Wie kann ich Kontakte und Termine synchronisieren?
- Fabian Ulrich
Inhaltsverzeichnis:
Synchronisation
Das ams bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Kontakte und Termine mit verschiedene Systeme abzugleichen. Dabei stehen Ihnen Microsoft Outlook und Tobit in der aktuellen Version zur Verfügung.
Konfiguration der Synchronisation
Die Einstellungen für die Synchronisation mit den zur Verfügung stehenden Systemen wird über die Einstellungen des jeweiligen Benutzers vorgenommen. (Organisation->Benutzer->Synchronisation)
Einstellungen für Termine
Hier können Sie festlegen, ob die Termine dieses Benutzers synchronisiert werden sollen und mit welchem System diese abgeglichen werden.
Die Einstellung „Keine Ereignisse synchronisieren, die älter als X Tage“ bezieht sich hierbei auf die letzte vorgenommene Änderung an dem jeweiligen Termin. In der gezeigten Konfiguration würden alle Termine, die in den letzten 30 Tagen geändert wurden, mit Google synchronisiert werden.
Wenn die Termine mit der ams Cloud synchronisiert werden, haben Sie die Möglichkeit festzulegen, wie im Falle eines Konflikts verfahren werden soll:
“lokale Version beibehalten” - Wurde ein Termin in ams geändert, wird die Änderung immer in die Cloud übertragen. Dabei werden Änderungen in der Cloud ggf. überschrieben.
“entfernte Version übernehmen”- Wurde ein Termin in ams geändert, wird die Änderung immer in ams übernommen. Dabei werden Änderungen in ams ggf. überschrieben.
Die Konfigurationsdialoge für die einzelnen Systeme, die unter dem Menüpunkt “Konfiguration” erreichbar sind, werden im Folgenden beschrieben.
Einstellungen für Kontakte
Es gibt diverse Optionen für Outlook und Tobit:
Für Kontakte gibt es im ams umfangreiche Filtermöglichkeiten. Zum einen können Sie bestimmen, ob für diesen Benutzer die Kontaktdaten der Kunden/Gesellschaften/Vermittler übertragen werden sollen. Insofern Sie mit Microsoft Outlook synchronisieren, haben Sie hier zusätzlich die Möglichkeit auszuwählen, in welchem Ordner die Kontakte abgelegt werden sollen.
Für Kunden gibt es zusätzlich die Wahlmöglichkeit, ob zusätzlich der Geburtstag des Kunden übergeben werden soll und ob nur die Kundenadressen eines bestimmten Vermittlers übertragen werden sollen. Unabhängig von der Auswahl dieser Option werden immer nur die Kunden übertragen die für diesen Benutzer sichtbar sind (Vermittlerfreischaltung – Programmoption).
Optionen für die ams Cloud:
Über die Schaltfläche "Konfigurieren" öffnen Sie den Konfigurationsdialog für die ams Cloud-Zugangsdaten.
Für jeden Benutzer, der seine Kontakte mit der Cloud abgleichen möchte, müssen die Zugangsdaten für sein Cloud-Konto hinterlegt werden.
Sobald die Zugangsdaten eingegeben wurden, werden diese in der Cloud geprüft und anschließend in der ams-Datenbank gespeichert. Ihr Passwort wird hierbei selbstverständlich in der Datenbank verschlüsselt. Beim erneuten Aufruf der Konfiguration wird Ihr Passwort aus Sicherheitsgründen nicht angezeigt.
Der Benutzername, welchen Sie hier angeben, wird auch bei der Termin Synchronisation mit der Cloud verwendet.
Mit der Schaltfläche "Zurücksetzen" können Sie den Synchronisationsstatus Ihrer Kontakte zurücksetzen. Dies führt dazu, dass alle Kontakte, auch diejenigen die bereits synchronisiert wurden, erneut ausgespielt werden. Daher sollten Sie das Adressbuch in der Cloud leeren, bevor Sie diese Aktion durchführen, da sonst Duplikate ihrer Kontakte entstehen können.
Mit der Liste "Adressen mit folgenden Tags Synchronisieren" definieren Sie einen Filter nach dem die, zu synchronisierenden Adressen, selektiert werden. Alle Adressen, welchen mindestens eines der aufgeführten Schlagworte zugeordnet wurde, werden bei der Synchronisation berücksichtigt.
