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Wie kann ich Dokumente als "Wichtig" kategorisieren?

Wie kann ich Dokumente als "Wichtig" kategorisieren?

Inhaltsverzeichnis:

Ausgangssituation

Sie nutzen bereits die Funktion, um wichtige Dokumente an einem Vertrag aufzuführen (siehe https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/138805249 ), aber möchten weitere Dokumententypen zu der Ausstellung hinzufügen.

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Lösung

Ab Mitte Februar 2024 können Sie weitere Dokumententypen in die Aufstellung aufnehmen.

Mit der Funktion wird je Vertrag das Dokument mit der jüngsten Bearbeitung je vorgegebenen Schlagwort mit bei den wichtigen Dokumenten aufgeführt.

Vorgehen

In diesem Beispiel wird zur besseren Erklärung ein neues Schlagwort angelegt. Die Funktion nutzt aber auch bereits bestehende Schlagwörter.

  1. Im MVP ein neues Schlagwort anlegen (siehe auch https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/55149319). Achten Sie auf eine gute Erläuterung, da diese später angezeigt wird.
    In diesem Beispiel ist es das Schlagwort PRODUKTFLYER und die Erläuterung “Produkt Flyer”. Eine Kategorie ist für diese Funktion nicht relevant.

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  2. Hinterlegen Sie das Schlagwort bei den entsprechenden Vertragsdokumenten.

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  3. Für die nächsten Schritte muss das neue Schlagwort und die verknüpften Dokumente in die cloud synchronisiert werden. Dies wird üblicherweise alle zehn Minuten vom MVP selbstständig durchgeführt. Mit entsprechenden Rechten können Sie auch auf das Wolkensymbol in der Kopfzeile klicken, um eine sofortige Synchronisierung auszulösen.

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  1. Öffnen Sie die Administration der Dokumentenschlagwörter in der cloud. (https://assfinet.atlassian.net/wiki/spaces/KNOW/pages/54002175/Wie+stelle+ich+ein+Dokument+ber+die+collaboration+zur+Verf+gung#Vorgehen-f%C3%BCr-mehrere-Dokumente-anhand-von-Dokumententypen-und-Schlagworten )

  2. Für diesen Schritt ist auf den Unterschied zwischen der Sichtbarkeit und der Auflistung als wichtiges Dokument zu achten. In diesem Beispiel werden Dokumente mit dem Schlagwort PRODUKTFLYER für alle Anwender mit dem Standard oder individuellen Profil “Lieblingskunde” zur Verfügung gestellt. Dies ist notwendig, da dadurch die grundsätzliche Sichtbarkeit geregelt wird.
    Damit das Dokument zusätzlich auch als “Wichtiges Dokument” an dem entsprechenden Vertrag aufgeführt wird, muss das Schlagwort zudem in dem Feld für “Wichtige Dokumente” hinterlegt werden.

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Anmerkungen

  • Beachten Sie, dass das Schlagwort auch von assfinet data dokumente bereits an dem Dokument gesetzt werden kann. So können Sie die Dokumente noch schneller an den Kunden oder andere Nutzer bringen.

  • Sollte das Schlagwort im MVP über keine Erläuterung oder Bezeichnung (das Feld hat je Darstellung unterschiedliche Namen) verfügen, oder diese identisch mit dem Schlagwort sein, wird die Bezeichnung automatisch von der collaboration ermittelt. z.B. aus dem Schlagwort HAFTPLICHT mit der Bezeichnung HAFTPFLICHT wird in der collaboration “Haftpflicht”

  • Sollten im Postbestand eines Vertrages mehrere Dokumente mit dem gleichen Schlagwort für wichtige Dokumente vorhanden sein, wird das jeweils jüngste als das “Wichtige Dokument” ermittelt. Alle weiteren Dokumente stehen in der collaboration in den üblichen Dokumentenlisten weiter zur Verfügung.

  • Die Schlagwortbezeichnung sollte nicht zu ausführlich sein, um sich optisch passend zwischen den anderen wichtigen Dokumenten einzugliedern.

Noch Fragen? Ist etwas unklar geblieben?

Sollten Sie noch weitere Fragen zu diesem Thema haben, die in diesem Artikel nicht behandelt oder erklärt wurden, wenden Sie sich gerne über unser Kundenportal an unseren Support.