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Ausgangssituation
Sie bearbeiten einen Vorgang und möchten jemanden außerhalb des MVP eine Information oder Fragen zu diesem Vorgang zusenden.
Sie könnten zwar eine E-Mail oder Brief mit entsprechenden Text versenden. Der Brief ist jedoch ein langsames Medium und bei der E-Mail ist der Datenschutz gefährdet.
Lösung
Sie können direkt aus dem Vorgang eine Nachricht an den Empfänger in der collaboration versenden. Der Empfänger wird umgehend per E-Mail über die neue Nachricht informiert. Dieser kann daraufhin die Nachricht direkt innerhalb der collaboration einsehen und bei Bedarf auch direkt darauf antwortet.
Das versenden der Nachricht aus dem MVP erfolgt dabei augenblicklich unabhängig von der regelmäßigen Replikation mit der assfinet cloud.
Die Antwort wird dabei direkt zurück in den Vorgang gespielt, so das auch hier die Daten geschützt transportiert werden und nicht wie bei E-Mail oder anderem Schriftverkehr manuell zugeordnet werden müssen.
Der Empfänger benötigt dafür zuvor keinen Benutzer in der assfinet cloud, da dieser wird in Rahmen des Prozesses automatisch angelegt wird. Damit der Empfänger auf die Nachricht Antworten kann, wird jedoch eine Freischaltung mit dem Recht “Nachrichten (bzw. Vorgänge) aktivieren” (siehe Wie stelle ich für Kunden Information und Services online zur Verfügung ) benötigt.
Vorgehen
Damit die Funktion genutzt werden kann, muss der Benutzer im MVP zumindest Benutzer in der assfinet cloud sein. Mehr dazu in Wie definiere ich weitere Sachbearbeiter oder Administratoren für die assfinet cloud
Schreiben einer Nachricht im MVP
Öffnen Sie einen neuen oder Bestehenden Vorgang.
Schreiben Sie in das Aktivitätenfeld die Nachricht die Sie versenden möchten.
Sie können für die Texte auf Textbausteine zurückgreifen. Beachten Sie hierbei den vorgegebenen Katalogfilter COLLABORATION.
Das Anlegen der Textbausteine wird in beschrieben: Wie hinterlege ich Formularvorlagen
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen “Nachricht / Dokumente über assfinet collaboration teilen”
Wählen Sie eine der drei Optionen aus, welche Aktion Sie von dem Empfänger erwarten.
Kenntnisnahme, wenn der Empfänger die Nachricht nur lesen brauch.
Antwort, wenn Sie eine Antwort erwarten
Antwort mit Datei, wenn Sie neben der Antwort auch noch eine Datei (Dokument, Foto, etc.) erwarten
Sollte der Vorgang im MVP bereits das Feld “Empfänger auswählen” anbieten, wurde in dem Vorgang bereits über die assfinet cloud kommuniziert. Der Dialog von Punkt 8 würde dann nicht mehr zur Auswahl des Empfängers und Anlagen erscheinen.
Wenn der vorgegebene Empfänger nicht passend ist oder Sie eine oder mehrere Dateien mit versenden möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen “Dokumente teilen/weiteren Empfänger hinzufügen”.
Speichern Sie den Vorgang.
Wenn in dem Vorgang noch nicht über die assfinet cloud kommuniziert wurde oder Sie das Kontrollkästchen “Dokumente teilen/weiteren Empfänger hinzufügen” aktiviert habe (Siehe Punkt 6.), erhalten Sie nun ein Dialog in dem die E-Mailadresse von mindestens einem Empfänger eingetragen werden muss.
Über die Schaltfläche “Empfänger” wir der Dialog Adressauswahl geöffnet und bietet Ihnen diverse passende Empfänger vorgeschlagen.
Beachten Sie in dem Dialog “Adressauswahl” die drei Schaltflächen am unteren Rand, um das Auswahlergebnis anzupassen.
Die E-Mailadresse kann per “Adresse hinzufügen” auch weitere Empfänger vorgegeben werden.
Die gewählten Empfänger werden in zukünftiger Kommunikationen zu diesem Vorgang in 6. vorgegeben und müssen nicht erneut gewählt werden.
In der Liste der Dokumente finden Sie den Postbestand des Vorganges. Dokumente aus diesem Vorgang können Sie aus der Liste auswählen und dem Empfänger mitsenden.
Versenden Sie die Nachricht mit der Schaltfläche “Freischaltung”.
Im Vorgang ist nun in der Aktivitätenliste das versenden der Nachricht festgehalten. Dort kann nun Nachvollzogenen werden:
welcher Benutzer im MVP die Nachricht versendet hat. (cloudtransfer am 19.02.2024 12:18:16)
welche Nachricht versendet wurde (Hallo Lieblingskunde…)
an welchen Benutzer die Nachricht übergeben werden soll (…@cloudshowcase.assfinet.de)
welche Aktion Sie vom Empfänger erwarten (Erläuterung siehe https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/164134943/Wie+kann+der+Sachbearbeiter+Nachrichten+aus+dem+mvp+in+die+collaboration+versenden#Pr%C3%BCfen-der-Nachricht-im-MVP )
welche Dateien Sie mitgesendet haben (in diesem Beispiel nicht zu sehen)
Empfangen der Nachricht in der assfinet collaboration
Der Empfänger erhält nun eine Information per E-Mail, das eine Nachricht in der collaboration zur Verfügung steht.
