Benutzerverwaltung
- Teresa Kortmann
- Fabian Ulrich
Inhaltsverzeichnis:
Ausgangssituation
Sie wollen für einen Benutzer Konfigurationsmöglichkeiten vornehmen.
Wichtige Informationen zum Benutzer
Am Benutzer sind beispielsweise Dashboard-Konfigurationen, Absenderinformationen in Briefen oder die Integration mit Outlook verknüpft.
Es ist wichtig zu unterscheiden, welche Daten pro Benutzer gespeichert werden, wie etwa das Dashboard, und welche Einstellungen individuell festgelegt werden können. Dazu zählen beispielsweise das Passwort, die gewünschten Hinweise, die Verwaltung verschiedener Rechte und weitere Optionen. Auch Cloud-Konten und Benutzerdaten für Concenter werden hier erfasst.
Für die Cloud zur Dokumentenabholung und auch z.B. zum Einlesen von GDV Daten macht es Sinn einen eigenen Benutzer anzulegen. Während Dokumente abgeholt oder Daten eingelesen werden, kann so mit den "normalen" Benutzern weiterhin produktiv gearbeitet werden.
Lösung
Um Konfigurationsmöglichkeiten vornehmen zu können, finden Sie im Anpassungsbereich für den Benutzer unter “Organisation->Benutzer” diverse Anpassungsoptionen.
Bereiche
Im Anpassungsbereich erscheinen verschiedene Reiter, mit denen Sie zu den unterschiedlichen Anpassungsbereichen gelangen können.
Benutzerdaten
Hilfreiche Informationen zu den Benutzerdaten finden Sie hier:
Welche Einstellungen kann ich unter "Benutzerdaten" vornehmen?
Rechteverwaltung/Benutzerprofile
Weiterführende Informationen zu den Benutzerrechten finden Sie in den folgenden Artikeln:
Wie weise ich einem Benutzer ein bestimmtes Recht in ams.5 zu?
Wie finde ich das gewünschte Benutzerrecht?
Es werden fehlende Dokumentenrechte angezeigt
Wie kann ich in ams einen neuen Benutzer anlegen?
Wie richte ich ein Benutzerprofil ein?
Wie können Benutzer den Dokumenteneingang anderer Benutzer einsehen?
Hinweisdialoge
Im ams können Sie in vielen Fällen - wie hier beim Löschen von mehreren markierten Dokumenten - den Rückfragedialog abschalten.
Über die Seite "Hinweisdialoge" können Sie bei Bedarf die von Ihnen abgeschalteten Rückfragedialoge wieder aktivieren.
Unter “Zeiterfassung” können Sie angeben, ob Benachrichtigungen in einem Hinweisfenster angezeigt werden, welches sich selbstständig wieder schließt, oder ob ein Dialog geöffnet wird, in dem die Kenntnisnahme bestätigt werden muss.
Einstellungen
Auf der Seite „Einstellungen“ im Benutzerdialog können Sie für den DMS-Posteingang der einzelnen Benutzer ebenfalls Berechtigungen festlegen.
Diese Berechtigungen gelten für alle Dokumente im DMS-Posteingang des jeweiligen Benutzers. Nur Benutzer mit den entsprechenden Rechten haben Zugriff auf die hier gespeicherten Dokumente und können sie einsehen und öffnen.
Über die Schaltfläche ”Bearbeiten” können Sie zusätzliche Dokumentenzugriffsrechte ergänzen, umbenennen und falls sie noch keinem Benutzer/Benutzerprofil oder Dokument zugeordnet sind, auch löschen.
Einstellungen 2
Auf der Seite “Einstellungen 2” können Sie weitere Anpassungen, beispielsweise zur Startseite, vornehmen.
Weiterführende Informationen zum Bereich “E-Mail” finden Sie hier:
Was kann ich im Bereich "E-Mail" anpassen?
Synchronisation
Hilfreiche Informationen zum Bereich “Synchronisation” finden Sie hier:
Wie kann ich Kontakte und Termine synchronisieren?
Cloud Konten
Hier können Sie die Office 365 Anbindung (mit Terminen, Kontakten und Aufgaben), die Google Anbindung (mit Terminen und Aufgaben) und die concenter Anbindung einrichten. Geben Sie die dafür erforderlichen Benutzerdaten ein.
Externes DMS
Unter dem Reiter “Externes DMS” haben Sie u.a. die Möglichkeit, die Option zu aktivieren, den Posteingang, beim Öffnen, automatisch mit dem eingerichteten, externen DMS abzugleichen.
Zudem können Sie im unteren Bereich ELO-Einstellungen vornehmen. Geben Sie dafür die entsprechenden Kenndaten ein.
Erläuterung ELO
ELO (elektronische Leitz Ordner) ist eine Software, welche einem eine zentrale Ablage aller Geschäftsdokumente zur Verfügung stellt. Diese sind schneller auffindbar und Sie können deutlich effizienter arbeiten. Die Ablage und Organisation geschieht ähnlich wie bei der klassischen, papierbasierten Dokumentenverwaltung. In einem virtuellen Archiv stehen Schränke, in denen sich Ordner mit Registern befinden, die vom Anwender gefüllt und verwaltet werden.
Volltextsuche
Die Volltextsuche ermöglicht es, den gesamten Inhalt der ausgewählten Tabellen nach bestimmten Begriffen oder Textstellen zu durchsuchen. In dieser Ansicht können Sie festlegen, welche Tabellen für die Volltextsuche zugelassen sind. Verschieben Sie dazu die gewünschten Tabellen aus der Liste der möglichen Tabellen in die Liste der zugelassenen Tabellen. So bestimmen Sie, welche Datenquellen bei der Suche berücksichtigt werden sollen.
Dokumentenvorschau
Die Dokumentenvorschau ist eine Funktion innerhalb einer Software, die es Ihnen ermöglicht, den Inhalt von Dateien zu betrachten, ohne diese vollständig in einem entsprechenden Programm öffnen zu müssen. Dadurch können Sie schnell einen Überblick über den Inhalt von Dokumenten wie PDF-Dateien, Word-Dokumenten, Excel-Tabellen und anderen Dateitypen erhalten.
Die Vorschau kann entweder direkt in der Software integriert sein oder über externe Programme bereitgestellt werden, insbesondere wenn es sich um nicht unterstützte Dateiformate handelt.
Das hochgeladene Bild zeigt eine Konfigurationsseite für die Dokumentenvorschau mit verschiedenen Optionen:
Externe Vorschau manuell oder automatisch aktivieren
Verschiedene Einstellungen zur Vorschau von Bilddateien
Eine Option für die XML-Vorschau, bei der der Internet Explorer zur Darstellung verwendet wird.
Anmerkungen
Achtung: Bei der Neuanlage ist es wichtig, zuerst den Benutzernamen einzugeben, bevor Sie die Daten speichern. Andernfalls kann das System die Informationen nicht speichern.
Noch Fragen? Ist etwas unklar geblieben?
Sollten Sie noch weitere Fragen zu diesem Thema haben, die in diesem Artikel nicht behandelt oder erklärt wurden, wenden Sie sich gerne über unser Kundenportal an unseren Support.