Ausgangssituation

Sie möchten ermöglichen, das Personen sich selbstständig in Ihrem Bestand anlegen können.

Lösung

Mit assfinet forms können Sie einen forms Produkt erstellen und öffentlich für jeden zur Verfügung stellen. Damit ist es möglich, dass auch nicht im Bestand bekannte Personen ihre Persönlichen Daten in Ihren Bestand einpflegen.

Vorgehen

Diese Anleitung geht davon aus, das assfinet forms betriebsbereit in Ihrem Bestand eingerichtet ist.

Einrichtung im MVP und assfinet cloud

1. melden sie sich am MVP mit dem Serviceuser für form an. z.B. formsservice

2. öffnen Sie das Menüband “Organisation” und klicken auf “assfinet Forms verwalten”.

   Open

   

3. Die Verwendung des externen Webbrowsers vorgeben.

   Open

   

4. Es öffnet sich nun Ihr Browser und zeigt die bestehenden Formsvorgänge

5. Klicken Sie auf in der Kopfzeile auf das Menüsymbol und dann auf Formsprodukte

6. Es öffnet sich nun die Liste der Formsprodukte. Klicken Sie dort auf “Neuanlage”.

7. Vergeben Sie einen Formularname, die Art “Kunde” und aktivieren das anschließende öffnen des Editors.

8. Es öffnet sich nun der Editor. Da noch kein Inhalt des Formsproduktes definiert wurde, werden die Vorlagen angeboten. Um die Komplexität dieses Beispiels gering zu halten, wählen Sie “Neues Formular definieren”.

9. Es öffnet sich nun der Editor des Formproduktes. Ziehen Sie drei mal die Frage “Text” in den Arbeitsbereich.

10. Klicken Sie nacheinander auf jeder drei neu angelegten Fragen und setzen das dazugehörige Feld aus dem MVP in das “AMS-Feld”. In diesem Beispiel “Vorname”, “Nachname” und “Email Privat”.

11. Speichern Sie das Produkt um dieses in der clound anzulegen.

12. Öffnen Sie die Zusatzfunktionen.

13. Da der spätere Anwender der forms Produktes keinen eigenen Benutzer in der collaboration hat (da ansonsten das Beispiel einer selbstständigen Erfassung in den in den Bestand nicht notwendig wäre), muss an dem Produkt ein Benutzer hinterlegt werden. Dazu auf “Benutzer hinterlegen” klicken.

     

14. Geben Sie die Anmeldedaten des Servicebenutzers in der cloud ein. Der Benutzername wird ihnen bei der Einrichtung übergeben oder kann aus dem Feld Haupt-Email-Adresse des dazugehörigen ams Benutzers angelesen werden. Das Passwort können Sie zurücksetzen, falls ihnen dies nicht vorliegen sollte.

15. Eine erfolgreiche Eingabe wird entsprechend bestätigt und Sie können den Tab mit der Meldung im Browser schließen.

16. Aktualisieren Sie den Editor.

17. Der hinterlegte Benutzer wird nun angezeigt:

18. Aktivieren Sie zudem die anonyme Nutzung und die Ersterfassung.

19. Klicken Sie auf “Formular ändern”.

20. Klicken Sie auf “Link für Ersterfassung kopieren” um die Internetadresse zu diesem Formsprodukt in die Zwischenablage zu erhalten.

Nutzung durch den Anwender

1. Sie können die Internetadresse nun z.B. auf Ihrer Internetseite ausstellen, per E-Mail und Messanger versenden oder als QR Code auf Flyer verteilen.

2. Der Anwender der die Internetadresse aufruft, kann nun seine Daten eintragen und übermitteln.

Dateieingang im MVP

1. Mit der üblichen Replizierung mit der assfinet cloud, wird im MVP der Kunde, ein Vorgang und das generierte Dokument angelegt.

Sicherheit / Spam

Die Daten können anonym von jedem eingeben werden. Damit nicht SPAM in Ihrem Datenbestand landet, empfiehlt sich, eine Freigabe bei den “Optionen” zwischen zu schalten:

Anmerkungen

• Das Beispiel im assfinet forms ist für den schnelleres Einstieg so minimalistisch beschrieben.

• Nach dem Anlegen der Formproduktes erhalten Sie die Meldung “Möchten Sie das Formsproduk jetzt aktivieren”. Dies hat keine Auswirkung auf die Formprodukte die wie oben beschrieben per Internetadresse angeboten werden.