erzeugt Rechnungen sofort im Vordergrund, sodass währenddessen keine anderen Aktionen möglich sind. Die erstellten Rechnungen werden im Posteingang abgelegt. Zudem wird eine Druckdatei mit allen ausgewählten Rechnungen generiert und nach Abschluss automatisch geöffnet. Je komplexer das Rechnungsformular, desto länger dauert der Vorgang. Alternativ können die Rechnungen auch per Mail versendet werden.
Erstellung im Hintergrund planen: Ausgewählte Abrechnungen erhalten einen Marker und werden erzeugt, sobald das System im Hintergrund über ausreichende Kapazitäten verfügt. Der Rechnungsdruck wird dadurch zu einer geplanten Aufgabe, die in der Systemverwaltung unter „Geplante Aufgaben“ verwaltet wird. Falls eine Rechnung zuvor manuell erstellt wird, wird sie automatisch von der geplanten Aufgabe ausgenommen. Dabei ist zu beachten, dass jeder geplanten Aufgabe ein eindeutiger Name, beispielsweise bestehend aus Username und Uhrzeit, zugewiesen und die Aufgabe im Dialogmenü angelegt werden muss.
Fertige Dokumente jetzt verarbeiten/per Mail versenden: Im zweiten Schritt kann die Erstellung der Rechnungen im Hintergrund geplant werden. Dabei werden die Rechnungen lediglich erzeugt, jedoch keine Druckdatei generiert. Dies ermöglicht es, fertig erstellte Rechnungen gezielt auszuwählen und entweder aus einer Datei zu drucken oder per Mail zu versenden. Die Rechnungen werden im Posteingang des jeweiligen Kunden abgelegt. Zusätzlich kann über einen System-Key festgelegt werden, dass ein Link zum Rechnungsdokument auch im Postbestand des entsprechenden Vertrags hinterlegt wird.
Hinweis: Das Druckdokument wird standardmäßig in Word erzeugt. Alternativ kann als Druckdatei eine PDF erstellt werden. Gehen Sie dazu auf “Einstellungen → Rechnungswesen” und setzen Sie den entsprechenden Haken.
Solange eine Rechnung noch nicht gedruckt ist, kann diese im Abrechnungsjournal noch gelöscht werden. Beachten Sie zudem, dass die Rechnung standardmäßig im Postbestand des Vertrags abgelegt wird.
Nach der Selektion der auszudruckenden Rechnungen werden hier die relevanten Dokumente druckfertig aufbereitet.
Mahnkarenzen und Mahnstopps
Über den Reiter “Mahnparameter” werden drei Mahnstufen angezeigt. Dabei bezieht sich die Mahnkarenz auf das größere Datum von Druck- und Fälligkeitsdatum. Ob eine Abrechnung mit den eingestellten Karenzen mahnungspflichtig ist, wird bei der Selektion des Mahnungsdrucks geprüft.
Ein Mahnstopp kann über das Abrechnungsjournal aktiviert werden, indem Sie die Abrechnung aufrufen und das Mahnstopp-Feld ausfüllen. Das Ablaufdatum wird automatisch berücksichtigt, sodass keine manuelle Anpassung erforderlich ist.
Weiterführende Informationen
Detaillierte Hinweise und eine Anleitung zur Definition der unterschiedlichen Mahnkarenzen und Mahnstopps finden Sie in folgendem Artikel:Wie kann ich Mahnkarenzen und Mahnstopps definieren?
Anmerkungen
Bitte beachten Sie, dass ab der ams.5 Release Version 5.0 Mahnungen nicht mehr für einzelne, unbezahlte Rechnungen erstellt werden. Stattdessen erfolgt die Erststellung über Partnerkonten, sodass alle ausstehenden Abrechnungen eines Partners in einer Sammelmahnung zusammengefasst werden.
Sollten Sie dennoch Einzelmahnungen verschicken wollen oder müssen (d.h. Partner für einzelne offene Posten mahnen wollen, ohne, dass alle offenen Fälligkeiten auf dem Formular ausgewiesen werden), wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Support. Unsere Teams richten gerne mit Ihnen die benötigten Änderungen im Formularwesen und der Software ein.
Wenn Sie mit ams.5 in der Pro-Version arbeiten, kann die Erstellung von Mahnungen per Geplante Aufgabe automatisiert werden.
Weiterführende Informationen
Hilfreiche Artikel zum Thema Mahnungen:
Wie kann ich Mahnläufe zurücksetzen?
Wie kann ich Mahnkarenzen und Mahnstopps definieren?
Was tun, wenn eine erstellte Rechnung nicht unter "Rechnungen/Mahnungen drucken" erscheint?
Noch Fragen? Ist etwas unklar geblieben?
Sollten Sie noch weitere Fragen zu diesem Thema haben, die in diesem Artikel nicht behandelt oder erklärt wurden, wenden Sie sich gerne über unser Kundenportal an unseren Support.