Verwaltung der AMS Maklerfirmen (Mandanten)
- Klaus Vierle (Unlicensed)
Unter "Systemverwaltung, Einstellungen", oder mit alter AMS-Fenstersteuerung "Datei, Einstellungen”, kann über "Mandanten / SEPA" die Information zur Maklerfirma verwaltet werden. Es ist an der Stelle auch möglich, weitere Mandanten (Firmen) anzulegen.
Die hier verwalteten Daten werden im Besonderen für folgende Zwecke benötigt:
Ausführen von SEPA-Einzügen und Überweisungen im "Elektronischen Zahlungsverkehr (EZV)" des AMS.
Vorbelegungen und ggf. Trennung der Datenübernahmen der AMS-Debitoren-/Kreditoren-Buchhaltung in das Finanzbuchhaltungs-Hauptbuch (AMS-Fibu-Schnittstelle).
Übernahme der vorbelegten Informationen, dann für Mehrmandantensysteme auch gem. Zuordnung des Mandanten in Kunden-, Gesellschafts- oder Vermittlerdaten, sowie Abrechnungen, in den Formulareinrichtungen (Kopf- und Fußzeilen, sowie Absenderzeile und Seitenfeld). Hier ist das zur Einrichtung von Abrechnungsdrucken beschrieben.
Anlage weiterer Mandanten
In der Mandantenliste kann über die rechte Maustaste "Neuanlage" aufgerufen werden.
Sollte kein weiterer Firmen-Mandant für Ihre Lizenz freigeschaltet sein, erhalten eine entsprechende Meldung und die Anlage wird abgebrochen.
Sprechen Sie uns zur Lizenzierung weiterer Mandanten bitte gerne an. Nach Freischaltung wird die Anlage möglich sein.
Sollte die Adresse zur eigenen Firma bereits vorher als Gesellschaft, Vermittler oder sonstige Referenzadresse angelegt worden sein, kann diese an der Stelle ausgewählt werden. Der Name wird dann selbständig eingetragen und diese Adresse zum AMS-Mandanten kopiert. Wenn nicht, kann lediglich der Name angegeben werden. Es wird dann selbständig eine leere Adresse angelegt:
Einer der Mandanten wird als "Haupt- bzw. Mastermandant" definiert werden müssen. Dieser Mandant wird für Neuanlagen zu Kunden, Gesellschaften und Vermittlern und in Listenaufrufen vorbelegt, es sei denn, zum "Benutzerkonto" des bearbeitenden Mitarbeiters ist ein abweichender Mandant angegeben.
Einstellungsmöglichkeit in den Benutzerdaten unter “Organisation, Benutzer”:
Zur konsistenten Anlage von Verträgen sollte in Mehrmandantensystemen die entsprechende Prüfung nicht deaktiviert sein. Alle zu einem Vertrag "verbundenen" Personenkonten, also Kunde, Gesellschaft (bzw. Makler-Vermittlerkonto der Gesellschaft) und Vermittler müssen der gleichen “Firma” zugeordnet sein. Das ist vor allem für Buchungsverarbeitungen wichtig.
Bei der Anlage von Verträgen werden bei aktivierter Prüfung nur "passende" Gesellschaften und Vermittler zur Auswahl angeboten. Auch beim Speichern von bestehenden Verträgen wird jeweils geprüft, ob alle Partner-Adressen dem gleichen AMS-Mandanten zugeordnet sind und ggf. zur Korrektur aufgefordert, sollte das nicht der Fall sein. Der Kundenmandant ist dabei führend.
Über die Mandanten-Einstellung wird ein "IBAN-Konverter" bereitgestellt, mit dem zu allen Bankverbindungen, zu denen keine IBAN eingetragen ist, aufgrund von Kontonummer und BLZ der IBAN "berechnet" und eingetragen werden kann. Des Weiteren steht eine Funktion zur Verfügung, mit der "SEPA-Mandate generiert" und zum Konto eingetragen werden können, sofern dort noch keines angegeben ist.
Beide Funktionen dienten vor allem dazu, dass "alte" nationale Einzugsverfahren auf SEPA umzustellen. Mit Umstellung war das seinerzeit vereinfacht möglich, auch ohne das Mandate neu vom Kunden angefordert werden mussten. Beachten Sie bitte, dass das nun nicht mehr so ist.