Abrechnungs-Belegerstellung mit Finalisierung zu Firmen-Briefbögen

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Last updated: Juni 06, 2022 by anke.loftus
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PDF-Dokumenten-Anlage beim Mailversand von Abrechnungen

Beim Versenden von E-Mail-Abrechnung über die "klassische" Verarbeitung, kann nach Aufruf von "Rechnungen via E-Mail" die entsprechende PDF-Vorlage ausgewählt werden, sodass ein mit ihrem Firmenpapier finalisiertes Abrechnungsdokument der Mail angehängt wird. Wenn die Einrichtung der Rechnungsvorlagen bereits alle notwendigen Einrichtungen zum Firmenpapier enthält, also kein zusätzliches Logo oder andere Information zu Kopf- und Fußzeile über ein PDF eingesteuert werden müssen, können Sie "Ohne" auswählen:

Das Speichern der Abrechnungsdokumente im AMS-Postbestand ist damit nicht beeinflusst.

Sofern zum E-Mail-Versand zunächst eine Dokumenten-Zusammenstellung über "Druck im Hintergrund planen" ausgeführt wird, wird beim späteren Versand der Dokumente lediglich auf den Postbestand zur gespeicherten Abrechnung zugegriffen, und es kann keine zusätzliche PDF-Vorlage zum Firmenpapier eingesteuert werden. Sollte die Rechnung als RTF-Datei gespeichert sein, wird sie allerdings in eine PDF-Datei umgewandelt.

 

Über “Systemverwaltungen, Einstellungen”, oder “Datei, Einstellungen” mit alter AMS-Fenstersteuerung, können unter “Textverarbeitung” Einstellungen zum PDF-Plugin vorgenommen werden.

Verwenden Sie “OpenOffice” nicht, bzw. nur, wenn auch die Textverarbeitung auf “OpenOffice” eingestellt ist. Wir müssen aber davon abraten dieses Textverarbeitungsprogramm zu verwenden. da alle AMS-Vorlagen auf WORD abgestimmt sind und umfangreichere Anpassungen zu allen Vorlagen notwendig werden können. Eine Vorbelegung mit auf “OpenOffice” abgestimmten Vorlagen wird nicht angeboten.

Speichern der Abrechnungen als PDF-Datei im Postbestand

Über "Systemverwaltung, Einstellungen", oder "Datei, Einstellungen" mit alter AMS-Fenstersteuerung, kann unter "Rechnungswesen / Abrechnungen" eingestellt werden, dass die Rechnungsdokumente direkt mit dem Firmenpapier finalisiert im Postbestand abgelegt werden. Wahlweise kann eingestellt werden, dass die Zusammenstellung aller Rechnungen

  • als RTF-Datei geöffnet wird, um auf ihren Firmen-Briefbogen zu drucken, oder

  • als finalisierte PDF-Datei, sodass auf Blanko-Papier gedruckt werden kann.

 

Sollte die PDF-Vorlage in den “Mandanteneinstellungen” vorbelegt sein,  geht diese Einstellung vor der allgemeinen Vorbelegung, was dann im Übrigen auch so ist, wenn "ohne Vorlage" angegeben wurde. Hier ist es ggf. auch möglich pro “Mandant” eine abweichende Finalisierungsvorlage einzusteuern:

Beachten Sie bitte, dass durch die "Planung im Hintergrund" fertiggestellte Druckaufträge immer direkt über den Postbestand zusammengestellt werden, sodass nicht mehr ohne Firmenpapier als Word-Datei geöffnet werden kann, um das dann auf Firmen-Briefbögen zu drucken. Es wird dann die Druckzusammenstellung über die bereits finalisierten PDF-Dokumente zusammengestellt und eine PDF-Datei mit allen Abrechnungen geöffnet.