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Ausgangssituation

Sie möchten automatisch forms-Formulare für Standard-Anwendungsfälle generieren.

Lösung

Indem Sie die Automatismen für forms-Vorgänge einbinden, werden automatisch forms-Formulare generiert, wenn eine der eingerichteten Aktionen angestoßen wird.

Vorgehen

Öffnen Sie das Menü für die Automatismen über “Organisation > Automatismen verwalten”. Hier können Sie neue Automatismen definieren, oder Standardautomatismen importieren.

Um nun einen Automatismus für die Nutzung mit assfinet forms zu erstellen, gehen Sie wie folgt vor:

Legen Sie einen neuen Automatismus über den Button “Neuanlage” an.

Im Folgenden zeigen wir Ihnen die Konfiguration an einem Beispiel für eine automatische Abfrage der Kundenzufriedenheit, nachdem ein Schaden erledigt wurde.

Die folgende Konfiguration würde zum Beispiel immer dann eine Abfrage der Kundenzufriedenheit verschicken, wenn ein Schaden auf den Status “Erledigt” gesetzt wurde:

Open

Open

Allgemeine Informationen Automatismus

Bezeichnung: Tragen Sie eine passende Bezeichnung ein, mit der der Automatismus später in der Tabelle Ihrer Automatismen auftaucht.

Beschreibung: Definieren Sie näher, welchen Einsatzzweck Ihr Automatismus hat.

Information: Tragen Sie hier die Versionsnummer des Automatismus ein.

Geschäftsvorfall: Wählen Sie hier den passenden Geschäftsvorfall aus, um den Automatismus zu kategorisieren und einzuordnen.

oder Kategorie: Wählen bzw. erstellen Sie hier eigendefinierte Kategorien für den Automatismus, um diesen einzuordnen.

Starten wenn: Wählen Sie hier aus, bei welcher Aktion der Automatismus gestartet werden soll.

Automatisch starten, Während eines Datenimports starten, Manuell starten: Entscheiden Sie, wann der Automatismus ausgelöst werden soll.

Auslöser

Datentyp: Hier wählen Sie das Element aus, für das Ihr Automatismus gilt. In unserem Fall ist dies “Schäden”.

Aktion: Je nachdem, was Sie im vorigen Feld eingetragen haben, können Sie hier auswählen, wann der Automatismus gestartet werden soll. In unserem Beispiel ist “wenn Daten gespeichert oder gelöscht werden” ausgewählt worden, um den Automatismus nach einer Datenänderung (Status wird auf “Erledigt” gesetzt) auszulösen.

Feldbedingungen

Gruppe: Hier können Sie nun entsprechende Felder für die Aktion im Bereich oberhalb auswählen. Da wir auf die Statusänderung zugreifen wollen, wählen wir hier “Schadenstatus” als Feld, und dann “gleich” sowie den Status “Erledigt” aus. Jeder Vertrag, dessen Status auf “Erledigt” gesetzt wird, löst nun also den Automatismus aus.

Aktionen

Funktion: Hier wählen Sie nun den Automatismus aus. Ab der Version xxx können Sie hier “assfinet forms anlegen” auswählen.

Eigenschaften von Aktion

Parameter

Objektart: Wählen Sie das Objekt aus, auf das sich Ihr forms-Formular bezieht. In unserem Beispiel ist es “Kunde”. Über die Dropdownbox definieren wir einen festen Wert.

Datenbank ID: Hier können Sie nun die Datenbank auswählen, auf die der Automatismus zugreifen soll. Mithilfe der Dropdownbox wählen wir “Feldname” aus, um je nach Einsatzzweck den korrekten Kunden über seine ams-ID zu finden.

assfinet forms: Hier wählen Sie das gewünschte forms-Formular aus, zum Beispiel Ihre Zufriedenheitsabfrage.

Mailadresse: Hier wählen Sie aus, an welche E-Mail-Adresse das forms-Formular versendet werden soll. Wie bei der “Datenbank ID” wählen wir auch in diesem Beispiel einen Feldnamen aus.

Meldung

Hier tragen Sie den Namen einer neuen Variable ein, welche die Rückmeldung des forms erhalten soll. Damit kann dann identifiziert werden, ob es einen Erfolg oder Misserfolg bei dem Versand des forms gab.

Aktionsbedingungen

Hier können Sie entscheiden, ob weitere Kriterien erfüllt sein müssen, um das forms-Formular an den Kunden zu senden.

Sichern Sie Ihren Automatismus mit dem “Speichern”-Button.

Anmerkungen

• Weiterführende Informationen zum Thema “Anlegen eigener Automatismen” finden Sie auch im entsprechenden Artikel: Aufbau (Maske)