forms-Editor

Willkommen im forms-Editor! Designen Sie Ihr eigenes Formular zur Abfrage von Kunden- und Vertragsdaten mit assfinet forms.

Inhaltsverzeichnis:

Formularvorlage wählen

Nach dem Sie den forms-Editor gestartet haben, können Sie ein forms von Grund auf selbst definieren oder mit einer vordefinierten Vorlage starten.

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Wählen Sie nach dem Ersteinstieg auf der Startseite des Editors entweder eine von uns bereitgestellte Mustervorlage oder eines Ihrer bestehenden Produkte aus, und verwenden Sie es für die weitere Bearbeitung, oder starten Sie ohne eine Vorlage.

Konfigurationsassistent

Nachdem Sie sich für ein Musterformular oder den Einstieg ohne entschieden haben, startet der Konfigurationsassistent für Ihr forms.

Dieser Assistent führt Sie durch die verschiedenen Zusatzoptionen und hilft Ihnen mit ausführlichen Texten bei der Ersteinrichtung. Die Einstellungen können aber auch zu einem späteren Zeitpunkt bearbeitet werden.

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Übersicht

Nach Einrichtung des forms mit Hilfe des Konfigurationsassistenten gelangen Sie auf die Hauptseite des Editors. Die einzelnen Bereiche werden nachfolgend detaillierter beschrieben.

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Ansicht Forms-Editor

Im oberen Bereich des Editors finden Sie den Namen des forms-Produkts, die Lizenz sowie die Art des Formulars.
Darunter befinden sich die Abschnitte “Zusatzoptionen“ und “Verknüpfte Dokumente“. Details hierzu finden Sie in den nachstehenden Abschnitten.
Die Bearbeitungsfläche des Forms gliedert sich in drei Bereiche.

1. Fragen: Hier werden Ihnen verschiedene Fragentypen angeboten. Sie können zwischen einfachen Textfeldern, Listen oder auch Zahlen- und Datumsfeldern wählen. Ziehen Sie für die Verwendung diese einfach in den mittleren Abschnitt oder lassen Sie neue Felder per Klick an das Ende Ihres Formulars setzen.
   Sie können bereits hinzugefügte Elemente auch durch kopieren und einfügen duplizieren.

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2. Design-Panel: Erstellen Sie hier neue Reiter und fügen Sie die Fragen hier hinzu. Diese können Sie anschließend einfach per Drag & Drop in die gewünschte Gliederung und Reihenfolge bringen.

3. Eigenschaften: Für jedes Fragenfeld können Sie eine Vielzahl von Eigenschaften definieren. Darunter der Fragentext, sowie das Format oder die Anzeige der Frage. Details können Sie dem Abschnitt “Eigenschaften“ entnehmen.

Über den Button “Vorschau öffnen” haben Sie die Gelegenheit, sich das erstellte Formular aus Sicht Ihrer Kunden anzusehen. Speichern Sie dafür zunächst Ihre Änderungen mit Hilfe des Buttons “Formular speichern/ändern“. Weitere Details zur Vorschau finden Sie hier.

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Zusatzoptionen

Für das einzelne forms-Produkt haben Sie die Möglichkeit, verschiedene Zusatzoptionen auszuwählen.

