Rechnungsversand per Mail im AMS
- anke.loftus
- Klaus Vierle (Unlicensed)
Vorbereitungen:
Die Vorbereitungen für die Erstellung von Abrechnungen per E-Mail sind in den nachfolgenden 3 Schritten erläutert:
Schritt 1: Erfassen Sie Ihr Mailanschreiben bezogen auf Ihre Rechnungs-Empfängergruppe über den Menüpunkt Formularwesen (Menüpunkt – Hauptmenü Organisation) als Textbaustein (Email)
Schritt 2: Aktivieren Sie den PDF-Support in ASSFINET MVP über den Menüpunkt Einstellungen / Einstellungsseite Textverarbeitung (Menüpunkt – Hauptmenü Datei).
Verwenden Sie bitte “OpenOffice” nicht, bzw. nur, wenn auch die Textverarbeitung auf “OpenOffice” eingestellt ist. Wir müssen aber davon abraten dieses Textverarbeitungsprogramm zu verwenden, da alle AMS-Vorlagen auf Word abgestimmt sind und umfangreichere Anpassungen zu allen Vorlagen notwendig werden können. Eine Vorbelegung mit auf “OpenOffice” abgestimmten Vorlagen wird nicht angeboten.
Schritt 3: Hinterlegen Sie in dem Programmteil Einstellungen / Einstellungsseite E-Mail (Menüpunkt – Hauptmenü Datei) die Konfigurationsparameter zur Steuerung des Rechnungsversand per E-Mail
•PDF-Masterkennwort: Ermöglicht Ihnen jedes verschlüsselte PDF-Abrechnungsdokument zusätzlich mit diesem Kennwort zu öffnen
Auf den Registerseiten Kunden / Vermittler und Gesellschaft stehen Ihnen für jede dieser Empfängergruppe zur Verfügung:
•Rechnungsversand via Mail aktivieren: Bietet Ihnen für jede Empfängergruppe die Entscheidungsmöglichkeit, ob für diese Abrechnungen via Mail erzeugt werden sollen oder nicht.
Haben sich einzelne Rechnungsempfänger speziell gegen eine Zusendung von Rechnungen per Mail ausgesprochen, so finden Sie auf den einzelnen Adress-Detailformularen die Kennzeichnungsmöglichkeit, diesen entsprechend auszuschließen.
Hier gibt es ein Script mit dem erstmal alle „Kunden“ auf „Mailversand ausschließen“ gesetzt werden können, um dann die Kunden zu aktivieren. Über “Hilfe”, “Support-Script ausführen” oder “Datei”, “Support”, “Support-Script ausführen” bei alter Fenstersteuerung können Sie das Script ins AMS einspielen.
Auch wenn das Feld “nicht bestimmt ist”, ist der Mailversand aktiv.
•PDF verschlüsseln / Kennwort: Für jede Empfängergruppe können Sie entscheiden, ob die PDF-Rechnungen verschlüsselt versendet werden sollen und wenn ja, mit welchem Kennwort.
•Mailadresse aus: Zu jeder Empfängergruppe legen Sie hier fest, ob die Mailadresse generell aus der Hauptanschrift, aus der Rechnungsanschrift oder aus einer bestimmten Rolle einer Referenzanschrift gezogen werden sollen.
Hauptanschrift: hier handelt es sich um die im Kunden unter E-Mail hinterlegte Mailadresse.
Abweichende Rechnungsadresse: Hierfür muss eine Referenz mit der entsprechenden Adresse im Kunden/Vertrag hinterlegt werden und dann im Kunden/Vertrag unter Rg.-Anschrift eingefügt werden.
Referenzanschrift=> Rolle: Hier kann eine Referenz im Kunden/Vertrag mit einer bestimmten Rolle (z.B. Buchhaltung) hinterlegt werden und diese wird dann als Mail-Empfänger immer ausgewählt.
•Textvorlage: Wählen Sie hier Ihren erstellten Textbaustein aus, den Sie als Mailanschreiben verwenden möchten.
Es können auch abweichende Textbausteine als Mail-Text verwendet werden, wenn die folgenden Textbausteine existieren. Die Bausteine sind Bestandteil der neuen Formularversionen zum RW-Abrechnungsdruck ab Version 10.6,. Sollten die so nicht genutzt werden, oder eine führere Formularversion verwendet werden, können Sie eine Vorbelegung zur Bausteinanlage hier herunterladen und über “Datenaustausch, Vorbelegungen” einspielen. Mit alter AMS.5-Fenstersteuerung über “Datei, Importieren, Vorbelegungen”.
