Ausgangssituation

Die assfinet cloud versenden zu diversen Ereignissen aus collaboration, forms etc. E-Mails an Sie und die Endanwender. Diese E-Mail möchten Sie aktivieren/deaktivieren, an Ihr eigenes Layout anpassen, den Text ändern oder die Signatur aktualisieren.

Lösung

Sie können für die zu versendenden E-Mails den Absender und den Inhalt anpassen. Aus Ausgangsserver für die E-Mails können Sie Ihren eigenen SMTP Benutzer einbinden.

Vorgehen

Beachten Sie, dass Sie das zu verwendende Postfach an zwei Stellen (account und drive) hinterlegen müssen und das Sie nach Änderungen an den Anmeldedaten des E-Mailservers die Konfiguration speichern und anschließend testen.

Account bietet die E-Mails rund um die Authentifizierung. Drive bietet die E-Mails rund um den eigentlichen Bestand.

Einstellungen für account

1. Wechseln Sie im ams auf das Menüband Systemverwaltung und wählen das Symbol “assfinet cloud verwalten”.

2. Klicken Sie auf das Symbol “Benutzer konfigurieren”

   

3. Wechseln Sie auf den Reiter “E-Mail-Einstellungen”

   

Anpassen des Senders

1. Auf der linken Hälfte "E-Mail über ASSFINET" auf Nein setzen

2. Nun die Informationen über Ihr eigenes E-Mailpostfach (z.B. von Microsoft365) hinterlegen.

3. Anschließend auf Speichern klicken und per "Test-E-Mail senden" die Konfiguration testen.

Anpassen des E-Mail Inhaltes

1. Auf der Rechten Seiten das jeweilige Ereignis wählen und Standardvorlage auf "Nein" setzen, dann können Sie den Inhalt der E-Mail anpassen.

Einstellungen für drive

1. Wechseln Sie im ams auf das Menüband Systemverwaltung und wählen das Symbol “assfinet cloud verwalten”.

2. Klicken Sie auf das Symbol Dienste konfigurieren

   

Anpassen des Senders

1. Im Reiter Allgemein klicken Sie auf den Punkt E-Mail.

   

2. Den Wert bei "E-Mail über ASSFINET" auf Nein setzen

3. Nun die folgenden Informationen über Ihr eigenes E-Mailpostfach (z.B. von Microsoft365) hinterlegen.

   

4. Anschließend auf Speichern klicken und per "Test-E-Mail senden" die Konfiguration testen.

Anpassen des E-Mail Inhaltes

1. Im Reiter Allgemein klicken Sie auf den Punkt E-Mail Vorlagen.

   

2. Das jeweilige Ereignis wählen und Standardvorlage auf "Nein" setzen, dann können Sie den Inhalt der E-Mail anpassen.

Anmerkungen

Übersicht über die verfügbaren Variablen und E-Mail-Ereignisse.

• Es gibt universellere Variablen:

  • _%Anrede%_ : Prüft ob zu der E-Mailadresse ein eindeutiger Kontakt im Bestand besteht und verwendet dann die entsprechende Anrede. Ansonsten wird die Anrede “Guten Tag” eingesetzt verwendet.

  • _%Url.Apphost%_ : Die URL zu ihrer collaboration. Zumeist https://portal….

  • _%Url.Loginhost%_ : Die URL zur Anmeldung ihrer collaboration. Zumeist https://login-portal….

• Je nach Ereignis gibt es passenden Variablen, die beim versenden der E-Mail mit entsprechenden Informationen belegt werden