Sollte der Empfänger noch über keinen Benutzer in der collaboration verfügen, wird neben der Benachrichtigung auch die E-Mail für die Registrierung und Kennwortvergaben für den neuen Benutzer ausgelöst.
Wenn der Empfänger sich in der collaboration anmeldet, kann dieser seine Nachricht einsehen (ohne das Sie zuvor eine Freischaltung anlegen mussten).
Zudem wird am Posteingang die Zahl der unbearbeiteten Nachrichten angezeigt, so das diese weiterhin dem Empfänger präsent sind.
Prüfen der Nachricht im MVP
Benutzer mit der Rolle Benutzer oder Administrator in der cloud, können in den Vorgängen in den Felder “assfinet cloud” und “Kenntnisnahme am” den Status der Nachricht nachverfolgen.
Das Feld “Kenntnisnahme am” bezieht sich immer auf den aktuellen Status im Feld “assfinet cloud”. Sollte also der Status geändert werden, wird das Datum gelöscht oder durch ein neues ersetzt.
Sollten Sie mit unterschiedlichen Empfängern in der cloud zu dem Vorgang kommunizieren, wird der Status der letzten Kommunikation dargestellt.
Status in assfinet cloud | |
|---|---|
Vorgang liegt beim Makler | In der collaboration wurde eine Antwort zurück ins MVP geschrieben. Das Datum der Antwort ist in dem Feld “Kenntnisnahme am” festgehalten. Der KCloud Status “OK” ist gesetzt. |
Warten auf Lesebestätigung des Empfängers | Beim Versenden der Nachricht wurde um die nächste Aktion “Kenntnisnahme” ausgewählt und damit der KCloud Status “Info” gesetzt. Vom Empfänger wird nun erwartet die Nachricht zu lesen. Die collaboration wartet darauf, das der Empfänger die Nachricht öffnet oder bestätigt.  |
Wartet auf Antwort des Empfängers | Beim Versenden der Nachricht aus dem MVP wurde um die nächste Aktion “Antwort” ausgewählt und damit der KCloud Status “Antwort” gesetzt. Vom Empfänger wird nun erwartet die Nachricht zu beantworten. Der Empfänger kann die Nachricht nicht als gelesen markieren und sieht diese so lange als ungelesen im Posteingang, bis darauf geantwortet wird. Der Empfänger wird im Posteingang zusätzlich auf die erwartete Antwort hingewiesen.  |
Wartet auf Unterlagen des Empfängers | Beim Versenden der Nachricht aus dem MVP wurde um die nächste Aktion “Antwort mit Datei” ausgewählt und damit der KCloud Status “Datei” gesetzt. Vom Empfänger wird nun erwartet die Nachricht zusammen mit einem Dateianhang zu beantworten. Der Empfänger kann die Nachricht nicht als gelesen markieren. Es kann ohne Dateianhang auf die Nachricht geantwortet werden, aber die Nachricht verbleibt als ungelesen im Posteingang der assfinet collaboration bis mit einem Dateianhang darauf geantwortet wird. Der Empfänger wird im Posteingang zusätzlich auf die erwartete Unterlagen hingewiesen.  |
Status der Kommunikation der einzelnen Vorgänge in der Vorgangsliste
Der aktuelle Status der Nachricht in der assfinet cloud, kann auch direkt in der Vorgangs-Liste des Info-Centers eingesehen werden.
Antwort auf die Nachricht aus der assfinet collaboration
Die weiteren Schritte erfordern das der Benutzer über das Recht für das Erstellen von Nachrichten verfügt. Dies steht dem Empfänger von Nachrichten grundsätzlich zu, es sei den Sie haben es explizit in einer Freigabe nicht vergeben: Wie stelle ich für Kunden Information und Services online zur Verfügung
Hier sehen wir die Maske zu Vorgang 53, mit dem letzten Nachrichtentext. Da in diesem Fall die Nachricht nur zur Kenntnisnahme war, wird dem Benutzer hier das auslösen einer “Neuen Nachricht” angeboten.
Nach betätigen der Schaltfläche muss ein Nachrichtentext geschrieben werden. Dies kann mit Dateien (bis 20 Dateien von insgesamt 35MB pro Nachricht) ergänzt werden und per Schaltfläche “Absenden” übertragen werden.
Die Nachricht wird dann zurück in den Vorgang übertragen.
In der blauen Zeile ist ein Benutzer des MVP genannt, der in der collaboration über Administrationsrechte verfügt - Diese Informationen kann in diesem Prozess ignoriert werden. In orange ist der Benutzer in der collaboration genannt, der die Nachricht geschrieben hat.
Bei Eingang der Nachricht wird das Datum der Wiedervorlage auf den aktuellen Tag gesetzt.
Anmerkungen
Die E-Mail mit der Mitteilung über eine neue Nachricht ist das Ereignis “Neue Nachricht am Vorgang” und kann angepasst werden: Wie kann ich Server und Inhalt der E-Mails der assfinet cloud anpassen?