Für den Mailtext wird der Baustein "Kundenabrechnungen per E-Mail (Vorbelegungsauswahl)" ausgewählt werden müssen. In den Bausteinen ist derzeit nur Text eingetragen. Variablen zu Kunden und Abrechnung (Feldvariablen) können verwendet werden.
•Betreff: Der hier erfasste Text wird in die Betreffzeile der Rechnungsmail übernommen.
Standard E-Mail-Betreff Kunde:
[dc("SKRGAEBETR",5)]
Die Formel übergibt je nach Abrechnung selbständig folgende Standard-Betreffs:
Prämienrechnung <AMS-Abrechnungsnummer>
Prämiengutschrift <AMS-Abrechnungsnummer>
Honorarrechnung <AMS-Rechnungsnummer>
Honorargutschrift <AMS-Rechnungsnummer>
Gebührenrechnung <AMS-Rechnungsnummer>
Gebührengutschrift <AMS-Rechnungsnummer>
Zahlungserinnerung
Die benötigten Einrichtungswerkzeuge können Sie hier herunterladen und über “Datenaustausch”, “Vorbelegungen” oder bei alter Fenstersteuerung “Datei”, “Importieren”, “Vorbelegungen” einspielen.
Bitte kommen Sie bei Bedarf von anderen Varianten über den AMS-Support auf uns zu.
Für GS- und Vermittlerabrechnung gibt es zum Betreff der Abrechnungsmails keine Vorbelegung. Hier können aber leicht Text und Variablen verwendet werden. Wenn bspw. Zur GS-Abrechnung das Makler-Vermittlerkonto im Betreff angegeben soll, ist das mit der im Druck verwendeten Funktions-Textformel beispielhaft wie folgt möglich:
Abrechnung zum Makler-Vermittlerkonto [dc("SGSAVMKTOF",5)]
Durchführung:
Nach den vorgenannten Konfigurationsarbeiten können Sie den Rechnungsversand via E-Mail nach Selektion Ihrer Abrechnungspositionen im Programmteil Abrechnungen & Mahnungen drucken (Menüpunkt – Hauptmenü Rechnungswesen) über die neue Schaltfläche „Rechnungen via Mail“ durchführen lassen.
Es muss IMMER zuerst der Mailversand erfolgen und danach der Druck. Druckt man zuerst alles, werden auch die Abrechnungen gedruckt, die per Mail gesendet werden sollten. Ein separater Aufruf von „Mail-Rechnungen“ ist mit Aufruf „Klassischer Druck“ nicht möglich.
Optional: Sollte auf Ihrem System unser ASSFINET MVP-Scheduler eingerichtet sein, so haben Sie die Möglichkeit den E-Mail-Rechnungsversand zeitversetzt zu starten. Hierzu dient Ihnen der Erfassungsteil unter E-Mail Abruf- und Versandoptionen (TODO: Verweis E-Mail Abruf- und Versandoption) gehen Sie hierfür über “Systemverwaltung”, “Einstellungen”, “E-Mail” oder bei alter Fenstersteuerung “Datei”, “Einstellungen”, “E-Mail”.
Über “Systemverwaltung”, “Einstellungen” oder “Datei”, “Einstellungen” mit alter Fenstersteuerung, kann unter “Rechnungswesen/Abrechnungen” eingestellt werden, dass die Rechnungsdokumente direkt mit dem Firmenpapier finalisiert im Postbestand abgelegt werden. Wahlweise kann eingestellt werden, dass die Zusammenstellung aller Rechnungen
als RTF-Datei geöffnet wird, um auf Ihren Firmen-Briefbogen zu drucken, oder
als finalisierte PDF-Datei, sodass auf Blanko-Papier gedruckt werden kann.
Sollte die PDF-Vorlage in den “Mandanteneinstellungen” vorbelegt sein, geht diese Einstellung vor der allgemeinen Vorbelegung, was dann im Übrigen auch so ist, wenn “ohne Vorlage” angegeben wurde. Hier ist es ggf. auch möglich pro “Mandant” eine abweichende Finalisierungsvorlage einzusteuern.
Eine genaue Beschreibung zur Anlage der PDF-Template finden sie in hier.
Im Anschluss daran werden die Abrechnungen erstellt und protokolliert.
Die Abrechnungen selbst werden Ihnen zur Kontrolle wie gewohnt in Ihrem Office-Paket angezeigt. Die E-Mail wird entsprechend Ihrer Einstellungshinterlegung generiert und an den Empfänger gesendet.
Im Fall eines zeitgesteuerten Versands werden Sie die generierten E-Mails mit den Abrechnungsanhängen in Ihrem ASSFINET MVP Dokumenteneingang unter dem Ordner Postausgang gelistet finden.
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