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Zusatzoption	Beschreibung

Zusatzoption	Beschreibung
Konfigurationsassistent	Starten Sie zur geführten Einrichtung der Zusatzoptionen den Konfigurationsassistenten. Hier werden die einzelnen Punkte mit weiteren Informationstexten abgefragt und können direkt gesetzt werden.
Gültigkeitszeitraum	Setzen des Gültigkeitszeitraums eines Vorgangs in Tagen. Anschließend kann der forms-Vorgang nicht mehr für den Nutzer verwendet werden. Das forms-Produkt bleibt für neue forms-Vorgänge weiter verfügbar.
Benutzer hinterlegen	Hinterlegen Sie für die Ersterfassung, sowie das eigendefinierte Ergebnisdokument, einen Benutzer. Dies wird zwingend benötigt, falls der Nutzer sich nicht zuvor an der cloud authentifizieren musste. Wir empfehlen in dem Fall den formservice Benutzer zu verwenden.
Anonyme Nutzung	Der forms-Vorgang kann auch ohne assfinet cloud Account genutzt werden.
Weiterleitung zur Registrierung	Nach der Übersendung der Daten wird ein nicht angemeldeter Benutzer zur Registrierung an der assfinet cloud weitergeleitet
Ersterfassung nur für forms von Art “Kunde“	Sie können direkt im Editor den Link kopieren und weiterverwenden. So können Sie das forms zum Beispiel direkt auf Ihrer Homepage verwenden. Open
Freigabe erforderlich	Übertragene Daten des Kunden werden nicht direkt in AMS importiert. Erst nach Freigabe durch den Sachbearbeiter werden die Daten final importiert.
Befüllung Listenimport	Ermöglicht die Anlage von forms-Vorgängen über denUpload einer Excel bzw. CSV
E-Mail versenden	Nach dem Ausfüllen des forms-Vorganges wird eine E-Mail mit den Daten an die eingegebene E-Mail-Adresse versendet. Sie können die E-Mail an den später angemeldeten Nutzer oder eine spezielle Adresse versenden lassen. Für eine spezielle Adresse hinterlegen Sie hierzu zunächst ein Feld im forms, mit den Eigenschaften “Text“ und dem Textformat “E-Mail“.

Verknüpfte Dokumente

Sie haben verschiedene Optionen, Ihrem forms-Produkt Dokumente hinzuzufügen. Zum einen können Sie für die Zusammenfassung der erfassten Daten ein von uns standardisiertes Dokument verwenden oder Sie designen einfach Ihr eigenes Ergebnisdokument. Zusätzlich lassen sich statische Dokumente/Anlagen hochladen.

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Standarddokument

Das Standarddokument kann für jedes forms verwendet werden. Die enthaltenen Informationen richten sich dabei nach Ihrem forms-Produkt. Sie haben hier noch die Möglichkeit, den Namen zu ändern, ein Schlagwort zu vergeben und eine Unterschrift einzufordern.

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Bei Dokumenten, in denen mehrere Unterschriften gefordert werden, kann der oder die Unterschreibende bequem zwischen den Unterschriften hin und her wechseln:

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Anlagen/Statische Dokumente

Für jedes forms-Produkt können Sie statische Dokumente hochladen. Eine Verknüpfung zu diesen Dokumenten lässt sich per HTML direkt in den Fragentext einbauen. Zudem werden Anhänge auf der Zusammenfassungsseite angezeigt und an den Vorgang angehangen. Wenn Sie PDF-Dokumente verwenden, können Sie diese ebenfalls unterschreiben lassen.

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Ergebnisdokument

Ein individuelles Ergebnisdokument können Sie mit Hilfe des integrierten Editors erstellen. Alle Informationen finden Sie hier: Wie kann das Ergebnisdokument in forms personalisiert werden?

Bearbeitungsbereich

Fragen

Für die Definition Ihres Forms stehen Ihnen verschiedene Fragentypen zur Verfügung. Hier finden Sie eine Übersicht der verschiedenen Typen:

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Fragentyp	Beschreibung

Fragentyp	Beschreibung
Text	einfaches Textfeld zur Eingabe von Freitext
Liste	Auswahlliste mit fest definierten Eingabewerten
Textarea	großes Textfeld zur Eingabe von Freitext
Part	Abschnitt zur weiteren Gliederung der Daten
Dateiupload	Ermöglicht den Upload von Dateien
Hinweis	Textbox für die Anzeige von Hinweisen
Datum	Erfassung eines Datums hier können, neben dem Tagesdatum, mithilfe der Berechnungslogik entweder feste Werte oder Werte aus anderen Fragen hinterlegt werden Open
Zahl	einfaches Feld zur Eingabe von Zahlen
Dynamische Liste	Auswahlliste, die sich aus definierter Frage eines Wiederholungsparts speist
Uhrzeit	Erfassung einer Uhrzeit
Ja/Nein Liste	Auswahlliste mit vordefinierten Werten Ja/Nein
Checkbox	Auswahlliste mit vordefinierter Antwort Ja Wird als Checkbox dargestellt
Laufzeitliste	Bindet die Vermittlerabfrage ein: hier wird eine Dropdownliste angezeigt, wo der Ausfüllende den jeweiligen Vermittler auswählen kann. Die Laufzeitliste unterscheidet sich darin zu der “gewöhnlichen” Liste, dass hier die auswählbaren Werte dynamisch je nach Lizenz eingefügt werden, und nicht fest definiert sind. Dabei wird eine Live-Abfrage zu assfinet data gestartet Im Editor können Sie dabei über das Pluszeichen die Anzeigefelder auswählen: Open