account

drive

Ereignis (drive)	Auslöser	Variable	Inhalt
Kundencloud Einladung	Benutzer, ohne bisherigen Zugang zur assfinet cloud, wird in einer Freischaltung aufgenommen und somit automatisch eingeladen.	_%Vorgang.Url%_	Internetadresse zur Registrierung Wird seit Mitte April 2024 nicht mehr versendet. Anstatt einer individuellen E-Mail des Maklers erhält der Eingeladenen eine E-Mail mit Inhalt und Absender von assfinet. Siehe auch Wie registriert sich ein Benutzer an der collaboration
Formular wurde erstellt	ein forms-Vorgang wurde an einen Empfänger versendet	_%Forms.Url%_	Internetadresse zu dem individuellen forms-Vorgang für den Empfänger
Neue Dokumente in der Freischaltung	Die cloud prüft regelmäßig ob der Benutzer seit der vorherigen Prüfung neue Dokumente erhalten hat und löst bei mehr als 0 die E-Mail aus um die Benutzer über diese Dokumente zu informieren. Die Prüfung wird üblicherweise ein- bis zweimal täglich durchgeführt. Auch wenn dieses Ereignis in dem Bestand nicht aktiviert ist, werden die Dokumente so behandelt als wäre der Empfänger informiert worden. D.h. das der Empfänger nicht Rückwirkend über ungelesene Dokumente informiert wird, die in der Vergangenheit zur Verfügung gestellt wurden und noch ungelesen sind.	_%Dokumente.Neu.Anzahl%_	Anzahl der neu hinzugefügten Dokumente
Neue Nachricht am Vorgang	ams Sachbearbeiter hat im Vorgang eine Nachricht aus dem Aktivitätenfeld über die assfinet collaboration geteilt Im Vorgang eine Nachricht aus dem Aktivitätenfeld über die assfinet collaboration geteilt	_%Vorgang.Nachricht%_	Die im Aktivitätenfeld des Vorganges verfasste Nachricht
		_%Vorgang.Name%_	Betreff der Nachricht (hier wird im MVP-Dialog der Betreff des Vorgang vorbelegt)
		_%Vorgang.Url%_	Internetadresse zu der Nachricht
		_%Vorgang.Nummer%_	ID der Nachricht, falls diese nicht wie in _%Vorgang.Url%_ mit der kompletten Internetadresse benötigt wird
Schadenmeldung als Rückläufer markiert	Bei dem 4 Augen Prinzip im Rahmen der Schadenmeldung, wurde der Schaden nicht an den Makler weitergeleitet sondern zur Überarbeitung zurück gewiesen	_%Risiko.Name%_	Name des Risikos
		_%Schaden.Art%_	Art des Schaden
		_%Schaden.Datum%_	Datum des Schaden
		_%Schaden.Nummer%_	eigene Schadennummer
		_%Schaden.Nummer.Kunde%_	Schadennummer des Kunden
Vertrag mit Beratungsbedarf	Im Vertrag “Beratung erforderlich” aktiviert	_%Vertrag.Url%_	Internetadresse zur dem Vertrag
		_%Risiko.Name%_	Name des Risikos
		_%Vertrag.Nummer%_	Nummer des Vertrages
		_%Vertrag.Sparte%_	Spartenkürzel des Vertrages

weitere Ereignisse

Weitere hier nicht dokumentierte Ereignisse

• Änderung an einer Freischaltgruppe

• Angebot bestätigen

• E-Mail bestätigen (mit Code), wird nur einmalig bei der Einrichtung des MVP in die assfinet cloud ausgelöst

• Empfänger aus dem Vorgang entfernt

• Empfänger zum Vorgang hinzugefügt

• Erhalt der Vertragsunterlagen bestätigen

• Kundennachfrage zur Vorgangssperre

• Link erneut senden

• Vorgang gesperrt

Weitere Anmerkungen

• Für diese Anpassung müssen Sie das Recht als Administrator in der cloud haben.

• Falls sich der E-Mailserver in Ihrem Netzwerk befindet, müssen Sie ggf. die Firewall für den SMTP Zugriff anpassen: Einstellungen der Firewall

• Die E-Mail mit dem Sicherheitscode für die zweistufige Authentifizierung (2FA) ist nicht anpassbar und wird immer vom Absender account@assfinet.de versendet.

• Aufgrund der Notwendigkeit die Benutzer auf bestimmte Informationen hinzuweisen, werden diese E-Mail mit entsprechenden Hinweisen an diese versendet. Es besteht keine Möglichkeit, das der Empfänger innerhalb der collaboration diese Funkion steuern kann.

  Der Empfänger hat natürlich weiterhin die Möglichkeit, in seinem E-Mail Postfach Filterregeln zu konfigurieren.

• Beim bearbeiten der Vorlagen gibt es auch die Möglichkeit die Konfiguration in eine JSON Datei zu exportieren bzw. eine solche wieder zu importieren. Dies erleichtert den Aufwand wenn z.B. umfangreiche Änderungen wiederkehrend durchgeführt werden sollen.

  

  Anbei dieses Artikels finden Sie zwei JSON Dateien mit einem alternativen Satz an Vorlagen, die Sie verwenden können. Passen Sie gerne die JSON Datei zuvor mit einem Editor an um z.B. nur die Vorlagen manchen der Ereignisse zu Importieren.