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Ausgangssituation

Ihnen liegt ein digitaler Kontoauszug im Format MT940 oder Camt053 vor, den Sie in ams.5 importieren möchten, um automatisiert die offenen Posten auszuziffern.

Lösung

Nutzen Sie die Funktion “Kontoauszug importieren” im Menüband “Rechnungswesen”.

Benötigt wird das Benutzerrecht “Menü → Rechnungswesen → Kontoauszug importieren”.

Vorgehen

Sie gelangen in den Arbeitsbereich “Kontoauszug importieren”. Der Arbeitsbereich ist in 3 Abschnitte unterteilt:

1. Das Menü (rot)

2. Die Positionsliste (blau)

3. Der Zuordnungsdialog (grün)

Kontoauszug importieren

Um die Ihnen vorliegende Kontoauszugs-Datei zu importieren, wählen Sie im ersten Schritt “Kontoauszug importieren” im Menüband.

Wählen Sie anschließend die Datei in Ihrem Dateiverzeichnis aus, die Sie importieren möchten.

Zuordnung

Die Zuordnung der Positionen des Kontoauszugs zu den offenen Posten wird beim Import automatisch vorgenommen. Das Ergebnis sehen Sie in der Positionsliste in der Spalte “Zuordnung”.

Folgende Zuordnungsergebnisse gibt es:

• OPNR (grün hinterlegt): Die Abrechnungsnummer konnte aus dem Verwendungszweck extrahiert und die Zahlung darüber eindeutig der Abrechnung zugeordnet werden.

• Ausgleich möglich: Es wurde eine passende Abrechnung vom Zahlungsabsender gefunden, jedoch gab es kein eindeutiges Zuordnungsmerkmal (Abrechnungsnummer)

• keine: es konnte keine Zuordnung des Zahlungseingangs zu einem offenen Posten vorgenommen werden.

Automatisierte Zuordnung

Alle zugeordneten Positionen werden automatisch über die Checkbox markiert. Diese Zahlungseingänge können direkt über die Menüfunktion “Markierte buchen” gebucht werden. Das tatsächliche Zahlungseingangsdatum gemäß Kontoauszug wird als Buchungsdatum verwendet.

Eine Kontrolle der Zuordnung kann im gleichnamigen Dialog auf der rechten Seite des Arbeitsbereichs vorgenommen werden. Der Kunde wurde automatisch ausgewählt (Kontokorrent-Auswahl), im unteren Bereich werden alle offenen Abrechnungen des Kunden dargestellt. In der Abrechnungen-Auswahl ist eine Abrechnung automatisch gewählt worden, die gemäß Verwendungszweck zum Vertrag und zum gezahlten Betrag passt.

Über die Menüfunktion “Abrechnungsjournal” wird die zugeordnete Abrechnung im Abrechnungsjournal geöffnet. Dort können beispielsweise die Rechnungspositionen eingesehen werden.

Eine bestehende Zuordnung kann über “Zuordnung löschen” entfernt werden.

Alle übrigen Positionen ohne Zuordnung können über den Zuordnungsdialog manuell zugeordnet werden.

Manuelle Zuordnung

Die manuelle Zuordnung kann für alle Positionen vorgenommen werden, die nicht automatisch zugeordnet werden konnten. Auch kann eine automatisch zugeordnete Position manuell angepasst werden.

Der Zuordnungsdialog untergliedert sich in drei Bereiche:

1. Die Kontokorrekt-Auswahl: Hier wird der passende Debitor/Kreditor d.h. Kunde, Gesellschaft oder Vermittler des Zahlungseingangs gewählt. Der Absender gemäß Kontoauszug kann der Positionsliste entnommen werden. Wenn im nächsten Schritt keine passende Abrechnung ausgewählt werden kann oder soll, kann in diesem Bereich die Zahlung als “Vorauszahlung” dieses Kontokorrenten markiert werden.

2. Die Abrechnungen-Auswahl: Hier werden die Abrechnungen aus der offenen Posten Liste selektiert und eine oder mehrere Abrechnungen zum Ausgleich ausgewählt. Ist der Kontokorrekt bereits im ersten Schritt ausgewählt worden, werden im unteren Bereich alle ihm zugehörigen offenen Abrechnungen angezeigt. Diese kann durch Suchfilter weiter eingeschränkt und durchsucht werden. Ist kein Kontokorrent ausgewählt, wird ein umfangreicherer Selektionsdialog angeboten, der die gesamte Liste der offenen Posten durchsucht. Der Selektionsdialog wird mit den extrahierten Werten aus z.B. dem Verwendungszweck vorbelegt. Mit diesen Werten kann i.d.R. keine Abrechnung gefunden werden, sonst wäre diese bereits automatisch zugeordnet worden. Hier müssen demzufolge bei der manuellen Zuordnung die Selektionskriterien angepasst und über “Selektion” erneut die OP Liste durchsucht werden.

Aus den selektierten Abrechnungen kann eine oder mehrere Abrechnungen über die Checkbox markiert und mit “OK (Anwenden)” der Zahlung zugeordnet werden.

Im Anschluss wird die gewählte(n) Abrechnung(en) in den mittleren Teil der “Abrechnungen-Auswahl” übernommen. Dort wird auch über einen ggf. verbleibenden Restsaldo durch Über- oder Unterzahlung informiert.

Die Zuordnung ist damit abgeschlossen. In der Positionsliste steht im Feld Zuordnung nun “manuell”.

3. Die Klärkonten: Sollte der Zahlungsabsender nicht namentlich bekannt sein, kann der Zahlungseingang auf ein Klärkonto gebucht werden. Die Klärkonten unterscheiden lediglich die Objekte Kunde, Versicherer (Gesellschaft) und Vermittler. Nutzen Sie dazu im Zuordnungsdialog die gleichnamigen Radio-Buttons oder die gleichnamigen Funktionen im Menüband.

Die Zuordnung ist damit abgeschlossen. In der Positionsliste steht im Feld Zuordnung nun “Klärkonto (…)”.

Zahlungen auf dem Klärkonto können ggf. zu einem späteren Zeitpunkt über die Offene Posten Liste mit einem bestehenden Abrechnungssatz und damit auf einen konkreten Kontokorrekten verrechnet werden.

Nachdem die gewünschte Zuordnung vorgenommen wurde, kann die Position über die Checkbox markiert und über die Menüfunktion “Markierte buchen” gebucht werden. Es empfiehlt sich erst alle Positionen zuzuordnen und dann gemeinsam in einem Schritt zu buchen.

Abweichungen

Abweichungen, die durch die manuelle oder die automatische Zuordnung identifiziert wurden, werden in der Spalte “Abweichungen” in der Positionsliste dargestellt.

Anmerkungen

Automatisierter Import über geplante Aufgabe ““ in pro möglich.

Anpassung Rechnungsnummersuche