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Ausgangssituation

Sie nutzen bereits die Funktion um wichtige Dokumente an einem Vertrag aufzuführen (siehe https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/138805249 ) aber möchten weitere Dokumententypen zu der Ausstellung hinzufügen

Lösung

Ab Mitte Februar 2024 können sie weitere Dokumententypen in die Aufstellung aufnehmen.

Mit der Funktion wird je Vertrag das Dokument mit der jüngsten Bearbeitung je vorgegebenen Schlagwort mit bei den wichtigen Dokumenten aufgeführt.

In diesem Beispiel wird zur besseren Erklärung ein neues Schlagwort angelegt. Die Funktion nutzt aber auch bereits bestehende Schlagwörter.

Im MVP ein neues Schlagwort anlegen (siehe auch https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/55149319 ). Achten Sie auf eine gute Erläuterung, da diese später angezeigt wird.
In diesem Beispiel ist es das Schlagwort PRODUKTFLYER und die Erläuterung “Produkt Flyer”. Eine Kategorie ist für diese Funktion nicht relevant.
Das Schlagwort bei den entsprechenden Vertragsdokumenten hinterlegen.
Für die nächsten Schritte muss das MVP muss das neue Schlagwort und das dies an Dokumenten vergeben ist, an die cloud synchronisieren. Dies wird üblicherweise alle 10 Minuten vom MVP selbstständig durchgeführt. Mit entsprechenden Rechten können Sie auch auf das Wolkensymbol in der Kopfzeile klicken um eine sofortige Synchronisierung auszulösen.

Öffnen Sie die Administration der Dokumentenschlagwörter in der cloud. (https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/54002175/Wie+stelle+ich+ein+Dokument+ber+die+Collaboration+zur+Verf+gung#Vorgehen-f%C3%BCr-mehrere-Dokumente-anhand-von-Dokumententypen-und-Schlagworten )
Für diesen Schritt ist auf dem Unterschied zwischen der Sichtbarkeit und die Auslistung als wichtiges Dokument zu achten. In diesem Beispiel werden Dokumente mit dem Schlagwort PRODUKTFLYER für alle Anwender mit dem Standard oder individuellen Profile “Lieblingskunde” zur Verfügung gestellt. Dies ist notwendig, da dadurch die grundsätzliche Sichtbarkeit geregelt wird.
Damit das Dokument zusätzlich auch als Wichtiges Dokument an dem entsprechenden Vertrag aufgeführt wird, muss das Schlagwort zudem in dem Feld für Wichtige Dokumente hinterlegt werden.

Beachten Sie, das das Schlagwort auch von data documente bereits an dem Dokument gesetzt werden kann. So können Sie die Dokumente noch schneller an den Kunden oder andere Nutzer bringen.
Sollte das Schlagwort im MVP über kein Erläuterung oder Bezeichnung (das Feld hat je Darstellung unterschiedliche Namen) verfügen oder diese Identisch mit dem Schlagwort sein, wird die Bezeichnung automatisch von der collaboration ermittelt. z.B. aus dem Schlagwort HAFTPLICHT mit der Bezeichnung HAFTPFLICHT wird in der collaboration “Haftpflicht”
Sollten im Postbestand eines Vertrages mehrere Dokumente mit dem gleichen Schlagwort für wichtige Dokumente vorhanden sein, wird das jeweils jüngste als das wichtige Dokument ermittelt. Alle weiteren stehen in der collaboration in den üblichen Dokumentenlisten weiter zur Verfügung.
Die Schlagwortbezeichnung sollte nicht zu ausführlich sein, um sich optisch passend zwischen den anderen wichtigen Dokumenten einzugliedern.