Von Zeit zu Zeit kommt es vor, dass Gesellschaften Ihre Vertragsnummern grundlegend verändern.
Eine Änderung der Vertragsnummer führt dazu, dass Zuordnungen mit der neuen Vertragsnummer auf Ihre Bestandsverträge (mit der alten Vertragsnummer) nicht mehr möglich sind. Dies betrifft z.B. Dokumentenimporte über BiPro sowie GDV-Importe. Im schlimmsten Fall kann das bei einem GDV-Import dazu führen, dass VIAS eine Vertrags-Neuanlage durchführt und somit Vertrags-Dubletten entstehen können.
Vorbereitungen
Die Gesellschaften bieten idR. hierzu eine Datei mit der alten und der neuen Vertragsnummer an. Diese wird meist im Maklerportal zum Download angeboten. Kontaktieren Sie hierzu bitte die Maklerbetreuung der entsprechenden Gesellschaft.
Entpacken Sie die heruntergeladene Zip-Datei. Die darin enthaltene Datei passen Sie bitte wie folgt an: 1. Zeile muss die zwei Überschriften “Gesellschaft”, „Vertragsnummer-Alt“ und „Vertragsnummer-Neu“ enthalten
Hier am Beispiel der AXA:
Die erste Zeile ist zwingend erforderlich.
Spalte 1 Gesellschaft, enthält Ihr Gesellschaftskürzel, wie es in Ihrem VIAS hinterlegt ist.
Spalte 2 alte Vertragsnummer, diese muss mit der im VIAS hinterlegten Vertragsnummer übereinstimmen
Spalte 3 neue Vertragsnummer, wie sie von der Gesellschaft geliefert wurde.
Speichern Sie danach die veränderte Datei als .csv, über den Excel-Menüpunkt „Datei – Speichern unter“ als CSV-Datei (Trennzeichen getrennt), Trennzeichen Semikolon (;)
Im Downloadportal finden Sie im “Öffentlichen Bereich” den Ordner “Vertragsnummernwechsel”. Hier sind zwei Zip Dateien enthalten:
Für Mandanten mit VIAS8 Masken -> Vertragsnummernwechsel_VIAS8.zip
Für Mandanten mit VIASW Masken -> Vertragsnummernwechsel_VIASW.zip
Laden Sie sich die benötigte Version herunter.
Entpacken Sie die Dateien in Ihren Mandantenordner (VIAS Datenordner idR. Auf Ihrem Server)
Da die Ordner bereits vorhanden sich können Sie die Abfrage:
Mit der ersten Option “Dateien im Ziel ersetzen” beantworten.
ACHTUNG!
Stellen Sie sicher, dass auf allen Arbeitsplätzen alle VIAS und Office Programme geschlossen sind und dass Sie eine aktuelle Datensicherung zur Hand haben.
Vorbereitungen für das Datenübernahmeprogramm V32W1073.exe
Starten Sie das Programm V32W1073.exe aus Ihrem C:\VIAS8_EXE Ordner.
Sollte die Meldung :
erscheinen, tragen Sie das Programm V32W1073 in Ihrer Benutzerverwaltung ein wie folgt:
Schließen Sie alle VIAS Programme und alle Office Programme. Starten Sie das V32W1073.exe erneut.
Datenübernahme mit V32W1073.exe
Wählen Sie „Vertragsnummernwechsel“ aus und gehen Sie auf „Datenübernahme starten.
Nachdem der Import beendet ist, schließen Sie das Programm:
Wählen Sie die korrekte Importdatei aus.
Wenn sie nicht mit Bündelmasken arbeiten, wiederholen Sie Schritt 1 - 3, bis keine Datensätze mehr angepasst wurden. Die Anzahl der geänderten Daten der können Sie im Protokoll nachlesen. In diesem Beispiel wurden keine Daten mehr geändert:
Arbeiten Sie mit Bündelmasken, ist es notwendig, die Untersparten per Selektion und Anpassung zu aktualisieren. (s.u.)
Die Datenübernahme ist nun beendet, überprüfen Sie Stichprobenartig die Umsetzung der Verträge.
Selektion und Anpassung
Im folgenden Teil geht es um die Anpassung der Bündelverträge, die in den Bündelmasken (BM) in VIAS erfasst sind. Wenn die Untersparten Ihrer Bündelmasken über die gleiche Vertragsnummer verfügen, wie die Hauptsparte, können Sie fortfahren. Sollte dies nicht der Fall sein, führen Sie die Sektion “Selektion und Anpassung” NICHT aus.
Starten Sie nun das Selektionsprogramm (V32W0040.exe). Unter dem Reiter “Gesellschaft” finden Sie die Selektion “Vertragsnummernwechsel”.
Führen Sie diese mit dem Button (Start) “Selektieren” aus.
Im Folgenden benötigen Sie Ihr Gesellschaftskürzel für die entsprechende Gesellschaft, hier am Beispiel für die AXA:
Bestätigen Sie mit “OK”
Nun werden die Selektion und im Nachhinein die Anpassung durchgeführt. Wenn das Fenster der Anpassung verschwindet, ist der Prozess abgeschlossen.
Überprüfen Sie nun stichprobenweise die Bündelmasken der entsprechenden Gesellschaft, ob die Versicherungsscheinnummer in den Untersparten korrekt angepasst wurde.