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In ams haben Sie die Wahl zwischen zwei Varianten der E-Mail-Unterstützung:
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Neben den üblichen E-Mail-Funktionen zum Einlesen und Archivieren von E-Mails aus externen Programmen, haben Sie die Möglichkeit, über einen integrierten E-Mail-Client direkt E-Mails zu senden und zu empfangen, einschließlich Vertragsserien-E-Mails und Abrechnungen. Versendete E-Mails werden automatisch dem jeweiligen Objekt (z.B. Vertrag) im Postbestand zugeordnet, während eingehende E-Mails im Dokumenteneingang abgelegt werden.
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Hinweis |
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Sollten in Ihrem ams Funktionen fehlen, die hier beschrieben sind, wenden Sie sich bitte an unseren Vertrieb, um die |
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Lizenzanpassung vorzunehmen. Diese ist möglicherweise auch für das Dokumentenmanagementsystem (DMS) erforderlich. |
Wenn Sie keine Lizenz für das DMS-Modul haben, steht Ihnen lediglich eine eingeschränkte E-Mail-Funktionalität zur Verfügung. Der Versand von E-Mails ist auch ohne DMS-Modul möglich, allerdings mit Einschränkungen.
Eintragen des Absenders der E-Mail
Zur Nutzung der E-Mail-Mailfunktion Funktion in ams sollten Sie zunächst sicherstellen, dass der Benutzer eine E-Mailadresse Mail-Adresse hinterlegt hat. Wählen Sie hierzu unter „Datei ->Organisation->Benutzer“ → Organisation → Benutzer“ den entsprechenden Benutzer aus und tragen sie Sie unter „Benutzerdaten“ im Feld „Haupt-E-Mail-Adresse“ die E-Mailadresse Mail-Adresse des Benutzers ein.
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Konfiguration für die im ams integrierte Lösung
Zur Nutzung der E-Mailfunktion Mail-Funktion ist es notwendig bestimmte Einstellungen vorzunehmen.
Hier finden sie alle wichtigen Einstellungen zur Verbindung mit ihrem E-Mail-MailserverServer. Sie können hier den Versand sowie den Empfang von E-Mails getrennt voneinander aktivieren.
Zunächst müssen Sie im oberen Bereich die Option „AMS EmailE-Mail-Client für den Emailversand E-Mail-Versand aktivieren“ auswählen. Dadurch erfolgt der Versand von E-Mails über das ASSFINET MVP ams anstelle eines Drittprogramms wie Outlook. Es ist wichtig, die Informationen zum Server (SMTP), Port, Benutzernamen und Kennwort anzugeben.
Darunter haben Sie die Möglichkeit, den Mailabruf direkt ins ASSFINET MVP ams über die Funktion „Emails „E-Mails über den AMS EmailE-Mail-Client abrufen“ einzurichten. Auch hier sind die Daten Ihres Mailservers erforderlich.
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In den meisten Fällen ist es zudem notwendig, das Häkchen bei „Anmeldung erforderlich“ zu setzen, um den Versand von E-Mails zu ermöglichen.
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Rechts oben können Sie ihre Ihre Signatur einstellen, welche dann beim Versenden einer E-Mail automatisch ans Ende angehängt wird
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Falls auf Ihrem Mailserver schon einige (ältere) Emails E-Mails liegen, können Sie mit der Option „nur Emails E-Mails der letzten X Tage abholen“ den Mailabruf einschränken.
Nun haben Sie alle notwendigen Schritte getätigt, um aus dem ams komfortabel E-Mails versenden und abrufen zu können.
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Wichtiger Hinweis: |
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Da das ams direkt mit Ihrem Mailserver kommuniziert, müssen Sie hier Daten wie Serveradresse, Port und Zugangsdaten hinterlegen. Falls Sie keine Kenntnis über diese Angaben haben, kontaktieren Sie bitte Ihren EDV-Betreuer oder den Anbieter ihres E-Mail- |
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Kontos. Assfinet kann hier leider keine Hilfestellung geben, da wir auf diese Daten keinerlei Zugriff haben. Ziehen Sie ggf. die Einstellungen Ihres bisherigen Mailsystems (bspw. Outlook) zu Rate. |
Konfiguration für die Lösung über ein externes E-
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Mail-Programm
Alternativ zum oben genannten System gibt es noch eine weitere Möglichkeit, E-Mails in Ihr ams zu integrieren. Dabei ist zu beachten, dass ein ein entsprechendes E-Mail-MailprogrammProgramm(Outlook oder David Info Center) installiert sein muss.
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Wählen Sie die hier die Schnittstelle und Ihr entsprechendes E-Mailprogramm Mail-Programm aus, die Sie mit ams verbinden möchten. Klicken sie Sie anschließend auf das Ordnersymbol, um den Ordner auszuwählen, welchen Sie importieren möchten. Hier ist zu empfehlen, vorher im entsprechen E-Mailprogramm Mail-Programm einen eigenen Ordner anzulegen, der nur für den Import in bestimmt ist.
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Wählen Sie nun den entsprechenden Ordner aus und Bestätigen bestätigen Sie mit „Übernehmen“. Wenn die E-Mails nach dem Import in den Archivordner verschoben werden sollen um doppelten Import von E-Mails zu vermeiden, wählen sie Sie rechts den entsprechenden Punkt aus. Geben Sie zudem den Ordner an, in welchen die importierten E-Mails verschoben werden sollen.
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Nun können Sie im Dokumenteneingang unter “Zusatz ->E→ E-Mails importieren” die entsprechenden E-Mails aus Ihrem vorhin angegebenen Ordner importieren.
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E-Mail im Namen von anderen versenden
in In ams haben Sie die Möglichkeit, E-Mails im Namen von anderen zu versenden. Dafür muss einerseits in der Rechtezuordnung das entsprechende Recht ausgewählt werden.
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Andererseits muss in den Einstellungen unter “E-Mail” die allgemeine Einstellung ausgeschaltet werden.
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E-Mail-Versand im Testsystem
Achten Sie darauf, eine Kopie auf dem Server zu belassen. Ansonsten werden original Mails aus dem Outlook gelöscht.
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Anmerkungen
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