Wie erfolgt das Ausbuchen von Kleinstdifferenzen bei erhaltenen Zahlungen?
- Fabian Ulrich
- Teresa Kortmann
Inhaltsverzeichnis:
Ausgangssituation
Bei der Zahlung eines Kunden treten Kleinstdifferenzen zur Rechnungsstellung auf, welche Sie durch Ausbuchen verarbeiten können. Dies stellt einen außerordentlichen Aufwand oder Erlös in Ihrer Buchhaltung dar. Dabei bleiben die Sollstellungen unverändert, und die Abrechnung der Zahlungsdifferenzen der Beträge und Courtagen erfolgt wie gebucht mit Gesellschaft und Vermittler.
Lösung
Unter dem Menüpunkt “Rechnungswesen” können Zahlungen von Kleinstdifferenzen ausgebucht werden.
Vorgehen
1. Der Kunde hat zu wenig gezahlt
Nehmen wir an, der Rechnungsbetrag beträgt 1.345,98 € und der Kunde überweist 1.345,89 €. Es entsteht eine Zahlungsdifferenz von 0,09 €, auf dessen Nachforderung verzichtet werden soll.
Ändern Sie zur Zahlungsbuchung auf den tatsächlich überwiesenen Betrag:
Nach der Bestätigung zur Buchung erscheint folgende Abfrage, in der das Ausbuchen der Differenz bestätigt werden kann.
Der Betrag wird auf das AMS-Standardkonto “Konto - Betragsdifferenzen” mit dem Sonderkonto-Kennzeichen 43 ausgebucht. Existiert dieses Konto noch nicht, wird es selbständig angelegt. Eine Fibu-Kontonummer muss in dem Fall über “Systemverwaltung, Konten” noch angegeben werden, falls die Buchungsverarbeitungen aus dem AMS an eine Finanzbuchhaltung übergeben werden sollten.
2. Der Kunde hat zu viel gezahlt
Es wurden 1.345,89 € berechnet, der Kunde überweist 1.345,98 €. Es entsteht eine Überzahlung von 0,09 €, die nicht in gleicher Weise wie eine Unterzahlung ausgeglichen werden kann.
Die Prämienrechnung wird auch bei einer Überzahlung zunächst gesperrt bleiben, bis eine Rückzahlung des zu viel gezahlten Betrages erfolgt ist, oder die Differenz anderweitig ausgeglichen wird.
A. Mit dem Kunden wird vereinbart, dass die Differenz zurück überwiesen werden soll
Die Rückzahlung kann erfolgen, wenn das Bankkonto zur Rücküberweisung in Kunden- oder Vertragsdaten angegeben wird, bzw. dort bereits existiert. Die entstandene Überzahlungs-Gutschrift muss dazu auf die Zahlungsart EZV umgestellt werden. Im nächsten SEPA-Überweisungslauf wird die Differenz zurück überwiesen. In einem solchen Fall kann ggf. der bei Umstellung übergebene Standard-Verwendungszweck über "Bearbeiten" zur Abrechnung geändert werden.
B. Mit dem Kunden wird vereinbart, dass auf Rückzahlung oder die Verrechnung des Guthabens mit einer zukünftigen Rechnung komplett verzichtet werden kann.
Wenn der Kunde auf die weitere Berücksichtigung oder Rückzahlung der Zahlungsdifferenz verzichtet, kann sie wie folgt ausgebucht werden.
Legen Sie über "Systemverwaltung, Konten" ein "Bank"-Konto für das Ausbuchen von Kleinstdifferenzen zur Überzahlung an, sollte es noch nicht existieren. Geben Sie als Fibu-Bankkonto ein Konto für außerordentliche Erlöse an. Häufig werden Kleinstdifferenzen unabhängig davon, ob es sich um einen Erlös oder Aufwand handelt, auf einem Fibu-Konto gesammelt und erst beim Jahresabschluss entsprechend bewertet. Sollte das so gewünscht sein, geben Sie bitte die gleiche Kontonummer an, die Sie auch zum "Konto – Betragsdifferenzen (Sonderkonto-Kz. 43)” angegeben haben, das dann existiert, wenn bereits eine Unterzahlung wie unter A beschrieben ausgebucht wurde.
Beispiel:
Markieren Sie in der Offenen-Posten-Liste alle Abrechnungen zu Überzahlungen mit Kleinstdifferenzen und rufen Sie "Markierte buchen" auf:
C. Der Kunde bittet um Berücksichtigung der Zahlungsdifferenz für eine andere offene Rechnung, ggf. auch zukünftige noch nicht existierende.
Wenn es noch eine offene Rechnung gibt, kann die überzahlte Abrechnung über “Rechnung/Gutschrift verrechnen” verrechnet werden.
Wenn nicht, kann wie folgt vorgegangen werden, um den Überzahlungsbetrag auf dem Kundenkonto gutzuschreiben, und Prämie und Courtage zur überzahlten Rechnung mit Gesellschaft und ggf. Vermittlern abzurechnen.
Buchen Sie die überzahlte Rechnung gegen ein “Verrechnungskonto” aus, das auch als Bankkonto angelegt sein muss.
Rufen Sie nun “Vorauszahlung buchen” und legen Sie zum Kunden und dem Verrechnungskonto, das Sie zum Ausbuchen der “Zahlung” angegeben haben, eine “Verbindlichkeit” an. Die so angelegte Gutschrift kann mit einer späteren Rechnung verrechnet werden.
Beispielhaft könnte also eine nächste Rechnung nach der ausgeführten Verrechnung wie folgt an den Kunden überlassen werden:
Zum Beispiel der Unterzahlung kann zwischen unterschiedlichen Optionen gewählt werden:
Es kann weder mit Gesellschaft noch Vermittler abgerechnet werden. Die Positionen bleiben gesperrt, weil nicht der komplette Abrechnungsbetrag gezahlt ist.
Die Positionen bleiben weiterhin gesperrt. Es wird aber eine Teilzahlungsverrechnung eingestellt, die zum Zahlungsbetrag direkt abgerechnet werden kann. Nach dem Eingang der Schlusszahlung wird diese "Vorschusszahlung" zur Rechnung wieder belastet und die Komplettbeträge abgerechnet.
Die Zahlungsdifferenz wird mit einer zusätzlichen Buchung gegen "Betragsdifferenzen" ausgebucht und die Positionen zu Abrechnung freigegeben. Sollte wegen eines Fehlers bei der Verarbeitung die Zahlungsbuchung storniert werden müssen, wird IMMER auch die Buchung zur Betragsdifferenz storniert, die im Zuge der Zahlungsbuchung bestätigt wurde.
Die unter C beschriebene “Parken” von eigentlich noch offenen Beträgen auf dem “Kundenkonto”, damit die Abrechnung mit Gesellschaft und ggf. Vermittler möglich ist, kann natürlich auch für andere Sachverhalte angewendet werden. Eigentlich immer dann, wenn schon mit GS und VM abgerechnet werden soll, obwohl die Kundenabrechnung noch nicht zur Zahlung ausgeglichen ist.
Das ist selbstverständlich auch in beide Zahlungsrichtungen möglich. Wenn eine Rechnung schon abgerechnet werden soll, obwohl der Kunde noch nicht gezahlt hat, kann das über eine Vorauszahlungs-Forderung in gleicher Weise abgebildet werden.
Weiterführende Informationen
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