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Ausgangssituation
Sie möchten gesetzeskonform mit der neuen E-Rechnung arbeiten, und elektronische Rechnungen an Behörden ausstellen und verarbeiten können.
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Voraussetzung für die Nutzung von XRechnungen ist, dass bereits über das ams-Rechnungswesen Kundenrechnungen erstellt werden. |
Lösung
Mithilfe des Formats “XRechnung” können Sie Ihre Rechnungen aus ams.5 heraus bequem digitalisieren und für die elektronische Weiterverabeitung ausgeben.
Vorgehen
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Bitte beachten! Die folgende Vorgehensweise kann nur für den Austausch von E-Rechnungen mit Behörden eingesetzt werden, da nur hier die Leitbild-ID übergeben wird! Die Nutzung von XRechnung für sonstige Rechnungen im B2B-Bereich, zum Beispiel an Lieferanten, etc., wird im Laufe des Jahres ermöglicht werden. Behalten Sie diese Seite im Blick, um immer über die neusten Entwicklungen auf dem Laufenden zu bleiben! |
XRechnungen im ams aktivieren
Um XRechnungen zu aktivieren, begeben Sie sich auf die Kundenmaske. Hier muss zwingend eine Leitweg-ID eingegeben werden. Woher bekomme ich eine Leitweg-ID? Wenn Sie einen Auftrag durch eine öffentliche Stelle erhalten, wird Ihnen die Leitweg-ID mitgeteilt werden. Falls dies nicht automatisch der Fall ist, fragen Sie direkt beim Auftraggeber nach, an welche Leitweg-ID die XRechnung adressiert werden soll.
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Im nächsten Schritt wird dann im Feld “elektr. Rechnung” “XRechnung” ausgewählt. Dieses Feld finden Sie unter dem Feld “Leitweg-ID”.
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Mit ams.5 können Sie ausschließlich das System “XRechnung” nutzen. Das vergleichbare Tool “ZUGFeRd” kann nicht eingesetzt werden. |
Vorgehen
Öffnen Sie den Datensatz des Kunden, für den Sie XRechnungen aktivieren wollen. Die für die XRechnung relevanten Felder sind “Leitweg-ID” und “elektr. Rechnung” auf der Karte “Allgemein”.
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Dabei gilt es zu beachten, dass die Leitweg-ID nur dann benötigt wird, wenn eine E-Rechnung an eine Behörde ausgestellt werden soll. Nur dann erhalten Sie auch eine entsprechende ID. Für “gewöhnliche” E-Rechnungen ist dieses Feld optional.
Wählen Sie im Feld “elektr. Rechnung” “XRechnung” aus, und klicken Sie auf “Speichern”.
Die XRechnung ist nun für diesen Kundendatensatz aktiviert.
Danach können, wie gewohnt, die Rechnungen gebucht und gedruckt werden. Unter dem Button Vertrag / Postbestand “Vertrag > Postbestand” sehen Sie dann Ihre XRechnung im XML-Format und RTF-Format zur weiteren Bearbeitung.
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Die XRechnung im XML-Format wird zusätzlich zu der normalen Rechnung im RTF-Format erstellt.
Einen einfachen Konverter von PDF in XRechnung gibt es leider nicht. Das liegt daran, dass eine XRechnung maschinenlesbare, strukturierte Daten enthält, die in der herkömmlichen PDF-Rechnung nicht enthalten sind.
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Noch Fragen? Ist etwas unklar geblieben? Sollten Sie noch weitere Fragen zu diesem Thema haben, die in diesem Artikel nicht behandelt oder erklärt wurden, wenden Sie sich gerne über unser Kundenportal an unseren Support. |