Seit 27. November 2020 akzeptiert die öffentliche Verwaltung des Bundes keine Papierrechnungen oder PDF-Rechnungen mehr.
Bei Rechnungen an den Bund über 1000 € ist also das Format X-Rechnung oder ZUGFeRd-Rechnung Pflicht. Elektronische Rechnungen sind Rechnungen in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Das heißt, sie enthalten XML-Daten.
Achtung – eine gewöhnliche Rechnung, die du als PDF per E-Mail verschickst, ist keine E-Rechnung.
E-Rechnungen sind bereits verpflichtend, wenn Sie Rechnungen an diese Länder schreibst:
Baden-Württemberg
Bremen
Hamburg
Saarland
Mecklenburg-Vorpommern (seit 1.4.2023)
In diesen Ländern ist die E-Rechnung noch nicht Pflicht:
Bayern
Berlin
Brandenburg
Niedersachsen
Nordrhein-Westfalen
Sachsen
Sachsen-Anhalt
Schleswig-Holstein
Thüringen
In diesen Ländern wird die E-Rechnung bald Pflicht:
Rheinland-Pfalz (ab 1.1.2024)
Hessen (ab 17.4.2024)
Einen einfachen Konverter von PDF in X-Rechnung gibt es leider nicht. Das liegt daran, dass eine X-Rechnung maschinenlesbare, strukturierte Daten enthält, die in der herkömmlichen PDF-Rechnung nicht enthalten sind.
X-Rechnung wurde auf Basis der Europäischen Norm EN 16931 entwickelt.
Für eine automatisierte Prozessgestaltung ist der Versand und der Empfang von E‑Rechnungen über das europäische Netzwerk Peppol die beste Voraussetzung. Der Bund empfängt bereits heute E‑Rechnungen über diesen Übertragungsweg.
Um X-Rechnungen zu aktivieren (ab Version 5.0.0.67110) begeben Sie sich auf die Kundenmaske. Hier muss zwingend eine Leitweg-ID eingegeben werden. Woher bekomme ich eine Leitweg-ID? Wenn Sie einen Auftrag durch eine öffentliche Stelle erhalten, wird Ihnen die Leitweg-ID mitgeteilt werden. Falls dies nicht automatisch der Fall ist, fragen Sie direkt beim Auftraggeber nach, an welcher Leitweg-ID die X-Rechnung adressiert werden soll.
Im nächsten Schritt wird dann im Feld “elektr. Rechnung” XRechnung ausgewählt. Dieses Feld finden Sie unter dem Feld “Leitweg-ID”.
Danach können, wie gewohnt, die Rechnungen gebucht und gedruckt werden. Unter dem Button Vertrag / Postbestand sehen Sie dann Ihre XRechnung im XML-Format zur weiteren Bearbeitung.