Terminsynchronisation mit Outlook/Tobit
Bei der Terminsynchronisation mit Outlook/Tobit können Sie wählen, welche Termine an das jeweilige System übergeben werden sollen. Die Benutzerauswahl wird vom System eingeschränkt, wenn Sie nicht über das Recht verfügen, Termine anderer Benutzer der gleichen Abteilung einzusehen. Für Outlook besteht auch die Möglichkeit, den Ordner, in welchem die Termine abgelegt werden, zu wählen.
Terminsynchronisation mit der Cloud
Für jeden Benutzer, der seine Termine mit der Cloud abgleichen möchte, müssen die Zugangsdaten für sein Cloud-Konto hinterlegt werden. Sobald die Zugangsadten eingeben wurden, werden diese in der Cloud geprüft und anschließend in der ams Datenbank gespeichert, wobei Ihr Passwort selbstverständlich verschlüsselt ist.
Kontakte synchronisieren
Je nach Einstellung werden alle Kunden/Interessenten oder nur ein Teil von ams nach Outlook/David übertragen. Ein übertragener Kunde würde wie folgt in Outlook erscheinen:
Wenn Sie in Outlook/David einen Kontakt neu anlegen und diesen an ams zurück übertragen wollen, müssen Sie im Eingabefeld "Kategorie" des Kontaktes den Begriff "Kunde" oder "Interessent" eintragen. Nur dann wird dieser Kontakt als neuer Kunde in das ams übertragen.
Hinweis für Tobit-Anwender: Um die Synchronisation mit Tobit David zu nutzen, muss dort vorher die Kategorie "Kunde" angelegt werden. Starten Sie dazu den DvISE-Administrator, wählen Sie "Kategorien" und benennen Sie eine der vorhandenen Kategorien in "Kunde" um. Da David nur 16 Kategorien unterstützt, ist die Neuanlage einer Kategorie leider nicht möglich. Fehlt die Kategorie "Kunde" beim Aufruf der ams-Synchronisation, erscheint eine entsprechende Fehlermeldung - die Synchronisation wird nicht ausgeführt.
Wenn Sie in Outlook einen Termin anlegen und diesen ins ams übertragen wollen, müssen Sie diesen Termin über das Eingabefeld "Kontakte" mit einem Kontakt aus Outlook verbinden. Bei Tobit David ist die Rückübertragung von Terminen NICHT möglich.
Wenn ein Kontakt oder Termin in Outlook/David gelöscht wird, so kann diese Löschung nicht ans ams übermittelt werden. Bei Kunden wäre dies sogar gefährlich, denn ein Kunde könnte im ams ja noch Verträge haben und diese Information besitzt Outlook/David nicht. Daher müssen Löschungen immer im ams vorgenommen werden.
Beim Datenaustausch werden die Daten im jeweiligen Zielsystem (also ams oder Outlook) grundsätzlich überschrieben. Es wird also z.B. ein Geburtsdatum im ams gelöscht, wenn ein Kontakt aus Outlook/David übertragen wird, dessen Geburtsdatum fehlt bzw. dort gelöscht worden ist.
Um das übertragene Datenvolumen möglichst klein zu halten, wird ein Datum zur Auswahl vorgegeben, mit dem nur Datensätze übertragen werden, die seit diesem Termin bearbeitet wurden (Feld "Bearbeitet seit"). Dies gilt für Datensätze im ams und in Outlook/David. Wenn Sie also alle Kunden übertragen wollen, setzen Sie dieses einfach weit genug in die Vergangenheit zurück.
Bei privaten Kunden/Interessenten werden Vorname, Nachname, Straße, Land, PLZ, Ort, Beruf, Telefon privat, Telefon geschäftlich, Telefax, Mobiltelefon, E-Mail-Adresse, Internet-Seite, Geschlecht und Geburtsdatum übertragen. Bei gewerblichen Kunden/Interessenten werden Name, Straße, Land, PLZ, Ort, Beruf, Telefon privat, Telefon gesch., Telefax, Mobiltelefon, E-Mail-Adresse und Internet-Seite übertragen.
Bei den Terminen zu Kunden/Interessenten werden das Datum, Termingrund, Terminanmerkung, Von-Zeit und Bis-Zeit übermittelt.
Benötigte Benutzerrechte
Alle Rechte->Menü->Organisation->Benutzer
Alle Rechte->Fenster->Benutzer->Seite Synchronisation
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