Einleitung

In den Einstellungen unter „Systemverwaltung → Einstellungen“ oder in der älteren AMS-Fenstersteuerung unter „Datei → Einstellungen“ können Sie im Reiter „Mandanten / SEPA“ die Informationen zur Maklerfirma verwalten. Zudem haben Sie hier die Möglichkeit, weitere Mandanten (Firmen) anzulegen.

Warum sind diese Daten wichtig?

Die hier hinterlegten Informationen werden insbesondere für folgende Zwecke benötigt:

• SEPA-Zahlungsverkehr: Durchführung von SEPA-Einzügen und Überweisungen im Elektronischen Zahlungsverkehr (EZV) des AMS. Weiterführende Informationen finden Sie hier: Einstellungen für SEPA-Einzüge und Überweisungen / Einzugsmandate

• Finanzbuchhaltung: Vorbelegungen und Trennung der Datenübernahmen der AMS-Debitoren-/Kreditoren-Buchhaltung in das Finanzbuchhaltungs-Hauptbuch (AMS-Fibu-Schnittstelle). Weiterführenden Informationen finden Sie hier: Mandanteneinstellung zum Fibu-Export

• Mehrmandanten-Systeme: Automatische Zuordnung der Mandanten in Kunden-, Gesellschafts- oder Vermittlerdaten sowie für Abrechnungen. Zudem werden diese Daten in den Formulareinstellungen für Kopf- und Fußzeilen, die Absenderzeile und das Seitenfeld übernommen. Weiterführende Informationen zur Einrichtung von Abrechnungsdrucken finden Sie im Folgenden Artikel: Kopf- und Fußzeilen für Druckeinrichtungen zum AMS-Rechnungswesen

Anlage weiterer Mandanten

Wenn Sie weitere Mandanten anlegen wollen, gehen Sie zu “Mandanten/SEPA → Neuer Mandant”.

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Füllen Sie im Anschluss das Hinweisfeld auf der rechten Seite mit den entsprechenden Informationen aus. Nun erscheint ein weiteres Fenster, welches Ihnen einen Überblick über die bisherigen Daten des neuen Mandaten verschafft. Dabei können Sie natürlich weitere relevante Informationen hinzufügen.

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Sollte kein weiterer Firmen-Mandant für Ihre Lizenz freigeschaltet sein, erhalten eine entsprechende Meldung und die Anlage wird abgebrochen.

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Sollten Sie Rückfragen oder konkrete Anliegen zur Lizenzierung weiterer Mandaten haben, wenden Sie sich gerne über unser Kundenportal an unseren Support. Nach der Freischaltung wird die Anlage weiterer Mandanten möglich sein.

Sollten Sie die Adresse zur eigenen Firma bereits vorher als Gesellschaft, Vermittler oder sonstige Referenzadresse angelegt haben, kann diese an der Stelle ausgewählt werden. Der Name wird dann selbständig eingetragen und diese Adresse zum AMS-Mandanten kopiert. Wenn nicht, kann lediglich der Name angegeben werden. Es wird dann selbständig eine leere Adresse angelegt:

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Einer der Mandanten müssen Sie als "Haupt- bzw. Mastermandant" definieren. Dieser Mandant wird für Neuanlagen zu Kunden, Gesellschaften und Vermittlern und in Listenaufrufen vorbelegt, es sei denn, zum "Benutzerkonto" des bearbeitenden Mitarbeiters ist ein abweichender Mandant angegeben.

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Um die Mandanten als Mastermandant zu definieren, öffnen Sie einen beliebigen Mandaten und setzen Sie den Haken bei “Mandant als Master-Mandant”.

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Zur konsistenten Anlage von Verträgen sollte in Mehrmandantensystemen die entsprechende Prüfung nicht deaktiviert sein. Alle zu einem Vertrag "verbundenen" Personenkonten, also Kunde, Gesellschaft (bzw. Makler-Vermittlerkonto der Gesellschaft) und Vermittler müssen der gleichen “Firma” zugeordnet sein. Das ist vor allem für Buchungsverarbeitungen wichtig.

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Beim Anlegen von Verträgen werden bei aktivierter Prüfung nur diejenigen Gesellschaften und Vermittler zur Auswahl gestellt, die den Vorgaben entsprechen. Zudem wird beim Speichern bestehender Verträge überprüft, ob alle Partner-Adressen dem gleichen AMS-Mandanten zugeordnet sind. Falls Abweichungen festgestellt werden, erfolgt eine Aufforderung zur Korrektur. Der Kundenmandant hat hierbei die führende Rolle.

Der integrierter „IBAN-Konverter“ ermöglicht die automatische Ermittlung und Eintragung der IBAN für Bankverbindungen, bei denen diese noch nicht hinterlegt ist. Dabei wird die IBAN anhand der vorhandenen Kontonummer und Bankleitzahl berechnet. Zusätzlich steht eine Funktion zur Verfügung, mit der SEPA-Mandate generiert und dem jeweiligen Konto hinzugefügt werden können, sofern noch kein Mandat hinterlegt ist.

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Beide Funktionen dienten vor allem dazu, dass "alte" nationale Einzugsverfahren auf SEPA umzustellen. Mit Umstellung war das seinerzeit vereinfacht möglich, auch ohne das Mandate neu vom Kunden angefordert werden mussten. Beachten Sie bitte, dass das nun nicht mehr so ist.

Anmerkungen

Weiterführende Informationen zum Thema Makler/Mandanten finden Sie hier:

Makler-Vermittlerkonten der Gesellschaften einrichten und verwalten

Erstellung von SEPA-Einzugsdateien für unterschiedliche Verfahren zur Banklastschrift