Design-Panel

Im mittleren Bearbeitungsbereich können Sie weitere Reiter anlegen und Ihre gewählten Parts und Fragen organisieren. Dazu können Sie diese einfach per Drag&Drop verschieben und neu arrangieren.

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ams-Felder

Im linken Bereich des forms-Editors finden Sie alle verfügbaren ams-Felder, die für die ausgewählte Tabelle verfügbar sind.

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Diese Liste vereinfacht das bisherige Vorgehen (rechts unter “AMS-Tabelle” die gewünschte Tabelle wählen, dann für den gewählten Fragentyp ein entsprechendes ams-Feld auswählen). Mithilfe der Liste links können Sie bequem nach gewünschten ams-Feldern suchen, und direkt die Verbindung herstellen.

Je nachdem, welche ams-Tabelle Sie links ausgewählt haben…

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… können Sie die jeweils möglichen Felder auswählen. Dabei können Sie pro Part eine Tabelle verknüpfen.

Eigenschaften

Für die Fragentypen lassen sich eine Vielzahl von Eigenschaften definieren. Darunter der Fragentext, Textformat und die Verknüpfung zu ams. Eine detaillierte Beschreibung der Eigenschaften finden Sie in der unten stehenden Tabelle.

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Eigenschaft	Beschreibung

Eigenschaft	Beschreibung
Fragentext	Text und Bilder der Frage, welcher im Forms angezeigt wird. Die Bilddateien können direkt beim bearbeiten des Fragentext hochgeladen werden. Open
Erforderlich	Die Beantwortung der Frage ist verpflichtend
Versteckt	Die Frage wird dem Kunden nicht angezeigt
Schreibgeschützt	Die Antwort der Frage kann nicht bearbeitet werden
Textformat	Für viele Antworten lassen sich feste Formate festlegen Open
Hilfetext	Für Fragen kann ein Hilfetext hinterlegt werden. Dieser wird im Forms wie folgt angezeigt. Open Sie können den Hilfetext im Textfeld des Editors hinterlegen, oder auf die HTML-Ansicht umschalten. Hier können Sie auch Bilder hinterlegen: Open
Standardantwort vorbelegen	Die eingetragene Antwort wird vorbelegt.
ams-Feld	Hier kann das zur Frage korrespondierende ams-Datenfeld gewählt werden. Diese Verknüpfung ermöglicht ein Vorblenden der bereits vorhandene Kunden und Vertragsdaten, sowie die Übertragung der eingetragenen Informationen ins ams. Bitte beachten Sie, dass eine Verknüpfung von Fragen erst möglich ist, wenn Sie am Reiter/Part die entsprechende ams Tabelle ausgewählt haben. Die Auswahlliste filtert dabei auf den Datentypen. Somit sind Fragen vom Typ “Text” auch nur mit entsprechenden ams-Feldern verknüpfbar. Möchten Sie hingegen Zahlenfelder aus Ihrem ams verknüpfen, ist auch der entsprechende Fragentyp in forms zu wählen. Es können auch technische Felder (TF) ausgewählt werden. Wenn ein technisches Feld ausgewählt wurde, ist die Frage automatisch schreibgeschützt. Darüber hinaus gibt es auf der linken Seite die gesamte Auswahl der ams-Felder, eine Erläuterung finden Sie hier.
Bedingungslogik	Für Fragen lassen sich verschiedene Bedingungen definieren. So können Fragen erst bei deren Erfüllung angezeigt oder erst dann zur Pflichtfrage gemacht werden. Weitere Details finden Sie hier. Open