forms im Kunden-Context
- Jens Multhaup (Unlicensed)
Überblick
Erstellen Sie mit Hilfe von forms einfache, digitale Kundenabfragen mit vorbelegten Daten aus Ihrem ams-System.
Schritt für Schritt Anleitung
forms-Administration
Springen Sie zur initialen Anlage eines neuen forms-Produkts aus Ihrem ams direkt über den Reiter “Organisation“ und die Kachel “assfinet forms verwalten” in die Cloud-Oberfläche ab.
Sie gelangen zunächst auf die Startseite “Formsvorgänge“.
Zur Anlage des ersten forms-Produkts wechseln Sie auf den Bereich “Formsprodukte“.
Auf dieser Seite werden Ihnen Ihre bereits erstellten forms-Produkte gelistet.
Zur Neuanlage eines forms-Produkts wählen Sie den Button “Neuanlage“. Es öffnet sich ein Fenster zur ersten Konfiguration des neuen Produkts.
Für ein neues forms-Produkt der Art “Kunde“, wählen Sie den entsprechenden Kontext und legen Sie weitere Konfigurationen fest. Insbesondere empfehlen wir die Auswahl eines Geschäftsvorfalls, da dieser im späteren Prozess in ams für die Anlage des entsprechenden Vorgangs verwendet wird.
forms-Editor
Nach dem erfolgreichen Speichern öffnen Sie das Produkt im forms-Editor. Sie haben nun die Möglichkeit, ein forms aus einer Vorlage zu wählen oder ein neues forms zu definieren.
In unserem Beispiel wählen Sie “neues Formular defineren“.
Konfiguration der Zusatzoptionen
Nach dem Sie “Neues Formular definieren“ gewählt haben, öffnet sich der Konfigurationsassistent. Dieser leitet Sie durch die möglichen Zusatzoptionen und hilft Ihnen bei der Erstkonfiguration.
In diesem einfachen Beispiel empfehlen wir folgende Optionen:
Benutzer hinterlegen
Hinterlegen Sie hier die Zugangsinformationen Ihres Admin-Nutzers, um die Dienste der Cloud vollumfänglich nutzen zu können
Nach Befüllung des Formulars wird eine E-Mail mit den Daten versendet.
Nach der Befüllung des forms wird eine Mail mit den erstellten Dokumenten an die gewünschte Adresse versendet.
Dabei kann zwischen dem angemeldeten Cloud-Nutzer (Ausfüller) oder einer festen, im forms abgefragten E-Mail Adresse gewählt werden
Das E-Mail Template kann individuell über einen HTML-Editor gestaltet werden
Individuelles Ergebnisdokument
Hinterlegen Sie ein leeres Ergebnisdokument, welches nach der Erstellung des forms weiter definiert werden kann
Kundenfelder hinzufügen
Nach Abschluss des Konfigurationsassistenten haben Sie die Möglichkeit Ihr forms zu gestalten. Der Reiter “Kunde“ wurde dafür bereits automatisiert angelegt und mit der entsprechenden ams-Tabelle verknüpft.
Nun können Sie das forms nach Ihren Wünschen weiter gestalten. Dazu können Sie per Drag & Drop oder einfachem Klick Fragen aus dem linken Bereich des Panels ihrem forms hinzufügen. Ihnen stehen dabei eine Vielzahl unterschiedlicher Fragen- und Datentypen zur Verfügung.
Im Beispiel sollen folgende Informationen im forms enthalten sein.
Kundenname (Schreibgeschützt)
E-Mail (privat)
Straße/Hausnummer
Ort
Postleitzahl
Wollen Sie uns weitere Informationen zukommen lassen?
Das erste Feld soll den Kundennamen beinhalten. dazu setzen wir in den Eigenschaften den entsprechenden Fragentext, wählen die Option “Schreibgeschützt“ um eine Bearbeitung durch den Nutzer zu verhindern und verknüpfen das Feld mit dem ams-Feld “Kundenname // VNAME“. Dies ermöglicht die Vorbelegung und spätere zurückschreiben der Daten ins ams.
Für das Feld “E-Mail (privat)“ kann zudem das Textformat “E-Mail“ gewählt werden. Dadurch prüft die Oberfläche auf ein gültiges Format der eingegebenen Adresse. Zusätzlich steht damit das Feld später für die Versendung der Daten nach Übersendung zur Verfügung. Sie können nun die weiteren gewünschten Felder Ihrem forms hinzufügen.
Vermittlerdaten im Kundenkontext
Neben den direkten Feldern der Kundentabelle haben Sie auch die Möglichkeit verknüpfte Datenobjekte wie Referenzadressen und verknüpfte Vermittler in das forms zu integrieren.
Fügen Sie hierzu einen neuen Part auf dem Reiter “Kunde“ ein und wählen Sie die entsprechende Verknüpfung.
In diesem Beispiel wurde der eingefügte Part mit der Tabelle “Vermittler“ verknüpft. Durch die Eigenschaft “Wiederholungspart“ können so alle am Kunden direkt verknüpften Vermittler im forms angezeigt werden.
Fügen Sie diesem neuen Abschnitt weitere Felder hinzu. Diese können Sie mit Feldern aus der entsprechenden ams-Tabelle “Vermittler“ verknüpfen.