Vorbereitungen:
Die Vorbereitungen für die Erstellung von Abrechnungen per E-Mail sind in den nachfolgenden 3 Schritten erläutert:
Schritt 1: Erfassen Erfassen Sie Ihr Mailanschreiben bezogen auf Ihre Rechnungs-Empfängergruppe über den Menüpunkt Formularwesen (Menüpunkt – Hauptmenü Organisation) als Textbaustein (Email)
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Schritt 2: Aktivieren Aktivieren Sie den PDF-Support in ASSFINET MVP über den Menüpunkt Einstellungen / Einstellungsseite Textverarbeitung (Menüpunkt – Hauptmenü Datei).
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| Hinweis |
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Verwenden Sie bitte “OpenOffice” nicht, bzw. nur, wenn auch die Textverarbeitung auf “OpenOffice” eingestellt ist. Wir müssen aber davon abraten dieses Textverarbeitungsprogramm zu verwenden, da alle AMS-Vorlagen auf Word abgestimmt sind und umfangreichere Anpassungen zu allen Vorlagen notwendig werden können. Eine Vorbelegung mit auf “OpenOffice” abgestimmten Vorlagen wird nicht angeboten. |
Schritt 3: Hinterlegen Sie in dem Programmteil Einstellungen / Einstellungsseite E-Mail (Menüpunkt – Hauptmenü Datei) die Konfigurationsparameter zur Steuerung des Rechnungsversand per E-Mail
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Es können auch abweichende Textbausteine als Mail-Text verwendet werden, wenn die folgenden Textbausteine existieren. Die Bausteine sind Bestandteil der neuen Formularversionen zum RW-Abrechnungsdruck ab Version 10.6,. Sollten die so nicht genutzt werden, oder eine führere Formularversion verwendet werden, können Sie eine Vorbelegung zur Bausteinanlage hier herunterladen und über “Datenaustausch”/ “Vorbelegungen” “Datenaustausch, Vorbelegungen” einspielen. Mit alter AMS.5-Fenstersteuerung über “Datei”“Datei, Importieren, Vorbelegungen”.
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| Hinweis |
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Es muss IMMER zuerst der Mailversand erfolgen und danach der Druck. Druckt man zuerst alles, werden auch die Abrechnungen gedruckt, die per Mail gesendet werden sollten. Ein separater Aufruf von „Mail-Rechnungen“ ist mit Aufruf „Klassischer Druck“ nicht möglich. |
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Optional: Sollte auf Ihrem System unser ASSFINET MVP-Scheduler eingerichtet sein, so haben Sie die Möglichkeit den E-Mail-Rechnungsversand zeitversetzt zu starten. Hierzu dient Ihnen der Erfassungsteil unter E-Mail Abruf- und Versandoptionen (TODO: Verweis E-Mail Abruf- und Versandoption) gehen Sie hierfür über “Systemverwaltung”, “Einstellungen”, “E-Mail” oder bei alter Fenstersteuerung “Datei”, “Einstellungen”, “E-Mail”.
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